Наем жилья в командировке оплатил один работник за нескольких: как оформить отчет о расходах

Ситуация. При направлении в командировку нескольких работников один работник вносит плату за пользование жилым помещением за всех командированных работников. Как следствие, документом, подтверждающим расходы по найму жилого помещения всех работников, является один чек.

Как в такой ситуации распределить расходы, возмещаемые на основании подтверждающего документа, между всеми работниками? Какие документы должен приложить каждый работник к отчету об израсходованных средствах?

Законодательством предусмотрена возможность осуществления командировочных расходов одним работником за других только при выдаче этому работнику корпоративной дебетовой карточки и с письменного согласия других работников, в интересах которых производятся расходы (ч. 1 п. 71 Инструкции № 472¹). В этом случае указанные расходы включаются в отчет об израсходованных суммах работником, осуществлявшим их оплату, с указанием всех сумм расходов по каждому работнику, направленному в служебную командировку (ч. 2 п. 71 Инструкции № 472).

Осуществление командировочных расходов в интересах нескольких направленных в командировку работников одним из этих работников с использованием его личной дебетовой карточки, иных платежных инструментов или наличных денежных средств законодательством не предусмотрено. В такой ситуации считается, что работник, за которого оплачены расходы, не предоставил документы, подтверждающие данные расходы. В качестве таких документов нанимателями не принимаются документы, подтверждающие осуществление расходов другим работником. Отсутствие документов, подтверждающих расходы, влечет возмещение этих расходов в меньшем размере, нежели фактический....