На каких документах можно ставить факсимиле, а на каких – не рекомендуется или запрещено

Проставление факсимиле допускается на договорах, дополнительных соглашениях и приложениях к ним, а также в корпоративной переписке, если текст предварительно согласован с уполномоченным лицом. Запрещается – в накладных, актах сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг), кассовых документах и других первичных учетных документах.

Руководители организаций еже­дневно подписывают десятки документов. В некоторых случаях такие функции делегируются сотрудникам, которые фактически не уполномочены на подписание соответствующих бумаг. Что в данном случае допустимо, а что за гранью закона?

Некоторые субъекты хозяйствования отказываются от ведения бумажного делопроизводства и облегчают свою работу посредством ин­формационных технологий – приобретают электронные цифровые подписи. Однако, зная про возможные вирусные атаки и прочие слож­ности электронного документооборота, бизнес еще не скоро пол­ностью доверится электронным носителям. Чтобы сэкономить время, многие используют факсимильную подпись. Однако следует четко уяс­нить, в каких именно случаях она может проставляться, а в каких – нет, чтобы подписанные таким образом документы не были в последующем признаны не имеющими юридической силы.

Напомним, факсимильная под­пись – это точное воспроизведение личной подписи на документе с помощью средств механического или другого копирования. Полагаем, что к факсимильному воспроизведению следует приравнивать не только про­ставление клише (штампа) подписи на бумажном документе, но и ее сканирование на документ в электронном виде, т.е. электронное воспроизведение.

 

Общие нормы

В п. 1 ст. 161 Гражданского кодекса (ГК) понятие факсимильного воспроизведения собственноручной подписи используется в контексте того, что сделка в простой письменной форме должна быть совершена путем составления текстового документа, выражающего ее содержание, и при этом может быть подписана не только собственноручно, но и с использованием средств связи и иных технических средств. При этом такой способ подписания должен позволять достоверно установить, что документ подписан лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами, и что данные действия не противоречат законодательству либо соглашению сторон.

Следовательно, ГК допускает возможность подписания сделок путем проставления факсимиле, если возможно достоверно идентифицировать подписанта и такой способ подписания не противоречит соглашению сторон.

Чтобы можно было точно установить лицо, проставившее факсимильную подпись, у него на постоянной основе должно находиться соответствующее клише (штамп), и только это лицо должно иметь возможность воспроизводить подпись. При этом невозможность поставить подпись собственноручно должна объясняться большим количеством документов, подписываемых уполномоченным лицом одновременно.

 

Регламентировать локальными актами фирмы

Порядок использования факсимиле может быть установлен в локальном правовом акте. В нем целесообразно предусмотреть лицо, которое вправе проставлять факсимиле (и которое одновременно обеспечивает его со­хранность), а также перечень документов, к которым применимы дан­ные технические средства подписи. Следует определить место, где хранятся факсимиле, порядок их учета, уничтожения.

Что касается электронного воспроизведения подписи, то для обеспечения возможности идентифицировать подписанта и подпись должна быть налажена система работы с документами в электронном виде. Такую систему также следует регламентировать в локальном правовом акте.

Описанный выше подход позволит точно определить лицо, проставившее факсимиле, а значит, будет соб­людена письменная форма договора.

 

Что можно и что нельзя

Проставление факсимиле допускается на договорах, дополнительных соглашениях и приложениях к ним, в приглашениях, поздравлениях, бла­го­дарностях, а также в иных исходящих письмах, если их текст предварительно согласован с уполномоченным лицом.

Не допускается проставление факсимиле в первичных учетных документах (ПУД) – накладных, актах сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг), кассовых документах и др. Это объясняется тем, что оформление ПУД не подчиняется правилам гражданского законодательства, а имеет собственное регулирование.

Так, на основании п. 2 ст. 10 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» ПУД, если иное не установлено Президентом, должны содержать, помимо прочего, должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи. Из этого следует, что применение аналога подписи в виде факсимиле вместо самой подписи не соответствует правилам оформления ПУД.

Не закрепляет возможность ис­пользования факсимиле и Инструкция о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной, утв. постановлением Минфина от 30.06.2016 № 58.

Кроме того, известны случаи, когда контролирующие органы признавали ПУД, подписанные с использованием факсимиле, не имеющими юридической силы. Негативным по­следствием такой квалификации может быть привлечение к административной ответственности.

Отметим, что нарушение должност­ным лицом юридического лица (ин­дивидуальным предпринимателем) установленного порядка ведения бух­галтерского учета, в т.ч. применяемого при упрощенной системе налогообложения, а также отчетности влечет привлечение к админист­ративной ответственности по ч. 1 ст. 12.1 КоАП. Данная статья предусматривает предупреждение или наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин.

Также контролирующими органами может быть поставлен вопрос о реальности совершения хозяйственной операции, что в свою очередь может повлечь корректировку налоговой базы или суммы подлежащего уплате налога.

Неправомерно проставлять фак­симильную подпись и в доверенности, поскольку такое действие прямо не предусмотрено законодательством. Согласно п. 5 ст. 186 ГК доверенность от имени юрлица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительным документом данной организации. А поскольку ГК четко различает собственноручную подпись и факсимильную, которая в ст. 186 ГК не предусмотрена, то в доверенности должна использоваться только собственноручная подпись.

Кроме того, законодательство не предполагает проставления фак­симильной подписи в трудовых договорах, трудовой книжке, при заверении копий документов, утверждении документов, а также при пред­ставлении первичных статистических данных.