Наниматель пропал вместе с трудовой книжкой

Приняли на работу сотрудницу, у которой отсутствует трудовая книжка. Согласно объяснительной, последние 3 года женщина находилась в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3 лет. За это время организация (последнее место работы) подала на ликвидацию. Документы об увольнении декретнице не направляли, трудовую не вернули. С руководителем связи нет. На новом месте работы получен дубликат трудовой книжки.

Обязательно ли указывать последнее место работы в дубликате? В какую уполномоченную организацию можно обратиться за сведениями о стаже на последнем месте работы?

Оформление и выдачу дубликата трудовой книжки регулирует глава 9 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция).

По письменному заявлению работника дубликат, в частности, выдается в случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней).

При выдаче дубликата наниматель оформляет трудовую книжку с над­писью «Дубликат» в правом верхнем углу титульной страницы.

Наниматель должен содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к дан­ному нанимателю.

В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) работник обращается к нанимателю, а уволенный работник – к нанимателю по последнему месту работы в течение 6 месяцев после его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки (п. 64 Ин­струкции).

Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается нанимателем не позднее 15 календарных дней со дня поступления заявления работника. При обращении работника по истечении 6 месяцев после его увольнения прежним нанимателем выдается справка о периоде работы, службы работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней).

При прекращении деятельности нанимателя по вопросу выдачи справки о периоде работы, службы у данного нанимателя, а также выдачи иных документов уволенный работник обращается по месту хранения этих документов.

В рассматриваемой ситуации решение вопроса по оформлению дубликата трудовой книжки зависит от срока, прошедшего с даты увольнения с последнего места работы.

В сложившейся ситуации возможно решение вопроса с трудоустройством на основании дубликата трудовой книжки, который вправе выдать будущий наниматель на основании справки о периоде работы (службы) у прежнего нанимателя. Под прежним нанимателем в данной ситуации можно также рассматривать нанимателя, который предшест­вовал трудоустройству в организацию, которая в настоящее время проходит стадию ликвидации.

В случае трудоустройства работнику следует обратиться с письменным заявлением к нанимателю о выдаче дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней), поскольку с момента увольнения с работы, предшест­вующей работе в организации, под­лежащей ликвидации, прошло более 6 месяцев. Прежним нанимателем выдается справка о периоде работы, службы работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней).

Отметим, что обязанность у нанимателя, к которому трудоустраивается работница, запрашивать справки о периоде работы, службы в данной ситуации отсутствует. В этой связи работница самостоятельно решает вопрос по истребованию у прежних нанимателей справок о периоде работы, службы.

В соответствии со ст. 51 ТК и подп. 2.3 п. 2 Перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утв. Указом Президента от 26.04.2010 № 200, наниматель обязан выдать справку о периоде работы, службы не позднее чем в 5-дневный срок со дня обращения работника.

Порядок заполнения дубликата трудовой книжки определен п.п. 69 и 70 Инструкции.

Так, дубликат трудовой книжки заполняется в порядке, предусмотренном для заполнения трудовой книжки (ч. 1 п. 69 Инструкции). Это означает, что титульный лист и каждый раздел трудовой книжки работника заполняются в соответствии с требованиями, установленными соответствующими главами Инструкции.

При внесении записей в дубликат трудовой книжки следует руководствоваться п.п. 9 и 10 Инструкции, определяющими сведения, которые вносятся в трудовую книжку.

Помимо периодов предыдущей работы в трудовую книжку в хронологическом порядке следует внести записи о периодах военной службы, службы, о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме получения образования, дополнительного образования взрослых в учреждениях образования, которые предусмотрены в п. 10 Ин­струкции.

Если работник до поступления к данному нанимателю ранее работал, основанием для внесения записей о периодах предыдущей работы при заполнении дубликата трудовой книжки являются документы, под­тверждающие стаж работы (справка о периоде работы (службы), копия приказа (распоряжения) нанимателя), которые нанимателем возвращаются работнику (ч. 2 п. 69 Инструкции).

Наниматель может внести сведения в дубликат трудовой книжки при наличии копии трудовой книжки без представления документов, подтверждающих стаж работы (ч. 3 п. 69 Инструкции). Это означает, что, если у работника имеется копия трудовой книжки, заверенная в установленном порядке (нотариально, нанимателем и т.д.), то необходимость под­тверждать стаж предыдущей работы отпадает.

На основании надлежаще офор­м­ленных документов, подтверждающих периоды предыдущей работы работника, в дубликат вносятся в хронологическом порядке периоды предыдущей работы.

При выдаче трудовой книжки (ее дубликата), а также вкладыша к ней работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя (п. 77 Инструкции).

Таким образом, в случае неполучения (несохранности) документов о периоде работы, слу­ж­бы внесение записей в дубликат трудовой книжки исключено.

Сведения о периодах работы у нанимателя, находящегося в стадии ликвидации, для целей назначения пенсии (системе страхования) с 2003 г. подтверждаются выпиской из индивидуального лицевого счета застрахованного лица, выдаваемой рай­онным (городским) отделом ФСЗН по запросу органа, осуществляющего назначение пен­сии.