Подготовка к проведению инвентаризации. Нюансы, запреты, возможные проблемы и пути их решения
Не за горами обязательная инвентаризация перед составлением годовой отчетности. И еще есть время, чтобы к ней подготовиться, ведь необходимо будет не просто написать приказ на ее проведение, но и учесть в нем множество нюансов. Да и помимо этого надо иметь в виду немало обстоятельств.
Остановимся подробнее на моментах, которым нужно уделить внимание, особенно тем организациям, которые имеют много активов и обязательств, а также большую численность работающих материально-ответственных лиц.
Учитываем график отпусков и командировок
При подготовке приказа о проведении инвентаризации следует обратить внимание на состав членов инвентаризационной комиссии.
В соответствии с п. 12 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств инвентаризация проводится при полном составе членов инвентаризационных комиссий (ИК).
Поэтому при выборе членов комиссии, чтобы в дальнейшем не вносить изменения в приказ по инвентаризации, необходимо проверить, когда у данных работников отпуск согласно графику, и планируются ли командировки.
В таких ситуациях этих лиц включать в число членов инвентаризационной комиссии явно не стоит. Эта мера в дальнейшем сэкономит время и упростит документооборот организации.
Пример. В комиссию по инвентаризации основных средств организации по состоянию на 01.11.2019 включены следующие члены: технолог Иванов П.И., механик Сидоров И.С., бухгалтер Цветкова С.М.
При этом механик Сидоров И.С. с 25.10.2019 по 04.11.2019 согласно графику отпусков должен быть в отпуске.
В данном примере либо сразу не следовало включать механика в члены комиссии, либо в дальнейшем необходимо вносить изменения в приказ.
Запас времени
Подготовкой приказа стоит заняться заранее. Иначе вы рискуете не успеть в последнюю секунду учесть все проблемные моменты и внести необходимые корректировки.
В соответствии с п. 22 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств фактическое наличие активов при инвентаризации следует определять путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Для этого еще на предварительном этапе к проведению инвентаризации целесообразно проверить мерные весы, мерную тару и прочие измерительные приборы. Это следует сделать для того, чтобы не задерживать начало проведения инвентаризации, поскольку отсутствуют измерительные приборы или они неисправны.
До начала проведения инвентаризации необходимо проверить наличие и состояние технических паспортов, документов на правообладание или другой технической документации, наличие документов на основные средства и нематериальные активы, сданные или принятые организацией в аренду (лизинг), пользование и на хранение.
Это позволяет сэкономить время на работу с бумагами и заняться непосредственно подсчетом.
Есть даже чисто организационные вопросы. Работники, которые имеют отношение к проводимой инвентаризации, должны успеть не только ознакомиться с приказом, но и разобраться в Инструкции по проведению инвентаризации активов и обязательств.
А чтобы в дальнейшем не возникло непредвиденных ситуаций, чтобы работники осмысленно и ответственно отнеслись к этой части своей работы, членов инвентаризационной комиссии, (а также материально-ответственных лиц) необходимо ознакомить с приказом под роспись.
Кому нельзя быть председателем
В соответствии с п. 13 вышеназванной Инструкции в качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии не назначается материально-ответственное лицо, работник ревизионной службы, если такая имеется на предприятии. На этот момент нужно обратить особое внимание, поскольку у некоторых возникает путаница в понимании ролей председателя комиссии и материально- ответственного лица.
А также следует помнить, что один и тот же работник не назначается два раза подряд председателем рабочей инвентаризационной комиссии у одних и тех же материально-ответственных лиц.
Пример. Иванов И.И. в 2018 г. был председателем ИК у кладовщицы Петровой С.П.
В 2019 г. Иванов И.И. не может быть председателем ИК у кладовщицы Петровой С.П., но может быть председателем ИК у кладовщицы Смирновой А.А.
Для этого в организации целесообразно вести таблицу следующей формы:
|
№ п/п |
Материально ответственное лицо (ФИО) |
председатель (ФИО)на______ 20____г |
председатель (ФИО) на _____ 20____г |
|
1 |
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
4 |
|
|
|
Эти действия помогут правильно выбрать членов комиссии, что в дальнейшем позволит избежать ситуации, когда результаты инвентаризации будут признаны недействительными.
Сам себя не инвентаризируешь
Следует также учитывать, что материально-ответственные лица не включаются в состав инвентаризационной комиссии для проверки находящихся у них в подотчете товарно-материальных ценностей, а также денежных средств.
За сохранность активов организации несут ответственность материально-ответственные лица. С ними обязательно должны быть заключены договоры о материальной ответственности.
Если организация крупная, перечень материально-ответственных лиц достаточно велик. Поэтому в ходе подготовительного этапа к проведению инвентаризации целесообразно составить список материально-ответственных лиц и проверить наличие у каждого действующего договора о материальной ответственности. Также следует проверить наличие договоров у заменяющих материально-ответственное лицо работников.
