Компенсации за износ имущества работника и арендной платы в бухгалтерском и налоговом учете

Работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, вправе получить за их износ (амортизацию) компенсацию, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем (ст. 106 ТК).

Основанием для выплаты компенсации за использование, например, автомобиля в служебных целях, является факт использования работником автомобиля в рабочее время для выполнения своих трудовых обязанностей (т.е. в производственных целях). Такого рода компенсация может быть выплачена нанимателем в рамках трудовых отношений. В этом случае имущество работника не передается нанимателю.

Согласно ст. 577 ГК по договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Таким образом, если наниматель и работник заключают договор аренды имущества, в нем следует указать сумму арендной платы, которую наниматель обязан уплачивать работнику. В этом случае имущество работника передается нанимателю, составляется акт приемки-передачи имущества, подписываемый сторонами.

Компенсация за использование работником имущества в служебных целях и арендная плата по договору аренды имущества являются доходами работника.

Рассмотрим порядок бухгалтерского и налогового учета таких доходов.

Использование имущества в рамках трудовых отношений

В трудовом договоре, заключенном с работником, либо в дополнительном соглашении к трудовому договору наниматель прописывает режим использования имущества работника в служебным целях, размер компенсации и сроки ее выплаты работнику, а также определяет обязанности по несению расходов на ремонт и обслуживание имущества.

Максимальный размер компенсации в законодательстве не ограничен. Для выплаты компенсации за определенный период работник должен фактически эксплуатировать свое имущество в служебных целях и это должно быть доказано первичными документами, составленными в соответствии с требованиями ст. 10 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности». Так, основанием для выплаты компенсации за использование, например, автомобиля являются путевые листы, накладные, табели учета рабочего времени и др., из которых видно, что работник выполнял свои обязанности, не находился в отпуске, на больничном и т.д. В связи с тем что имущество работника, используемое им в служебных целях для выполнения своих трудовых обязанностей, фактически нанимателю не передается и к последнему не переходит право пользования им, такое имущество не учитывается ни в балансе, ни на забалансовых счетах.

Расчеты с работниками, кроме расчетов по оплате труда, выплате дивидендов и других доходов от участия в уставном фонде организации, расчетов с подотчетными лицами, производятся на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (п. 57 Ин­струкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Мин­фина от 29.06.2011 № 50, далее – Инструкция № 50). Аналитический учет ведется по каждому работнику.

В зависимости от цели использования имущества работника суммы компенсации могут отражаться в следующем порядке:

– в составе затрат по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, если использование работником собственного имущества в интересах нанимателя непосредственно связано с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, и будут отражаться на тех же счетах затрат, что и заработная плата работника, а именно 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные затраты», 26 «Общехозяйственные затраты», 44 «Расходы на реализацию» и др. (п.п. 9–12 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утв. постановлением Минфина от 30.09.2011 № 102, далее – Инструкция № 102), и согласно п. 1 ст. 130 НК учитываться при налогообложении;

– в составе внереализационных расходов, когда использование работником имущества производится для осуществления деятельности нанимателя, но в целях, непосредственно не связанных с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, и будут отражаться в составе прочих расходов по текущей деятельности по дебету счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» субсчет 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности» (п. 13 Инструкции № 102) и в соответствии со ст. 129 НК будут учитываться при налогообложении.

Компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих работнику, освобождаются от подоходного налога (подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК). Все остальные виды компенсации облагаются подоходным налогом.

Таким образом, компенсация за использование собственного имущества в служебных целях является для работника доходом и признается объектом обложения подоходным налогом по ставке 13%. Напомним, что налоговая база подоходного налога определяется ежемесячно как денежное выражение подлежащих налогообложению доходов, уменьшенных на сумму налоговых вычетов, применяемых последовательно в соответствии со ст.ст. 164–166 и 168 НК. В соответствии с п.п. 1 и 8 ст. 175 НК организация, являющаяся налоговым агентом, обязана удержать исчисленную сумму подоходного налога с физических лиц непосредственно из начисленной суммы компенсации при ее фактической выплате не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату компенсации и (или) дня перечисления ее со счетов организации в банке на карт-счет работника либо по его поручению на счета третьих лиц в банках.

В соответствии со ст. 2 Закона от 29.02.1996 № 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь» объектом для начисления обязательных страховых взносов в бюджет фонда являются для работодателей и работающих граждан – выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, кроме предусмотренных Перечнем выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утв. постановлением Совмина от 25.01.1999 № 115 (далее – Перечень № 115).

Объектом для начисления страховых взносов являются выплаты всех видов, начисленные в пользу лиц, подлежащих обязательному страхованию от несчаст­ных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, по всем основаниям независимо от источников финансирования, кроме выплат, предусмотренных Перечнем № 115 (п. 2 Положения о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утв. постановлением Совмина от 10.10.2003 № 1297). В соответствии с главой 16 Положения о страховой деятельности в Республике Беларусь, утв. Указом Президента от 25.08.2006 № 530 (далее – Указ № 530), обязательство по уплате страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний несет только наниматель, который и является страхователем.

