Порядок и способы легализации иностранных документов

В практической деятельности субъектов хозяйствования достаточно часто возникают вопросы, связанные со специальным оформлением документов, выданных (составленных) на территории иностранного государства. Обычно в тех или иных случаях они должны быть представлены в официальные органы Республики Беларусь.

При регистрации юридических лиц с участием иностранного инвестора, открытия представительства иност­ранной организации такие документы подаются в органы исполнительной власти, для заключения сделок – в нотариальные органы, при наличии спора между субъектами хозяйствования различных государств – в экономические суды и т.д.

Чаще всего вопрос о необходимости легализации иностранных документов возникает при оценке документов, подтверждающих юридический статус и гражданскую правоспособность иностранного юридического или физического лица.

Так, в соответствии с Положением о порядке открытия и деятельности в Республике Беларусь представительств иностранных организаций, утв. постановлением Совмина от 30.05.2018 № 408 (далее – Положение № 408), выдача разрешения на открытие представительства осуществляется МИД по согласованию с заинтересованными госорганами.

Иностранная организация, заинтересованная в открытии здесь своего представительства, подает в област­ной (Минский городской) исполнительный комитет письменное заявление с приложением пакета документов. В т.ч. легализованные в установленном порядке копию документа, подтверждающего госрегистрацию иностранной организации в уполномоченном органе страны заявителя (выписка из торгового реестра, сертификат о регистрации фирмы и т.д.), доверенность на руководителя представительства, положение о представительстве.

Все документы, указанные в подп. 12.2–12.5 п. 12, подп. 15.2 и 15.4 п. 15, подп. 30.1 п. 30 и в п. 33 Положения № 408, составленные на иностранном языке, должны сопровождаться переводом на белорусский или русский язык, а документы, выданные или засвидетельствованные (заверенные) компетентным органом иностранного государства, – легализованы, если иное не предусмотрено международными договорами РБ.

Согласно п. 5 Инструкции о порядке учета плательщиков налогов, сборов (пошлин) (иных обязанных лиц) в налоговых органах Республики Беларусь, утв. постановлением МНС РБ от 31.12.2003 № 127 (далее – Инструкция № 16), документы из другого государства, представляемые для постановки плательщика на учет в налоговом органе, должны быть оформлены в соответствии с законодательством этого государства. Эти документы (оригиналы, в установленных случаях – копии) должны быть легализованы в дипломатических представительствах или консульских учреждениях Беларуси, если иное не предусмотрено международными договорами РБ.

Вопросам легализации документов, представляемых в экономические суды, посвящена гл. 4 постановления Пленума ВХС от 31.10.2011 № 21 (далее – постановление Пленума № 21).

Существует три основных способа легализации (оформления) документов, происходящих из иностранного государства:

1) консульская легализация;

2) упрощенная процедура легализации (апостиль);

3) специальная процедура легализации, установленная иными международными соглашениями («гербовая печать»).

Консульская легализация

Согласно ст. 14 Консульского Устава Республики  Беларусь, утв. Указом Президента от 19.02.1996 № 82 (далее – Консульский Устав), госорганы принимают к рассмотрению документы и акты, исходящие от властей консульского округа (района, отведенного консульскому учреждению для выполнения консульских функ­ций) или составленные с их участием, только при наличии консульской легализации, если иное не предусмотрено законодательством или международными договорами РБ и государства пребывания.

Консульская легализация официальных документов, составленных на территории РБ дипломатическим представительством или консульским учреждением иностранного государства, заключается в удостоверении подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее официальный документ, офор­мленный в установленном порядке, и подлинности оттиска печати или штампа, которыми он скреплен.

Порядок консульской легализации определен Инструкцией № 16.

Иностранные документы, предназначенные для использования на территории Беларуси, могут быть легализованы, как правило, на территории того государства, где они выданы. Согласно п. 13 Инструкции № 16 они легализуются в консульском учреждении Беларуси после их легализации в МИД либо ином уполномоченном учреждении государства пребывания. Консул свидетельствует подлинность подписи должностного лица МИД или другого уполномоченного учреждения государства пребывания на документе посредством совершения легализационной надписи по образцу в соответствии с приложением 3 к Инструкции № 16.

Официальные документы, составленные на территории иностранного государства, в котором отсутствует загранучреждение Беларуси, легализуются в главном консульском управлении, консульском пункте МИД РБ после их легализации в МИД либо ином уполномоченном органе иностранного государства и дипломатическом представительстве, либо консульском учреждении иностранного государства, ак­кредитованном в РБ. Официальные документы, составленные дипломатическим представительством либо консульским учреждением иност­ранного государства, аккредитованным в РБ, легализуются посредством проставления легализационной надписи по образцу согласно приложению 2 к Инструкции № 16.

Легализации не подлежат:

– документы и акты, которые противоречат законодательству Беларуси или могут по своему содержанию нанести вред ее интересам либо содержат сведения, оскорбляющие честь и достоинство ее граждан;

– подлинники следующих документов: паспорта, удостоверения лич­ности, военного и профсоюзного билетов, трудовых книжек, документов о принадлежности к сословиям и вероисповеданиям, водительских удостоверений, а также технических па­спортов о регистрации транспорт­ных средств.

Апостиль

С декабря 1992 г. на территории РБ применяется упрощенная процедура легализации – для удостоверения иностранных официальных документов из государств, которые подписали 05.10.1961 Гаагскую конвенцию, отменяющую требование легализации таких документов. К ней присоединились 115 стран–участниц, в т.ч. Беларусь – с 01.10.1992.