Дата начала
Очень важно разумно подойти к сроку, в течение которого будет проводиться инвентаризация. В одних случаях достаточно 1–2 дней, а в других случаях, при большой номенклатуре, не хватит и недели.
Поскольку инвентаризация перед составлением годовой отчетности должна проводиться не ранее 1-го ноября, некоторые организации назначают переучет всех видов активов и обязательств именно на эту дату.
Такой подход не всегда разумен, исходя из возможных объемов работы по ее проведению. Инвентаризацию основных средств целесообразно, например, проводить по состоянию на 1-е ноября, материальных ценностей – на 1-е декабря, а прочих активов и обязательств – по состоянию на 1-е января. Такой подход позволить сделать нагрузку работников во время инвентаризации более равномерной.
Законодательством не запрещено начинать плановую инвентаризацию (для целей составления годовой отчетности) с 10-го, 20-го или любого другого числа. Но разумнее, чтобы она стартовала именно с 1-го.
В данном случае на первый день месяца выводится сальдо по всем счетам бухгалтерского учета, а, например, на 10-е число у бухгалтера или другого работника возникает необходимость сделать дополнительный расчет и еще раз вывести остатки, а это лишние затраты рабочего времени.
Посадил дерево – заплати налоги
Кусты и деревья как объект инвентаризации
Если организации учитывают многолетние насаждения в составе основных средств, то, в соответствии с п. 7 Инструкции по инвентаризации имущества и обязательств, инвентаризация перед составлением годовой отчетности должна проводиться не ранее 1-го ноября.
Если проводить после 1-го ноября инвентаризацию станков, оборудования и т.п., проблем с их пересчетом и идентификацией не возникает: на объекты основных средств, как правило, нанесены инвентарные номера, да и привлечение работника технических служб поможет разобраться, где какой станок, оборудование и т.п.
С многолетними насаждениями ситуация выглядит совсем иначе. Инвентарные номера на них вряд ли кто наносит. А осенью, на момент инвентаризации, деревья стоят уже практически без листьев, приготовившись к зиме. И многие работники, входящие в комиссию и не имеющие глубоких знаний в биологии, не могут отличить липу от ольхи.
Ежегодно привлекать для проведения инвентаризаций экспертов и специализированные организации тоже неразумно. Ведь многолетние насаждения в большинстве случаев никак ни влияют на процесс производства продукции, и это требует дополнительных, никому не нужных затрат.
К тому же, в соответствии с Инструкцией о некоторых вопросах учета объектов растительного мира и обращения с ними и предоставления информации для включения в государственный кадастр растительного мира № 40 от 15.12.2016, плановые работы по учету растительного мира проводятся не реже одного раза в 5 лет (до 2016 г. такие работы следовало проводить ежегодно).
При этом данные работы проводятся в период с апреля по октябрь, что вполне разумно. Здесь мы видим некоторое разногласие с Законом «О бухгалтерском учете» и Инструкцией о проведении инвентаризации перед составлением годовой отчетности.
Как вариант решения этой проблемы, при инвентаризации многолетних насаждений нужно провести подготовительный этап к проведению годовой инвентаризации, пока деревья еще имеют листву и сотрудники смогут их различить, то есть провести предварительный «переучет» деревьев.
Заодно следует провести разъяснительную работу с любителями красоты и растительного мира, которые сажают деревья не за счет средств организации на ее землях. Не все понимают, что выявление при инвентаризации неучтенных кустов и деревьев теоретически может привести к доплате в бюджет налога на прибыль, поскольку, в соответствии с подп. 3.13 ст. 174 НК, выявленные при инвентаризации излишки имущества учитываются при налогообложении прибыли в составе внереализационных доходов.
На практике ситуация, конечно, редкая, но не невероятная.
Неопознанные объекты
Поскольку стоимость основных средств может являться базой для исчисления налога на недвижимость и по ним может применяться инвестиционный вычет, то в целях недопущения ошибок в исчислении налогов в качестве подготовительного этапа к проведению инвентаризации при большой номенклатуре объектов основных средств целесообразно провести сверку по их принадлежности к определенным группам.
Пример. Крупногабаритный станок первоначально ошибочно отнесен к сооружениям. Но его следует отнести к группе «оборудование». Данную ошибку можно выявить на этапе подготовки к инвентаризации.
Кроме того, на подготовительном этапе в организации могут быть разработаны рекомендации по действиям комиссии, если сразу нет очевидного ответа, к какой группе относится обнаруженный объект: к кому обратиться за подсказкой, что поможет идентифицировать те или иные виды ТМЦ. Это особенно важно для сотрудников, которые участвуют в проведении инвентаризации впервые или редко.
Также должны быть разработаны формы документов для оформления результатов инвентаризации.
* * *
Таким образом, к инвентаризации следует готовиться заранее, чтобы ее плановые сроки не срывались из-за перечисленных мелочей, тем более, что у каждого работника, участвующего в этом процессе, остается и своя текущая работа.
