Курс элементарного структурирования: как создать отделы и распределить по ним работников

Организационная структура ком­пании должна быть четкой и упорядоченной. Несмотря на то что многие начинают работать по примитивной схеме (директор и сотрудники), со временем часто возникает необходимость создать отделы и распределить по ним работников. Рассмотрим, чем структурные перемены станут для сотрудников (изменением существенных условий труда, перемещением, переводом), нужно ли их уведомлять о предстоящих изменениях и как оформить кадровую документацию.

Локальные нормативные правовые акты организации (ЛНПА), регулирующие структуру и штатную численность, являются обязательными организационными документами для юридических лиц, для которых законодательством прямо предусмотрено их наличие.

Согласно п. 15 приложения 3 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, структура и штатная численность относятся к документам, утверждаемым нанимателем.

Рекомендованная форма «Структура и штатная численность» унифицирована и включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 14.05.2007 № 25.

Как правило, утверждение структуры и штатной численности, на основании которой составляется штатное расписание, обязательно для госорганов и некоторых бюджетных организаций.

Законодательством о труде и другими нормативными правовыми актами не предусмотрено обязательное утверждение структуры и штатной численности для коммерческой организации.

Соответственно, необходимость составления и ежегодного утверждения структуры и штатной численности наниматель определяет самостоятельно.

Никто не обязывает, но есть рекомендации

Рекомендации по структурированию организации даны в Общих положениях Единого квалификационного справочника должностей служащих, утв. постановлением Мин­труда и соцзащиты от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения).

Согласно ч. 10 п. 10 Общих положений наниматель может применять следующие нормы управляемости при создании структурных подразделений, если иное не установлено законодательством:

– управление (служба) – при наличии в его штате не менее 7 штат­ных единиц, включая должность руководителя;

– отдел – при наличии в его штате не менее 4 штатных единиц, включая должность руководителя;

– сектор (бюро, группа) – при наличии в его штате не менее 3 штатных единиц, включая должность руководителя.

Приведенные нормы управляемости рекомендательны для коммерческих организаций независимо от формы собственности.

Это означает, что наниматель вправе:

– установить в ЛНПА нормы управляемости в соответствии с Общими положениями;

– установить самостоятельно в ЛНПА нормы управляемости, отличные от приведенных;

– не устанавливать нормы управляемости, т.е. создавать структурные подразделения без регламентации их численности.

Перевод или перемещение

При введении в структуру и штат­ное расписание организации структурных подразделений потребуется перевод либо прием работников на новые должности.

Переводом признается поручение нанимателем работнику работы по другой профессии, специальности, квалификации, должности (за исключением изменения в соответствии с законодательством наименования профессии, должности) по сравнению с обусловленными в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя либо в другой местности (за исключением служебной командировки) (ст. 30 ТК).

Перевод допускается только с письменного согласия работника, за исклю­чением случаев, предусмотренных ч. 3 ст. 30 ТК, ст.ст. 33 и 34 ТК.

Запрещен перевод работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

При переводе на другую работу у того же нанимателя с работником заключается трудовой договор с соблюдением требований ст.ст. 18 и 19 ТК.

Поручение работы на новом рабочем месте во вновь созданном под­разделении, исходя из ст. 31 ТК, квалифицируется как перемещение, если работа будет осуществляться в пределах специальности, квалификации или должности, в той же мест­ности, также за исключением поручения работы в обособленном структурном подразделении, с сохранением условий труда, установленных трудовым договором.

Определяющим моментом в раз­граничении перемещения и перевода является трудовая функция работника. В случае перемещения она сохраняется как одно из обязательных условий трудового договора (ст. 19 ТК). При перемещении работника также должны быть сохранены его прежние обязанности и должностная инструкция.

Как следует из п. 3 ч. 2 ст. 19 ТК, наряду с наименованием профессии, специальности, должности, требуемой квалификацией, которые за­крепляются в трудовом договоре согласно штатному расписанию, трудовая функция работника определяется его обязанностями и непосредственно должностной инструкцией. Нанимателю запрещено требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (ст. 20 ТК).

Если же при поручении работы в новом подразделении необходимо изменить функциональные обязанности и должностную инструкцию работника, то это приведет к изменению прежней трудовой функции, и новые условия труда следует офор­мить в порядке перевода с согласия работника.

Должностные инструкции

После перевода работников встанет вопрос об утверждении должностных инструкций.

Должностная инструкция служащего разрабатывается в соответствии с содержанием раздела «Долж­ностные обязанности» квалификационной характеристики должности, которую он занимает (п. 10 Общих положений).

Должностная инструкция является ЛНПА, который наниматель  разрабатывает и утверждает самостоятельно.

В должностной инструкции определяется конкретная трудовая функ­ция (должностные обязанности) служащего, а также его права и ответственность.

По решению нанимателя трудовая функция (должностные обязанности) работника может предусматривать выполнение обязанностей, содержащихся в квалификационных характеристиках других должностей, близ­ких по содержанию работ, равных по сложности и не требующих изменения квалификации служащего.

На руководителей организаций (структурных (обособленных) под­разделений) должностные инструкции, как правило, не разрабатываются.

Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя организации определяются в учредительных документах, а руководителей структурных (обособленных) подразделений – в положениях об этих подразделениях.

Должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации заместителей руководителей организации (структурных (обособленных) подразделений) определяются на основании квалификационных характеристик должностей соответствующих руководителей.

На заместителя руководителя организации (структурного (обособленного) подразделения) возлагаются должностные обязанности по руководству и управлению определенным направлением (видом) деятельности организации (структурного (обособленного) подразделения), а также выполнение обязанностей руководителя при его отсутствии в случаях, предусмотренных законодательством (трудовой отпуск, болезнь, командировка и др.).

Распределение должностных обязанностей между заместителями руководителя организации, как правило, осуществляется на основании приказа (распоряжения) нанимателя.

Оформление изменений

При введении новой структуры и штатного расписания в организации у работников могут измениться существенные условия труда.

Согласно ст. 32 ТК в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами наниматель имеет право в порядке, предусмотренном данной статьей, изменить существенные условия труда работника при продолжении им работы по той же специальности, квалификации или должности, определенным в трудовом договоре.

Изменением существенных условий труда признается изменение системы оплаты труда, режима рабочего времени, включая установление или отмену неполного рабочего времени, изменение гарантий, уменьшение размеров оплаты труда, а также других условий, устанавливаемых в соответствии с ТК.

Наниматель обязан предупредить работника об изменении существенных условий труда письменно не позднее, чем за 1 месяц. Сегодня руководители организаций вправе изменять существенные условия труда работника в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами, предупредив об этом его письменно не позднее, чем за 7 календарных дней (подп. 3.2 п. 3 Декрета Президента от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций»).

При отказе работника от продолжения работы с изменившимися существенными условиями труда трудовой договор прекращается по п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК.

Обратите внимание, что изменение профессии, должности работника следует рассматривать как перевод и руководствоваться при этом нормами ст. 30 ТК.

В случае исключения из штатного расписания организации профессии или должности, которую занимает работник, и отказа работника от перевода на работу по другой профессии, должности наниматель обязан применять порядок и условия, установленные ст. 43 ТК. Это ситуация расторжения трудового договора по инициативе нанимателя в связи с сокращением численности или штата работников (п. 1 ст. 42 ТК).