Общая выплата при расчете командировочных расходов
Водитель грузового автомобиля направлен в командировку в Россию (Смоленск) с 14 по 19 октября 2019 г. Ему был выдан аванс в размере 240 USD (6 суток х 40 USD, где 40 USD – это общая выплата, установленная в организации для командировок в РФ). Вернувшись, водитель представил чеки из гостиницы на проживание, превышающие по сумме размер общей выплаты: – с 15 по 17 октября – на сумму в эквиваленте 240 USD; – с 18 по 19 октября – на сумму 160 USD. Пересечение границ: 14 и 19 октября 2019 г. Бухгалтер производит окончательный расчет: – за 14 октября водителю сделана общая выплата 40 USD (за 1 день); – за 15–19 октября – суточные в размере 150 USD (5 суток х 30 USD); – возмещена стоимость проживания в гостинице в размере 400 USD. Правильно ли сделан окончательный расчет, если фактически ночь с 17 на 18 октября водитель провел в машине?
За время командировки, включая время пребывания в пути, водителю, осуществляющему автомобильные перевозки, возмещение расходов по найму жилого помещения и суточных производится за каждые сутки в виде общей выплаты без представления подтверждающих документов за время нахождения за границей – до 150 EUR включительно, но не менее 25 EUR. Конкретный размер и порядок расчета общей выплаты определяются нанимателем (п. 37 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утв. постановлением Совмина от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176)).
Если расходы по найму жилого помещения за границей превышают размер общей выплаты, определенный нанимателем, командированному водителю возмещаются расходы по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные для страны пребывания в приложении 2, и суточные в размерах, установленных для страны пребывания в приложении 2 к Положению № 176 (п. 39 Положения № 176).
Отметим, что сравнение сумм общей выплаты и документально подтвержденных фактических расходов по найму жилья следует производить за каждые сутки командировки (либо отдельный период), за которые представлены подтверждающие документы.
Если в конкретные сутки (период) водитель на эти цели фактически израсходовал больше, чем причитающаяся сумма общей выплаты, то возмещение ему расходов по найму за эти сутки (либо период) производится в порядке, установленном п. 39 Положения № 176.
Днями выбытия и прибытия в Беларусь считаются дни пересечения командированным водителем границы, определяемые по отметке в документе для выезда из Беларуси и (или) въезда в страну. За время следования по территории иностранных государств, включая день выбытия из Беларуси и день прибытия в республику, общая выплата производится командированному водителю в размерах, установленных нанимателем в пределах до 150 EUR включительно, но не менее 25 EUR (ч.ч. 1 и 2 п. 41 Положения № 176).
В данной ситуации, поскольку 14 октября водитель пересек границу с РФ и за этот день не представлены подтверждающие проживание документы, то выплачивается общая выплата (40 USD).
За 15–17 октября (3 суток) общая выплата водителю составила 120 USD (3 х 40), но водитель представил документы по фактически произведенным на жилье расходам в размере 240 USD, и они превысили сумму общей выплаты.
Согласно приложению 2 к Положению № 176 норма проживания в РФ в сутки не должна превысить 120 USD, соответственно за 3 суток не должна превысить 360 USD.
Поскольку сумма фактически произведенных расходов (240 USD) не превысила 360 USD, за этот период работнику должны быть выплачены общая выплата в сумме 120 USD и доплата за наем жилого помещения в размере разницы между общей выплатой и фактическими расходами в размере 120 USD (240 – 120), а также суточные 90 USD (3 х 30).
Итого за период с 15 по17 октября работнику должна быть возмещена сумма 330 USD.
За 18–19 октября (2 суток) общая выплата составила 80 USD (2 х 40), но водитель также представил документы по фактически произведенным на жилье расходам в размере 160 USD, и они превысили сумму общей выплаты.
Согласно приложению 2 к Положению № 176 норма проживания в РФ в сутки не должна превысить 120 USD, соответственно за 2 суток не должна превысить 240 USD.
Поскольку сумма фактически произведенных расходов в размере 160 USD не превысила 240 USD, за этот период работнику должны быть выплачены общая выплата в сумме 80 USD и доплата за наем жилого помещения в размере разницы между общей выплатой и фактическими расходами в размере 80 USD (160 – 80), а также суточные 60 USD (2 х 30).
Итого за этот период работнику должно быть возмещено 220 USD.
Если рассматривать ночевки работника в гостинице, то даже если фактически с 17 на 18 октября он ночевал в машине, подтверждающие документы на жилье «охватили» каждый из дней периода с 15 по 19 октября.
Поэтому работнику за весь период командировки должна быть выплачена сумма командировочных расходов в размере 590 USD (40 + 330 + 220).