С учетом положений Гаагской конвенции в вышеназванных официальных документах достаточно проставления апостиля (штампа, выполненного в форме квадратного клише размером не менее 9 х 9 см). Подпись, печать или штамп, проставляемые компетентным органом на апостиле, не требуют дальнейшего заверения или легализации, а документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран – участниц конвенции.

Апостиль проставляется на самом документе или на отдельно скрепляемом с ним листе уполномоченным органом государства, из которого исходит документ.

Перечень официальных документов для целей Гаагской конвенции установлен ст. 1, согласно которой под официальными документами понимаются:

– документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

– административные документы;

– нотариальные акты;

– официальные отметки, такие как отметки о регистрации; визы, под­тверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Вместе с тем Гаагская конвенция не распространяется:

– на документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами;

– на административные документы, имеющие прямое отношение к ком­мерческой или таможенной операции.

В п. 17 постановления Пленума № 21 также обращается внимание на то, что проставление апостиля на исковых заявлениях, контрактах, таможенных и платежных документах согласно порядку, установленному Гаагской конвенцией, не предусматривается. Доверенность удостоверяется апостилем на основании содержания п. «б» ч. 2 ст. 1 Гаагской конвенции (как административный документ).

В Беларуси право проставления апостиля имеют:

Главные управления юстиции Минского городского и областных исполнительных комитетов (на документах, исходящих из судов, нотариальных архивов и от нотариусов):

- Главное управление юстиции Минского горисполкома

(г.Минск, пр.Независимости, 8);

- Главное управление юстиции Минского облисполкома

(г.Минск, ул.К.Либкнехта, 68);

- Главное управление юстиции Брестского облисполкома

(г.Брест, ул.Ленина, 11);

- Главное управление юстиции Витебского облисполкома

(г. Витебск, ул. Правды, 34);

- Главное управление юстиции Гомельского облисполкома

(г.Гомель, пер.Спартака, 2а);

- Главное управление юстиции Гродненского облисполкома

(г.Гродно, ул.Ожешко, 3);

- Главное управление юстиции Могилевского облисполкома

(г.Могилев, ул.Первомайская, 71);

 на документах, исходящих из учреждений образования, – Министерство образования (Минск, ул. Коз­лова, 28);

на документах, исходящих из подведомственных государственных архивов, – Департамент по архивам и делопроизводству Минюста (Минск, ул. Коллекторная, 10);

на всех иных видах документов – Главное консульское управление МИД (Минск, ул. К. Маркса, 37а).

Все оригиналы документов, предназначенных для предоставления в компетентные органы государств, не присоединившихся к Гаагской конвенции, легализуются в Главном консульском управлении МИД Беларуси или в консульских учреждениях РБ. Копии документов заверяются у нотариуса, подлинность подписи которого затем удо­стоверяется Минюстом и после этого легализуется Главным консульским управлением МИД РБ. После такой легализации необходимо подтвердить подлинность подписи должност­ного лица, легализовавшего документ, в посольстве иностранного государства, на территории которого будет использоваться документ, либо в консульских учреждениях РБ за рубежом.

За совершение в Главном консульском управлении действий по вопросам легализации взимаются сборы.

Гербовая печать

Специальный порядок принятия на территории Беларуси официальных документов устанавливается дву­сторонними и многосторонними международными договорами о правовой помощи и правовых отношениях, участницей которых является наша страна. Это прежде всего Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанная в Кишиневе 07.10.2002, а также аналогичная Конвенция, подписанная в Минске 22.01.1993.

С перечнем других двусторонних договоров о правовой помощи по уголовным, гражданским, семейным и другим делам можно ознакомиться на сайте Верховного Суда (www.court.gov.by) в разделе Международные договоры.

В силу этих международных соглашений документы, изготовленные на территории одной из стран–участниц, либо засвидетельствованные учреждением или специально уполномоченным на то лицом в пределах их компетенции, по установленной фор­ме и скрепленные гербовой печатью («официальной печатью»), принимаются на территории других стран–участниц без какого-либо специального удостоверения.

Перевод документов на государственный язык

Как правило, все представляемые в официальные органы нашей страны иностранные документы должны быть переведены на один из государственных языков РБ, а их перевод надлежащим образом заверен.

Нотариус свидетельствует вер­ность перевода документа с одного языка на другой в соответствии с гл. 15 Закона от 18.07.2004 № 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности». Если же нотариус не владеет соответствующими языками, перевод может быть сделан извест­ным ему переводчиком, подлинность под­писи которого свидетельствуется нотариусом.

Нотариус и переводчик за заведомо неправильный перевод несут ус­тановленную законодательными ак­тами ответственность. Перевод, совершенный на отдельном листе, прикрепляется к документу, прошивается (прошнуровывается), количество листов заверяется подписью нотариуса и скрепляется его гербовой печатью.

Если документ, исходящий из иностранного государства, составлен на нескольких языках (частично на белорусском (русском) и частично на иностранном), то его перевод должен содержать весь текст, как изложенный на белорусском (русском) языке и не требующий перевода, так и фактически переведенный. Если текст документа, исходящего из иностранного государства, изложен на белорусском (русском) языке, а текст печатей, штампов и других реквизитов документа – на иностранном, то допускается перевод только реквизитов, если это не влияет на содержание документа.

Таким образом, перевод иностранных документов во многих случаях целесообразно производить на территории Беларуси. Теоретически возможно перевести документ на территории иностранного государства, однако в таком случае необходимо, чтобы весь текст документа, включая удостоверительные надписи, был выполнен на белорусском (русском) языке.

В случае отсутствия возможности перевода и заверения документов указанными выше способами, документы переводятся и заверяются посольским или консульским учреждением Беларуси за границей согласно Консульскому Уставу.