Командировка в Азербайджан: как возместить расходы по найму жилья

К валютному счету организации открыта корпоративная карточка, которая выдается работникам при направлении в командировку. Работник, командированный в Азербайджан, оплатил корпоративной картой 5 дней проживания в гостинице в общей сумме 300 USD (60 USD х 5 дней). Произведенный платеж за жилье подтверждает выписка к валютному счету. Также работник представил документы, подтверждающие оплату жилья из расчета 60 USD за 1 сутки проживания.

В каком размере возмещаются работнику расходы по найму жилого помещения?

В размере, определенном в приложении 2 к Положению № 176^1.

Обратите внимание, что со вступлением в силу постановления № 176 подходы к возмещению расходов по найму жилого помещения кардинально поменялись.

Аванс на командировочные расходы может быть выдан нанимателем как наличными деньгами, так и с использованием корпоративных дебетовых карточек².

Использование корпоративной карточки предусматривается договором между банком-эмитентом и юридическим лицом (организацией). Корпоративная карточка открывается к счету организации. Такие карточки могут быть открыты к счетам в белорусских рублях или в валюте, использоваться в соответствии с режимом счета организации как для получения наличных денежных средств или проведения безналичных расчетов на территории Беларуси, так и за ее пределами³.

Режим использования корпоративной карточки устанавливается заключенным договором об использовании карточки⁴. Порядок выдачи карточек на период командировок разрабатывает организация. На время командировки работник является держателем карточки.

Документом, подтверждающим проведение по счету клиента операций при использовании карточки, является выписка по соответствующему счету, порядок предоставления которой определяется в договоре об использовании карточки. В выписку по счету должна быть включена информация обо всех проведенных клиентом и отраженных по счету клиента операциях при использовании карточки за определенный период⁵.

Возмещение расходов по найму жилого помещения за границей осуществляется без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложении 2 к постановлению № 176⁶.

В частности, компенсация за день проживания в Азербайджане установлена в размере 120 USD.

Таким образом, несмотря на подтверждающие документы о стоимости жилья 60 USD/сутки, наличие выписки к счету о реальных расходах, наниматель должен возместить работнику разницу между фактически понесенными расходами на жилье, оплаченными карточкой, и суммой расходов за наем жилого помещения, рассчитанной в соответствии с приложением 2 к постановлению № 176.

Расходы по найму жилого помещения за 5 суток составят 600 USD.

Учитывая, что часть этой суммы оплачено корпоративной карточкой, наниматель при возвращении из командировки должен доплатить работнику еще 300 USD.

В данной ситуации возник вопрос: имеет ли смысл выдача работнику корпоративной карточки в командировку?

1. Этот вариант удобен для работника, если:

– на карточку зачислена сумма большая, нежели израсходовано в командировке в пределах норм, и при этом работник не снимал наличные денежные средства, тогда возвращать нанимателю ничего не придется, т.к. неизрасходованная сумма остается на счете.

2. Этот вариант удобен для нанимателя:

– тем, что не нужно прилагать усилия для истребования излишне выданных денежных средств работнику. Для целей бухгалтерского учета денежные средства, находящиеся на счете, к которому открыта корпоративная карточка, не признаются для командированного работника авансом на командировочные расходы. Денежные средства считаются полученными под отчет работника только по мере списания их со счета.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете выдача аванса путем перечисления денежных средств на корпоративную карточку отражается следующими проводками⁷:

Таблица 1

Содержание операции	Дебет	Кредит
Переведены белорусские рубли с текущего (расчетного) счета организации на отдельный текущий (расчетный) счет, к которому выдана корпоративная карточка	51 отдельный субсчет	51
Переведена иностранная валюта с валютного счета организации на отдельный валютный счет, к которому выдана корпоративная карточка	52 отдельный субсчет	52

¹Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утв. постановлением Совмина от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176).

²Пункт 5 постановления № 176; п. 34 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утв. постановлением Правления Нацбанка от 29.03.2011 № 107; п.п. 30, 31, 35 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утв. постановлением Правления Нацбанка от 29.03.2013 № 185.

³ Пункт 25 Инструкции о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утв. постановлением Правления Нацбанка от 18.01.2013 № 34 (далее – Инструкция № 34).

⁴Пункты 25, 28 и 29 Инструкции № 34.

⁵Часть 5 п. 38 Инструкции № 34.

⁶Пункт 16 Положения № 176.

⁷Пункты 40, 41 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50.

Авторы публикации:

Наталья БОРИСЕНКО, аудитор