Личный листок по учету кадров
Личный листок по учету кадров является одним из документов, составляющих личное дело работника.
Рассмотрим практические вопросы заполнения и обновления информации в личном листке по учету кадров.
1. Что за документ представляет собой личный листок по учету кадров и в каких случаях его необходимо заполнять?
Порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2).
Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности (п. 2 Инструкции № 2).
Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством.
Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).
Личный листок по учету кадров обязательно заполняется на всех работников, на которых согласно требованиям Инструкции № 2 ведутся личные дела.
2. Когда и какой службой организации должен заполняться личный листок по учету кадров?
Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность), соответственно, тогда и должен быть заполнен личный листок по учету кадров (п. 5 Инструкции № 2).
Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов.
Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.
Контроль за оформлением и хранением личных дел, соответственно, и личных листков по учету кадров, возлагается на руководителя организации (п. 4 Инструкции № 2).
Обратите внимание! Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров не вносятся, а заполняются в отдельном документе, о котором будет упомянуто ниже.
3. Установлены ли законодательством требования по заполнению личного листка по учету кадров?
Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2 к Инструкции № 2.
По форме личный листок по учету кадров представляет собой анкету установленной формы, в которой принимаемый на работу сотрудник должен указать сведения о себе, на основании имеющихся у него документов (паспорта, военного билета, трудовой книжки, свидетельства о рождении, свидетельства о браке и др.).
Требования при заполнении личного листка по учету кадров:
– на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер («да», «нет»);
– не допускается прочеркивание граф;
– в случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.;
– фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже (например: Сидорский Олег Николаевич);
– в графе «Дата рождения» арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения (например: 15.08.1962);
– место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения (например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.);
– в графе «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);
– в графе «Образование» указывается: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;
– если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;
– наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;
– в графе «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;
– в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;
– в графе «Семейное положение» указываются данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).
Например:
женат:
жена – Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,
сын – Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,
дочь – Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,
мать – Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;
– в графе «Место жительства» указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.
На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.
Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.
4. Когда необходимо заполнить дополнение к личному листку по учету кадров?
Новые данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.
Дополнение к личному листку по учету кадров оформляется по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 2.
