Как возместить стоимость топлива физическому лицу
Организация имеет штат сотрудников, работающих по трудовым договорам. Также организация привлекает по мере необходимости для выполнения работ (оказания услуг) физических лиц по гражданско-правовым договорам.
Как отражать в бухгалтерском учете и учитывать при налогообложении прибыли расходы на возмещение топлива работнику при использовании им личного автомобиля в служебных целях?
Если выполняется работа (оказывается услуга) по гражданско-правовому договору, стоимость топлива включается в вознаграждение или в затраты при использовании личного автомобиля физического лица?
Использование личного автомобиля в служебных целях
Согласно ст. 106 ТК1 работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем.
Важной особенностью является то, что при использовании работником своего имущества для нужд нанимателя последнее не передается организации в собственность, во владение и (или) пользование и его использование осуществляется владельцем – работником организации как для нужд нанимателя, так и для собственных.
При учете расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ) при использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо учитывать следующее.
Письмом № 2-2-9/16322 разъяснено, что если произведенные организацией расходы связаны с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, не поименованы в НК3 как не учитываемые и не являются внереализационными расходами, они могут быть включены в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении.
Таким образом, расходы организации на приобретение ГСМ для эксплуатации транспортного средства, используемого ее работником для нужд этой организации, могут быть включены в состав затрат, учитываемых при налогообложении, при соблюдении приведенных ниже условий:
1) соглашение между организацией и ее работником по использованию им своего транспортного средства для нужд организации-нанимателя оформлено документами, определяющими в т.ч. порядок несения расходов на содержание и эксплуатацию транспортного средства;
2) документально подтвержден факт использования транспортного средства для нужд нанимателя, а не для нужд его владельца-работника;
3) наличие связи использования работником своего транспортного средства для нужд нанимателя, связанных с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав организацией-нанимателем.
Как сказано в письме № 2-2-23/637, факт использования транспортного средства для нужд нанимателя, а не для нужд его владельца-работника должен быть подтвержден документально.
Согласно Закону4 каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (ПУД). Сведения, которые должны содержать ПУД, поименованы в ст. 10 Закона.
Исходя из вопроса, топливо изначально приобретается работником и возмещается организацией.
Бухгалтерский учет топлива необходимо вести в соответствии с требованиями гл. 4 Инструкции № 1335.
Оприходование ГСМ производится на основании ТТН и других ПУД(п.78 Инструкции № 133).
Допускается использование личных денежных средств работников в белорусских рублях для приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам в интересах юридического лица, подразделения, ИП в пределах размеров, установленных гл. 7 Инструкции № 1176.
Лица, указанные в п. 75 Инструкции № 117 и израсходовавшие личные денежные средства в белорусских рублях, имеют право не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам, исключая день приобретения, представить отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов для возмещения средств, использованных ими в интересах юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, профессионального союза (ч. 3 п. 89 Инструкции № 117).
К отчету об израсходованных суммах прилагаются в т.ч. следующие документы, подтверждающие расходы по текущим операциям, включая расходы по служебным командировкам:
– платежный документ, содержащий наименование продавца, учетный номер плательщика (УНП), порядковый номер платежного документа, дату и время проведения операции продажи товара (выполнения работы, оказания услуги), оформления (печати) чека продажи, наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму. В случае отсутствия в платежном документе указанной информации документами, подтверждающими расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг), являются платежный документ и товарный чек либо иной документ, подтверждающий приобретение товаров (выполнение работ, оказание услуг), содержащий наименование продавца, учетный номер плательщика (УНП), дату продажи товара (работы, услуги), наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму, которые подписывает лицо, непосредственно осуществившее отпуск товаров (выполнившее работы, оказавшее услуги), с указанием должности, фамилии и инициалов;
– квитанция о приеме наличных денежных средств;
– платежный документ и карт-чек в случае оплаты текущих операций с использованием кассового оборудования при осуществлении расчетов в безналичной форме посредством банковских платежных карточек. При отсутствии платежного документа и (или) карт-чека прилагается выписка по счету клиента, доступ к которому обеспечивается банковской платежной карточкой;
– карт-чек в случае оплаты текущих операций с применением программно-технических средств, обеспечивающих обслуживание держателей карточек, в т.ч. систем дистанционного банковского обслуживания (банкомат, инфокиоск, интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, ТВ-банкинг, USSD-банкинг), либо выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка.
Оприходование материалов, закупленных за наличный расчет, производится на основании документов, подтверждающих покупку (товарных и кассовых чеков и др.), которые прилагаются к авансовому отчету (п. 31 Инструкции № 133).
Таким образом, основанием для оприходования топлива в бухгалтерском учете, приобретенного работником, будет являться авансовый отчет работника с приложением подтверждающих его покупку документов.