Компенсации в целях возмещения работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, предусмотренные в главе 9 ТК, не облагаются взносами в ФСЗН и Белгосстрах (п. 3 Перечня № 115). Это подтверждено и письмом ФСЗН от 24.10.2014 № 08-07/3289 «О взносах на государственное социальное страхование».

Пример 1. Работник организации – специалист по продажам использует личный автомобиль в служебных целях. В соответствии с договором на использование личного автомобиля организация выплачивает ему ежемесячно компенсацию за износ автомобиля в размере 300 BYN.

В бухучете организации делаются следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, BYN
Начислена компенсация за износ автомобиля (учитывается при налогообложении)	44	73	300
Удержан подоходный налог с суммы компенсации (13%) (300 х 13 / 100)	73	68-4	39
Компенсация перечислена на банковскую карточку работника (300 – 39)	73	51	261

Использование имущества работника в рамках договора аренды

Переданное по договору аренды нанимателю имущество работника не является собственностью нанимателя, поэтому на балансовых счетах не отражается.

Если в аренду у работника взято основное средство, то согласно п. 13 Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств, утв. постановлением Минфина от 30.04.2012 № 26, основные средства, полученные в аренду, учитываются на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» по стоимости, указанной в договоре аренды. В соответствии с п. 79 Инструкции № 50 аналитический учет по забалансовому счету 001 «Арендованные основные средства» ведется по арендодателям, ссудодателям и отдельным объектам основных средств.

Если в аренду у работника взято иное имущество, не относящаяся к основным средствам, то для отражение в бухгалтерском учете забалансовые счета не предусмотрены. Например, если в аренду взят инструмент, наниматель может открыть забалансовый счет 010 «Товарно-материальные ценности, полученные в аренду», определив открытие такого счета в учетной политике организации.

Доходы работника от сдачи имущества в аренду признаются объектом обложения подоходным налогом по ставке 13% (п. 1 ст. 153 НК и подп. 1.4 п. 1 ст. 154 НК). Исчисление подоходного налога по доходам работника в части арендной платы за использованное имущество производится с учетом особенностей, определенных в п. 1-2 ст. 172 НК: доходы по договорам гражданско-правового характера включаются в доходы того месяца, в котором осуществляется их начисление, независимо от того, за какие периоды такие сум­мы выплачиваются. Иными словами, суммы арендной платы включаются в доходы работника в целях исчисления подоходного налога в том месяце, в котором осуществляется их начисление, независимо от того, за какие периоды такие суммы выплачиваются.

Организация, выплачивающая арендную плату работнику, признается налоговым агентом и обязана с суммы арендной платы исчислить, удержать и перечислить в бюджет сумму подоходного налога (ст. 23 НК, а также п.п. 1 и 8 ст. 175 НК). Удержание суммы налога, исчисленной из арендной платы, производится нанимателем непосредственно из доходов работника при их фактической выплате.

Поскольку договор аренды не подпадает под действие норм ст. 7 Закона от 31.01.1995 № 3563-XII «Об основах государственного социального страхования» и п. 272 Указа № 530, то сумма арендной платы не подлежит обложению страховыми взносами в ФСЗН и не является объектом для начисления страховых взносов в Белгосстрах.

Бухгалтерский учет

Расчеты с работником по арендной плате отражаются, как правило, на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», к которому может быть открыт отдельный субсчет. Также согласно п. 47 Инструкции № 50 организация вправе использовать и счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В зависимости от направления использования нанимателем арендованного у работника имущества арендная плата:

– отражается на счетах учета затрат на производство и расходов на реализацию – счет 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные затраты», 26 «Общехозяйственные затраты» и др., если арендованное имущество используется нанимателем при производстве и реализации товаров (работ, услуг) (п.п. 9–12 Инструкции № 102);

– включается в состав прочих расходов по текущей деятельности с отражением по дебету счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» субсчет 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности», когда использование арендованного имущества не связано с основной деятельностью предприятия, а относится к прочей текущей деятельности (п. 13 Инструкции № 102).

При исчислении налога на прибыль сумма арендной платы может быть учтена нанимателем:

– в составе затрат по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, если арендуемое имущество наниматель использует в деятельности, непосредственно связанной с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав (ст. 130 НК);

– в составе внереализационных расходов, если арендованное у работника имущества используется для осуществления деятельности нанимателя, но в целях, непосредственно не связанных с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав (ст. 129 НК).

Пример 2. Наниматель заключил с работником договор аренды автомобиля для использования его в производственной деятельности организации. Cтоимость автомобиля согласно договору – 24 000 BYN. В соответствии с договором организация выплачивает работнику ежемесячно арендную плату в размере 300 BYN.

В бухучете организации делаются следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, BYN
Принят на забалансовый счет арендованный автомобиль	001		24 000
Начислена плата за аренду автомобиля (учитывается при налогообложении)	20 (23, 25, 26, 29, 44)	73 (60)	300
Удержан подоходный налог (300 х 13 / 100)	73 (60)	68-4	39
Перечислена работнику арендная плата на карточку (300 – 39)	73 (60)	51	261