Как легализовать документы. Что нужно знать об апостиле

Чтобы официальные документы, составленные на территории Беларуси государственными органами или организациями, имели юридическую силу за пределами страны, их нужно легализовать.

Легализация

Легализация – это специальная процедура, направленная на придание официальным документам юридической силы для их предоставления в компетентные органы за рубежом.

Легализация документов может осуществляться в форме:

1)   проставления апостиля для документов, предоставляемых в странах – участницах Гаагской конвенции об отмене требований легализации иностранных официальных документов (подписана 5 октября 1961 г.). То есть действие Гаагской конвенции распространяется на официальные документы, которые совершены на территории одной страны-участницы и должны быть представлены на территории другой страны-участницы;

2)   консульской легализации для документов, предоставляемых в странах, не являющихся участницами Гаагской конвенции.

Основное отличие консульской легализации от проставления апостиля – это территория, на которой действителен документ. Так, документ с апостилем действителен во всех странах, присоединившихся к Гаагской конвенции, а документ с консульской легализацией – только в стране, для которой он легализован.

Проставление апостиля – это упрощенная процедура легализации документов и применяется только в тех государствах, которые присоединились к Гаагской конвенции (в настоящее время их более 126).

Апостиль

Апостиль – это удостоверение подлинности подписи и статуса лица, подписавшего документ, подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

Предусмотренный ст. 3 Гаагской конвенции апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом. Апостиль должен соответствовать образцу, приложенному к данной Конвенции, и может быть составлен на официальном языке выдавшего органа. Имеющиеся в апостиле пункты могут быть изложены на втором языке. Заголовок Apostille (Conventiondela Hayedu 5 octobre 1961) должен быть на французском языке (ст. 4 Гаагской конвенции).

В каждой стране своя форма апостиля.

Форма апостиля, проставляемого уполномоченными госорганами РБ установлена постановлением Совмина от 15.12.1992 № 754. Апостиль проставляется на самом документе либо на отдельном листе, скрепляемом с документом, путем проставления оттиска штампа апостиля либо проставления апостиля с использованием технических средств или специальных материалов.

После проставления апостиля официальный документ приобретает юридическую силу на территории всех стран – участниц Гаагской конвенции.

Согласно ст. 1 Гаагской конвенции она распространяет свое действие на следующие официальные документы:

– документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

– административные документы;

– нотариальные акты;

– официальные пометки, такие как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверение подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Проставление апостиля

В зависимости от того, кем выдан документ, за проставлением апостиля на территории РБ необходимо обращаться (п. 2 постановления Совмина от 15.12.1992 № 754) в:

– главные управления юстиции областных, Минского городского исполнительных комитетов, если документ исходит из судов, нотариальных архивов, а также от нотариусов;

– Министерство образования, если документ выдан учреждением образования;

– Департамент по архивам и делопроизводству Минюста, если документ, исходит из госархивов РБ.

Если названные документы поступили из дипломатических представительств и консульских учреждений Беларуси либо истребованы ими, апостиль на них проставляет МИД. Это же министерство проставляет апостиль на всех иных видах документов.

Апостиль проставляется на оригинал документа, на нотариально заверенные копии или на перевод этого документа. Как правило, апостиль проставляется на оригинале документа. Если в иностранное государство предоставляется копия документа, а не оригинал, или на оригинал невозможно поставить апостиль (например, на оригинал паспорта апостиль не ставят), то сначала нужно сделать копию документа, затем удостоверить ее у нотариуса, а уже потом обратиться в главное управление юстиции, чтобы апостилировать подпись нотариуса.

Проставление апостиля – административная процедура, которая осуществляется в порядке, установленном п. 18.19 перечня административных процедур, осуществляемых госорганами и иными организациями по заявлениям граждан, утв. Указом от 26.04.2010 № 200.

За осуществлением этой процедуры может обращаться как само заинтересованное лицо, на чье имя выдан документ, подлежащий легализации, так и представитель этого лица (ст. 8 Закона № 433-З).

Срок осуществления процедуры – 1 день со дня предъявления документа, а при необходимости проведения специальной проверки, запроса документов и (или) сведений от других государственных органов, иных организаций – 15 дней.

За проставление апостиля на одном документе нужно уплатить 5 базовых величин (п.36 приложения 12 к НК и п.94 приложения 22 к НК).

Иностранный гражданин и лицо без гражданства, находящиеся за пределами Беларуси, за проставлением апостиля на официальном документе, составленном на территории РБ, должны обращаться в соответствующее дипломатическое представительство, консульское учреждение РБ. В этом случае срок осуществления процедуры – 5 дней со дня получения необходимых документов из РБ, а стоимость такой процедуры составит 50 EUR (п. 36 приложения 12 к НК).

Для информации: чтобы избежать лишних проблем при проставлении апостиля, изначально проверьте свои документы на соответствие их следующим требованиям:

– на документе должна стоять подпись и гербовая печать. Если их нет, то нужно сделать нотариально заверенную копию документа, на которой нотариус поставит свою подпись и заверит ее гербовой печатью;

– наименование должности лица, подписавшего документ, собственноручная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия) должны быть четкими;

– оттиски печатей должны быть хорошо читаемыми;

– документ должен содержать регистрационный номер;

– документ не должен содержать исправлений, подчисток, приписок, зачеркиваний; 

– текст документа должен быть печатным, допускается минимальное количество текста, написанного от руки;

– документ не должен быть помятым, порванным или поврежденным;

– документы не должны быть заламинированы.

Следует обратить внимание, что согласно положениям Гаагской конвенции проставление апостиля не требуется, если законы, правила или обычаи, действующие в государстве, в котором представлен документ, либо если договоренность между двумя или несколькими договаривающимися государствами отменяют или упрощают данную процедуру или освобождают документ от легализации (ст. 3 Гаагской конвенции). Поэтому существует особенность представления документов, исходящих из государств, с которыми РБ имеет действующие двусторонние договоры о правовой помощи.

Между рядом государств действуют двусторонние договоры, позволяющие обходиться без дополнительных процедур – документы принимают так, как они выданы, без дополнительного удостоверения.

Например, между Республикой Беларусь и Российской Федерацией 08.12.1999 заключен Договор о создании Союзного государства, в его исполнение приняты иные правовые акты, на основании которых можно говорить о взаимном признании официальных документов, исходящих от уполномоченных органов двух государств. В связи с этим официальные документы, исходящие от уполномоченных органов РФ, принимаются на территории нашего государства без легализации и, соответственно, наоборот.

Двусторонними договорами может быть предусмотрено нотариальное заверение перевода официального документа.

Для некоторых видов документов необходима только консульская легализация, а не апостиль. Так, Гаагская конвенция не распространяется (ст. 1) на документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами, а также на административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Поскольку есть страны, которые не признают присоединения других участников к Гаагской конвенции, то при наличии у вас документа с апостилем в таких странах также могут возникнуть затруднения с их подачей.