Справочно: бухгалтерский учет ГСМ организациями ведется на сч. 10 «Материалы» по видам ГСМ, местам хранения и материально ответственным лицам (МОЛ). При этом могут быть открыты следующие субсчета: «Топливо на складах», «Топливо в баках транспортных средств» (п. 80 Инструкции № 133).
На субсч. «Топливо в баках транспортных средств» учитываются ГСМ, полученные на заправку автомобиля водителями (ч. 1 п. 82 Инструкции № 133).
С учетом норм п. 56 Инструкции № 507 в бухгалтерском учете стоимость приобретенного топлива отражается:
Д-т сч. 10 «Материалы»
К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Стоимость топлива, фактически израсходованного на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается в Д-т счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с К-та сч. 10 «Материалы» субсч. «Топливо в баках транспортных средств» в зависимости от направления их использования.
Основанием для списания топлива на затраты производства могут являться накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе топлива или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет топлива, делается соответствующая отметка (п. 83 Инструкции № 133). Данные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 10 Закона.
Справочно: в настоящее время субъекты хозяйствования при осуществлении экономической и транспортной деятельности выполняют автомобильные перевозки без оформления путевых листов (подп. 4.5 п. 4 Декрета № 78).
Таким документом может быть путевой лист (в т.ч. по ранее использовавшейся форме) либо иной документ, определенный организацией. Форма, порядок заполнения такого документа определяются организацией самостоятельно.
Сведения, содержащиеся в путевом листе (ином аналогичном документе), должны позволять установить производственный характер использования автомобиля (связь с производством и реализацией продукции, товаров, работ, услуг) для обоснованного включения стоимости израсходованного топлива в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли (например, целесообразно указывать день и время использования автомобиля, маршрут передвижения, другие сведения, необходимые для подтверждения производственного характера использования автомобиля).
Отдельные программные продукты содержат, например, карточки учета расхода топлива, которые составляются только в количественном выражении. Такие организации могут применять, например, самостоятельно разработанный акт на списание топлива, содержащий обязательные сведения, предусмотренные п. 2 ст. 10 Закона для ПУД, который будет составляться на основании карточек учета расхода топлива. В учетной политике организации можно указать, что карточкой учета расхода топлива является путевой лист и он же является основанием для составления акта списания ГСМ. При этом такой документ должен позволять установить производственный характер использования автомобиля (связь с производством и реализацией продукции, товаров, работ, услуг) для обоснованного включения стоимости израсходованного топлива в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли.
Разработанные организацией для применения формы ПУД организации включают в учетную политику (абз. 4 п. 4 ст. 9 Закона).
Затраты на топливо, использованное в производственных целях, могут, как правило:
– включаться в себестоимость реализованной продукции, товаров, работ, услуг в качестве прямых затрат с отражением по Д-ту сч. 20 «Основное производство» (п. 9 Инструкции № 1029, п. 23 Инструкции № 50);
– отражаться в составе общепроизводственных затрат на сч. 25 «Общепроизводственные затраты» (п. 11 Инструкции № 102, п. 24 Инструкции № 50);
– отражаться в составе общехозяйственных затрат на сч. 26 «Общехозяйственные затраты» (п. 10 Инструкции № 102, п. 25 Инструкции № 50);
–отражаться в составе расходов на реализацию на сч. 44 «Расходы на реализацию» (п.п. 10, 12 Инструкции № 102, п. 35 Инструкции № 50).
К затратам, учитываемым при налогообложении, относятся:
– затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав;
– нормируемые затраты (п. 1 ст. 169 НК).
К нормируемым затратам относятся затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством.
При отсутствии таких норм для механических транспортных средств затраты принимаются в пределах норм расхода топлива, установленных их заводом-изготовителем, а при отсутствии таковых – в пределах норм, установленных руководителем организации. Нормы, установленные руководителем организации, действуют до момента утверждения нормативным правовым актом в установленном порядке норм для соответствующего механического транспортного средства, если иное не установлено законодательством. При отсутствии установленных норм расхода топливно-энергетических ресурсов затраты на оплату их стоимости признаются сверхнормативными (подп. 1.2 п. 1 ст. 171 НК).
При этом с 1 января 2020 г. вступил в силу Указ № 50310, согласно п. 6 которого включаются в состав нормируемых затрат затраты на оплату стоимости топлива для механических транспортных средств, судов, машин, механизмов и оборудования, израсходованного в пределах норм:
–установленных руководителем организации самостоятельно;
– путем обращения в аккредитованную испытательную лабораторию.
Таким образом, затраты на топливо являются в 2020 году нормируемыми. При этом нормы устанавливаются руководителем организации самостоятельно или путем обращения в аккредитованную испытательную лабораторию.
Если выполняется работа (оказывается услуга) по гражданско-правовому договору
По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику в установленный срок, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (уплатить цену работы). Работа выполняется за риск подрядчика, если иное не предусмотрено законодательством или соглашением сторон (п. 1 ст. 656 ГК11).
