Оформляем заголовок к тексту документа

В процессе подготовки документа заголовку не всегда придается значение. И напрасно, поскольку «Заголовок к тексту» – важный реквизит, который должен составляться и оформляться по определенным правилам.

Восприятие официального документа зависит от того, как вы его оформляете. Так, заголовок должен точно доносить читателю то, что он увидит в документе. Правильно оформленный и легко читаемый документ отражает ваше уважительное отношение к адресату.

 «Заголовок к тексту» – реквизит, в котором кратко излагается содержание документа. Заголовок формулируется составителем документа, должен быть кратким и емким, а также точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.

 

Общие правила составления и оформления заголовка к тексту документа

Основные правила оформления текста документа содержатся в подп. 7.19 п. 7 Государственного стандарта СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядителной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83) (далее – СТБ 6.38-2016). Заголовок к тексту составляется к документам, оформленным на бланках или чистых листах бумаги формата А4. При этом на документах, текст которых не превышает 7 строк, а также оформляемых на бланках или чистых листах бумаги формата А5, заголовок к тексту допускается не указывать.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству), регламентирует основные требования к рассматриваемому реквизиту.

Реквизит «Заголовок к тексту» печатается от нулевого положения табулятора (п. 84 Инструкции по делопроизводству). Установлены так­-
же нормы длины заголовка к текс­ту. Так, если он превышает 5 строк, допускается увеличивать длину его строк до 120 мм от границы левого поля (шестое положение табулятора), а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – с отступом 160 мм от границы левого поля (восьмое положение табулятора).

Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается, курсивом и полужирным начертанием не выделяется. В конце заголовка точка не ставится.

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в государственных стандартах Респуб­лики Беларусь, общегосударственных классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения (п. 54 Инструкции по делопроизводству). Например:

<…> О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству общества в связи с внедрением СТБ 6.38-2016

 

На основании норм Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2016 можно сделать вывод, что заголовок к тесту пишется строчными буквами, кроме заглавной буквы «О», если она в названии заголовка присутствует:

• приказ (о чем?) «О внесении изменений в штатное расписание»;
• положение (о чем?) «О службе документационного обеспечения управления»;
• акт (о чем?) «О выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих хранению»;
• протокол (чего?) «заседания экспертной комиссии»;
• должностная инструкция (кому?) «секретарю приемной»;
• акт (чего?) «приема-передачи дел службы ДОУ» и др.

 

Оформление заголовка к тексту некоторых видов документов

Заголовок к тексту акта

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события (п. 112 Инструкции по делопроизводству).

Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном («акт – о чем?» – «О выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих хранению») или родительном («акт – чего?» – «приема-передачи дел и документов») падеже. Например:

АКТ 28.06.2021 № 11 г. Минск О выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих хранению

 

АКТ 29.06.2021 № 12 г. Минск приема-передачи дел и документов

 

Заголовок к тексту протокола

Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один (п. 106 Инструкции по делопроизводству). Например:

ПРОТОКОЛ 29.06.2021 № 8 г. Минск заседания экспертной комиссии

 

Заголовок к тексту справки

Относительно справок следует отметить, что в их заголовки включается период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения. Например:

СПРАВКА 29.06.2021 № 4-12/23 г. Минск О выполнении мероприятий по сокращению расходов бюджетных средств в 2021 году

 

Дополнительно отметим, что период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, может также помещаться перед текстом.

В личных справках заголовок допускается не указывать.

 

Заголовок к тексту приказа

В большинстве приказов заголовок к тексту формулируется при помощи существительного в предложном падеже и отвечает на воп­рос «О чем?»: «Об увольнении…», «О предоставлении...», «О премировании…» и т.д. Например:

ПРИКАЗ 29.06.2021 № 34-к г. Минск Об увольнении Трушко А.Н.

 

Заголовок к тексту письма

В письмах заголовок к тексту также в большинстве случаев формулируется при помощи существительного в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?»: «О направлении на медицинский осмотр» и т.д. В письмах реквизит «Заголовок к тексту» оформляется ниже реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа». Например:

29.06.2021 № 02-03/28 Учреждение здравоохранения на № ______от _______ «23 городская поликлиника г. Минска» О направлении на медицинский осмотр

 

Все кроется в мелочах. Уделяя внимание заголовкам, вы делаете шаг в сторону понятности и информативности документа для читателя.