Первичные учетные документы. — Специфика оформления и распределения ответственности за них
Налоговый учет, как известно, основывается на данных бухгалтерского учета и (или) на иных документально подтвержденных данных об объектах, подлежащих налогообложению либо связанных с налогообложением. Об этом говорится в п. 2 ст. 39 НК.
Необходимость проверки составления и заполнения первичных учетных документов (ПУД) на предмет их соответствия требованиям законодательства объективно обусловлена взаимосвязью налогового и бухгалтерского учетов.
В соответствии с п. 2 ст. 10 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон о бухучете) все ПУД должны содержать следующие обязательные сведения:
– наименование документа, дату его составления;
– наименование организации, фамилию и инициалы ИП, являющегося участником хозяйственной операции;
– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;
– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.
В ПУД могут быть включены и иные сведения, не являющиеся обязательными, но необходимые организации.
ПУД, оформляемые ИП, должны также содержать все те же сведения, что и организации. Это закреплено Инструкцией о порядке ведения учета доходов и расходов, утв. постановлением МНС от 30.01.2019 № 5.
В соответствии с п. 3 ст. 10 Закона о бухучете предусмотрен Перечень ПУД, формы которых утверждаются уполномоченными госорганами. Перечень утвержден постановлением Совмина и включает 9 бланков ПУД:
– ТТН;
– ТН;
– приходный кассовый ордер;
– расходный кассовый ордер;
– акт о приеме-передаче основных средств;
– акт о приеме-передаче нематериальных активов;
– акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ;
– акт о передаче не завершенного строительством объекта;
– акт о передаче затрат, произведенных при создании объекта инженерной и (или) транспортной инфраструктуры.
ПУД, разработанные организацией
В организации можно самостоятельно разработать и утвердить необходимые для осуществления деятельности бланки ПУД с соблюдением требования о наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных Законом о бухучете.
Единоличные ПУД
С января 2016 г. в законодательстве появилась норма, позволяющая в рамках заключенных публичных договоров составление единоличного ПУД. Постановлением Минфина от 12.02.2018 № 13 расширен перечень хозяйственных операций, при осуществлении которых организация может составить ПУД единолично.
Лица, ответственные за оформление ПУД
Рекомендуем в ЛНПА организации или должностной инструкции работника закрепить ответственность за составление конкретных ПУД. Таким документом также может быть приказ руководителя организации с последующим ознакомлением работников под роспись.
Отсутствие четкого закрепления обязанностей и ответственности в дальнейшем может привести к спорным ситуациям и неблагоприятным последствиям для организации.
Иногда целесообразно обязанности разделить между работниками и четко прописать их для каждого, чтобы в дальнейшем знать, с кого спросить, а не начинать всякий раз «оперативно-розыскные мероприятия» с первого или с конечного работника, к которому попал ПУД.
Например, один работник может отвечать за оформление всех реквизитов товарной накладной, а кладовщик – за указание информации об отпуске товара (наименование, количество, цена и т.п.). Или, допустим, кладовщик оформляет накладную сам, а потом передает ее для проверки в отдел сбыта.
При этом, как ни странно для многих это звучит, курирующий конкретную хозоперацию бухгалтер не несет ответственности за составление другим сотрудником ПУД и соответствие совершенной хозяйственной операции содержанию документа. То есть за оформление документов по реализации продукции отвечает то лицо, которое его оформляет.
График документооборота
ПУД составляется при совершении хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее совершения. При этом лицо, ответственное за оформление и достоверность данных, должно своевременно осуществить передачу ПУД для отражения содержащейся в нем информации в бухгалтерском учете организации.
Для бухгалтерии очень важен вопрос своевременного отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственной операции, поскольку, если документ попадет в бухгалтерию позже, чем надо (например, за июнь – в августе), будет искажен финансовый результат и неверно посчитаны налоги за отчетный период.
Эта проблема решается путем составления графика документооборота. Но на небольших предприятиях часто не хотят его составлять. В итоге нередко возникают ситуации с несвоевременным отражением на счетах бухгалтерских документов.
В графике документооборота отражают информацию, кто, когда, с какой периодичностью и кому передает документы. В график документооборота целесообразно включить раздел, посвященный порядку создания и проверки первичных учетных документов, подробно осветив следующие вопросы:
- кто ответственный за выписку;
- сколько экземпляров оформляется;
- кто ответственный за проверку;
- каковы сроки предоставления в бухгалтерию.
Необходимость проверки ПУД
В соответствии с подп. 1.16 ст. 22 НК на плательщиков возложена обязанность по проверке ПУД на предмет их соответствия требованиям законодательства, а если их оформляет организация или ИП, то необходимо еще и проверять принадлежность их отправителю товара и действительность бланка такого документа, информация о котором размещается в электронном банке данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции.
Поскольку, как правило, на крупных предприятиях выпиской товарных накладных и приемкой продукции по ТН/ТТН поставщиков занимается не бухгалтерия, целесообразно издать приказ, в котором будет закреплено условие о проверке товарных документов соответствующими работниками.
В идеале стоит прикреплять к товарным документам «ярлык», где будет прописано, что накладная проверена в электронном банке данных бланков документов с определенной степенью защиты, а также ставить подпись и расшифровку подписи лица, осуществляющего данную проверку.
Справочно: информацию о покупателе бланков, дате реализации бланка, признании бланка недействительным можно найти в сети Интернет по адресу http://blank.bisc.by.
При проверке товарных накладных необходимо сверить:
1) соответствие наименования грузоотправителя и его УНП, указанных в ТТН/ТН, информации о покупателе бланков, содержащейся в ЭБД;
2) дату реализации бланков, которая не должна быть позже даты составления ТТН/ТН;
3) действительность бланка ТТН/ ТН (отсутствие информации в ЭБД об аннулировании такого бланка либо признании его недействительным на дату составления ТТН/ТН).
Исправление ошибок в накладных
Особое внимание при оформлении первичных учетных документов следует уделить исправлению ошибок в ТТН/ТН.
С 01.01.2019 при обнаружении необходимости исправления стоимостных показателей в товарном разделе накладной после принятия товара к учету грузополучателем изменения можно оформить корректировочным актом.
Форма данного акта не утверждена, и организация разрабатывает ее самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к ПУД. В накладных в данной ситуации следует сделать пометку «Исправления стоимостных показателей оформлены корректировочным актом (прилагается)». Форма корректировочного акта может выглядеть следующим образом:
|
КОРРЕКТИРОВОЧНЫЙ АКТ к ТТН от ____________серии ___ № ___ _____________ «24» января 2019 г. (место составления) (дата)
Грузоотправитель:__________ Грузополучатель:___________ Основание для корректировки стоимостных показателей: __________ С учетом исправлений графы 1–8 раздела I «Товарный раздел» ТТН по строкам «Товар № 1» и «Итого» следует читать:
С учетом исправлений в разделе I «Товарный раздел» ТТН следует читать: Всего сумма НДС __________руб.__________коп. (прописью) (цифрами) Всего стоимость с НДС ___________руб.__________коп. (прописью) (цифрами) Подписи с расшифровкой ФИО: Грузоотправитель__________ |
Такой акт составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.
Если организация посчитает необходимым, корректировочный акт может быть дополнен прочей информацией, в т.ч. и по суммам отклонений, возникших в результате корректировки.