В договоре подряда указываются цена подлежащей выполнению работы или способы ее определения. При отсутствии в договоре таких указаний цена определяется в соответствии с п. 3 ст. 394 НК исходя из обычно применяемых за аналогичные работы цен с учетом необходимых расходов, понесенных сторонами (п. 1 ст. 663 ГК).
Цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение (п. 2 ст. 663 ГК).
Цена работы может быть определена путем составления сметы.
В случае, когда работа выполняется в соответствии со сметой, составленной подрядчиком, смета приобретает силу и становится частью договора подряда с момента подтверждения ее заказчиком (п. 3 ст. 663 ГК).
Цена работы (смета) может быть твердой или приблизительной. При отсутствии других указаний в договоре подряда цена работы считается твердой (п. 4 ст. 663 ГК).
По договору возмездного оказания услуг одна сторона (исполнитель) обязуется по заданию другой стороны (заказчика) оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги (п. 1 ст. 733 ГК).
Общие положения о подряде (ст.ст. 656–682 ГК) применяются к договору возмездного оказания услуг, если это не противоречит ст.ст. 733–736 ГК, а также особенностям предмета договора возмездного оказания услуг (ст. 737 ГК).
Таким образом, если выполняется работа (оказывается услуга) по гражданско-правовому договору, расходы на топливо исполнителя могут быть:
– включены в состав вознаграждения за выполненную работу (оказанную услугу);
– отдельно предусмотрены в договоре подряда (оказания услуг) как компенсируемые издержки подрядчика, кроме вознаграждения.
Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками, подрядчиками, исполнителями за приобретенное имущество, выполненные работы, оказанные услуги и др., а также о расчетах с использованием аккредитивов.
Стоимость приобретенного имущества, выполненных работ и оказанных услуг отражается:
Д-т сч.сч. 08 «Вложения в долгосрочные активы», 10 «Материалы», 20 «Основное производство», 41 «Товары» и других счетов
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»(п. 47 Инструкции № 50).
Таким образом, если выполняется работа (оказывается услуга) по гражданско-правовому договору, расходы на топливо в цене договора подряда (оказания услуг) (включенные в состав вознаграждения либо отдельно предусмотренные в договоре подряда (оказания услуг) как компенсируемые издержки подрядчика) следует отражать в бухгалтерском учете следующим образом:
Д-т сч.сч. 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные затраты», 26 «Общехозяйственные затраты», 44 «Расходы на реализацию» и др.
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Справочно: при заключении договоров подряда (оказания услуг) с физическими лицами следует помнить о требованиях Указа № 31412.
Юридические лица и ИП, предоставляющие работу гражданам по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг и создание объектов интеллектуальной собственности (далее – гражданско-правовые договоры), обязаны заключать с ними указанные договоры в письменной форме и определять в этих договорах кроме условий, установленных законодательством, следующие существенные условия:
– порядок расчета сторон по гражданско-правовым договорам, включая суммы, подлежащие выплате;
– обязательство заказчика – юридического лица или ИП, предоставляющего работу гражданам по гражданско-правовым договорам (далее – заказчик), по уплате за них в установленном порядке обязательных страховых взносов на государственное социальное страхование в ФСЗН;
– обязательства сторон по обеспечению безопасных условий работы исходя из обязанностей сторон гражданско-правового договора, перечисленных в подпунктах 1.3 и 1.4 п. 1 Указа № 314, и ответственность за их невыполнение;
– основания досрочного расторжения гражданско-правового договора;
– ответственность за неисполнение заказчиком обязательств по оплате выполненной работы, оказанной услуги либо созданного объекта интеллектуальной собственности в виде неустойки в размере не менее 0,15% невыплаченной суммы за каждый день просрочки;
– обязательство заказчика по уплате страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если выполнение работ, оказание услуг, создание объектов интеллектуальной собственности по заключенным им гражданско-правовым договорам с гражданами осуществляется в местах, предоставленных заказчиком (п. 1 Указа № 314).
1Трудовой кодекс.
2 Письмо МНС от 12.09.2011 № 2-2-9/1632 «О затратах, учитываемых при налогообложении».
3 Налоговый кодекс (далее – НК).
4 Закон от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон).
5 Инструкция по бухгалтерскому учету запасов, утв. постановлением Минфина от 12.11.2010 № 133 (далее – Инструкция № 133).
6 Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117).
7 Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50).
8 Декрет Президента от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства».
9 Инструкция по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утв. постановлением Минфина от 30.09.2011 № 102 (далее – Инструкция № 102).
10 Указ Президента от 31.12.2019 № 503 «О налогообложении».
11 Гражданский кодекс (далее – ГК).
12 Указ Президента от 06.07.2005 № 314 «О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам» (далее – Указ № 314).
