Программный комплекс в бухучете
Организация приобрела программный комплекс СМДО (система межведомственного документооборота (ведение журналов учета входящей/исходящей корреспонденции, контроль исполнения документов и т.д.) на одно рабочее место. Стоимость программного комплекса – 132 BYN, в т.ч. НДС – 22 BYN.
Как правильно оприходовать такой программный комплекс?
Можно ли списать сразу всю сумму расходов на затраты или ее следует включить в расходы будущих периодов и списывать частями в течение определенного срока?
В межгосударственном стандарте ГОСТ 19.101-77 «Единая система программной документации. Виды программ и программных документов», введенным в действие постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совмине от 17.12.1992 № 3 приведено следующее определение:
компонент (программа, рассматриваемая как единое целое, выполняющая законченную функцию и применяемая самостоятельно или в составе комплекса);
комплекс (программа, состоящая из двух или более компонентов и (или) комплексов, выполняющих взаимосвязанные функции, и применяемая самостоятельно или в составе другого комплекса).
Таким образом, программы, если они нацелены на выполнение взаимосвязанных функций, приводящих к достижению искомого результата, образуют программный комплекс.
Согласно ст. 4 Закона от 17.05.2011 № 262-З «Об авторском праве и смежных правах» (далее – Закон № 262-З) компьютерная программа – это представленная в объективной форме упорядоченная совокупность команд и данных, предназначенных для использования на компьютере и в иных системах и устройствах в целях обработки, передачи и хранения информации, производства вычислений, получения аудиовизуальных изображений и других результатов. Частью компьютерной программы являются включенные в компьютерную программу документы, детально описывающие функционирование компьютерной программы, в том числе взаимодействие с пользователем и внешними компонентами.
Компьютерные программы являются объектами авторского права (ст. 6 Закона № 262-З). Авторское право на произведение не связано с правом собственности на материальный объект, в котором выражено произведение.
Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 262-З автору или иному правообладателю в отношении компьютерной программы принадлежит исключительное право осуществлять или разрешать установку компьютерной программы на компьютер или иное устройство, запуск и работу с ней (использование заложенных в компьютерную программу функциональных возможностей), а также иные действия согласно ст. 16 Закона № 262-З, за исключением случаев, свободного использования объектами авторского и смежных прав предусмотренных главой 4 Закона № 262-З.
Разрешение использовать соответствующий объект авторского права (компьютерную программу) представляется по лицензионному договору, согласно которому правообладатель (лицензиар) предоставляет пользователю (лицензиату) разрешение использовать соответствующий объект авторского права (компьютерную программу). Лицензиат может использовать объект авторского права способами, которые прямо предусмотрены лицензионным договором (п. 1 ст. 44 Закона № 262-З). Лицензионный договор предполагается возмездным, если иное не предусмотрено этим договором. Вознаграждение определяется в лицензионном договоре в процентах от дохода за соответствующий способ использования объекта авторского права либо в виде фиксированной суммы или иным способом (п. 4 ст. 44 Закона № 262-З).
Основным имущественным правом правообладателя (автора) компьютерной программы является исключительное право на ее использование по своему усмотрению в любой форме и любым способом, в том числе разрешать или запрещать другим лицам использовать программу (п. 2 ст. 16 Закона № 262-З).
Согласно п. 7 Инструкции по бухгалтерскому учету нематериальных активов, утв. постановлением Минфина от 30.04.2012 № 25 (далее – Инструкция № 25), к нематериальным активам относятся, в том числе, имущественные права в отношении объектов авторского права, включая компьютерные программы, базы данных или их экземпляры, приобретенные по лицензионным (авторским) договорам или иным основаниям, предусмотренным законодательством (абз. 2 подп. 7.1 п. 7 Инструкции № 25).
Активы, не имеющие материально-вещественной формы, принимаются к учету как объекты нематериальных активов при выполнении следующих условий признания:
– активы идентифицируемы, то есть отделимы от других активов организации;
– активы предназначены для использования в деятельности организации, в том числе в производстве продукции, при выполнении работ, оказании услуг, для управленческих нужд организации, а также для предоставления в пользование;
– организация предполагает получение экономических выгод от использования активов и может ограничить доступ других лиц к данным выгодам;
– активы предназначены для использования в течение периода продолжительностью более 12 месяцев;
– организацией не предполагается отчуждение активов в течение 12 месяцев с даты приобретения;
– первоначальная стоимость активов может быть достоверно определена (п. 4 Инструкции № 25).
При невыполнении любого из указанных в п. 4 Инструкции № 25 условий признания произведенные организацией затраты признаются расходами (п. 6 Инструкции № 25).
Таким образом, если программный комплекс соответствует условиям признания, определенным п. 4 Инструкции № 25, он подлежит отражению в составе объектов нематериальных активов.
Сформированная первоначальная стоимость нематериального актива отражается записью:
Д-т сч. 04 «Нематериальные активы» – К-т сч. 08 «Вложения в долгосрочные активы» субсч. 08-4 «Приобретение и создание нематериальных активов» (ч. 6 п. 15 Инструкции № 25, ч. 9 п. 13 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50).
В случае, если программный комплекс, не соответствует условиям признания его как объекта нематериальных активов, к примеру, согласно договору срок пользования программного комплекса менее 12 месяцев, то затраты на его приобретение подлежат отражению в учете как расходы.
Расходы признаются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором признаны соответствующие им доходы, независимо от даты проведения расчетов по ним. Расходы, которые невозможно соотнести с доходами определенного отчетного периода, признаются в бухгалтерском учете в составе расходов того отчетного периода, в котором они были произведены (п. 32 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утв. постановлением Минфина от 30.09.2011 № 102. Расходы, относящиеся к отчетному периоду, не допускается включать в расходы будущих периодов, отражаемые на счете 97 «Расходы будущих периодов».
Расходы на приобретение указанного программного комплекса относятся к управленческим. Поэтому они как условно-постоянные затраты подлежат отражению на счете 26 «Общехозяйственные затраты (в организациях, осуществляющей промышленную и иную производственную деятельность) или на счете 44 «Расходы на реализацию» (в организации, осуществляющей торговую, торгово-производственную деятельность). В дальнейшем они списываются в полной сумме записью:
Д-т сч. 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсч. 90-5 «Управленческие расходы») – К-т сч.сч. 26, 44.
