Как избежать конфликта между работником и нанимателем (видеокомментарий Натальи Непевной)

Разобраться в некоторых тонкостях, на которые стоит обратить внимание прежде всего нанимателю, нам поможет Наталья Непевная, управляющий партнер компании International Human Capital Academy.

– Начнем с одной из основных проблем – незнания законодательства в области трудовых отношений руководителями высшего и среднего звена организации, неумения ориентироваться в действующем трудовом законодательстве.

Сегодня это значимая проблема. К сожалению, многие руководители топ и среднего уровня не считают необходимым погружаться в область знаний трудового законодательства, считая, что для этих целей есть соответствующие службы в организации, такие, например, как кадровая, юридическая, бухгалтерская, т.е. сервисные подразделения, отвечающие за этот блок. Раз отвечают, то они и должны знать. 

Безусловно, эти службы для того и предназначены, но конфликт начинается, как правило, на конкретном рабочем месте в конкретном подразделении, а не в кадровой службе. И если его вовремя на месте не погасить, то неизбежен трудовой спор. 

Поэтому минимальная правовая грамотность руководителя, особенно линейного, у которого в подчинении люди, а также топ-руководителя позволит избежать трудового спора, разрешить конфликт на его начальной стадии – стадии возникновения. Для этого и необходимо знание простых вещей трудового законодательства, позволяющее дать правильную консультацию обратившемуся с вопросом работнику, правильно оценить складывающуюся ситуацию.

Если конфликт уже набрал обороты, то появляется еще одна проблема многих руководителей – незнание делопроизводства.

Пример

Как правильно подписывать документы и налагать резолюции?

Многие руководители, особо не утруждаясь, в обычном месте резолюции просто ставят подпись.

Резолюция по правилам должна содержать следующие реквизиты:

– исполнителя – кому нужно сделать;

– действие – что нужно сделать;

– дату – в какие сроки нужно сделать.

Только после этого ставится подпись и дата наложения резолюции.

 

Ошибка при увольнении

При увольнении по соглашению сторон многие руководители забывают, что соглашение должно быть достигнуто сторонами.

 

Пример

Работником написано заявление с просьбой уволить его с конкретной даты. Руководитель начинает в резолюции писать про отработки по 3–4 месяца, при этом в законодательстве отработки нигде не предусмотрены.

Далее. Соглашение якобы достигнуто, но конкретная дата сторонами не согласована. Работник попросил уволить с одной даты, руководитель обозначил другую, отдав распоряжение кадровой службе уволить с обозначенной им даты. Работник сопротивляется, его складывающаяся ситуация не устраивает. Итог – соглашение не достигнуто. При этом производятся юридические действия, которые и приводят к трудовому спору, поскольку нарушено законодательство. Дальнейшая встреча сторон возможна в суде или Департаменте по труду.

 

Привлечение к дисциплинарной ответственности

Декрет от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» на сегодняшний день позволяет не просто налагать дисциплинарные взыскания в виде замечания, выговора, увольнения, но и применять лишение мер стимулирующего характера на срок до 12 месяцев. Многие руководители активно используют данную меру, считая ее очень действенной: лучше наказать рублем. 

При применении данной нормы зачастую не соблюдается определенная юридическая процедура, включающая в себя ряд этапов.

 

Пример

Не взяли объяснение у работника. А поскольку объяснения нет, работник не может быть привлечен к ответственности.

Если невозможно взять объяснение в момент нарушения (например, работник был в состоянии алкогольного опьянения), то следует знать, что на оформление объяснительной записки законодательством предоставлен месяц.

На следующем этапе, после оформления необходимых документов и издания приказа о привлечении к дисциплинарной ответственности, работника не ознакомили с приказом или не ознакомили в течение 5 дней, как положено по законодательству. Итог: работник, не ознакомленный с приказом или ознакомленный не в установленный срок, считается не привлеченным к дисциплинарной ответственности.

 

– Подводя итог вышесказанному, руководителям необходимо соблюдать процедуру и порядок составления документов, особое внимание обращать на соблюдение правовых норм при привлечении работника к дисциплинарной ответственности и увольнении.

– Это наиболее часто встречающиеся ситуации. Руководителю нужно понимать, с какой просьбой обратился работник, если что-то непонятно, уточнить у работника, и, конечно, выполнить все процедуры с соблюдением норм трудового законодательства и делопроизводства.

Если работник решит, что действия в отношении его произведены незаконно, это и приведет в дальнейшем к оспариванию произведенных в отношении его действий. Не зная законодательства, невозможно его исполнять, занимаясь впоследствии поиском виновного в сложившейся ситуации.

 

 – Но с одной стороны руководитель, топ-руководитель, возможно, и прав: у него существует кадровая служба, обязанность которой – знать законодательство и разрешать трудовые конфликты.

– Во многих организациях кадровые службы формируются и функционируют по остаточному принципу.

Это не очень высокооплачиваемые специалисты. Специалисты по кадрам или юрисконсульты зачастую получают гораздо меньшую зарплату, чем ключевые сотрудники компании. Как результат, принимают на работу не очень квалифицированных работников, порой даже студентов, обладающих навыками основ делопроизводства.

Такой подход в корне неправильный. Чтобы исключить или хотя бы минимизировать трудовые споры в организации, должно быть налажено постоянное тесное взаимодействие руководителя с кадровыми службами. Должны выделяться соответствующие ресурсы: и материально-технические, и трудовые. Зачастую руководители не считают необходимым вообще в штате иметь кадрового работника, перекладывая эти функции на бухгалтера.

 

– И это еще не самый плохой вариант, когда на бухгалтера…

– Абсолютно верно. Потому что обычно вообще непонятно, на кого они возложены: и секретари ведут кадры, и экономисты.

 

– Наличие отдела кадров или хотя бы специалиста по кадрам в т.ч. зависит и от численности организации. Если работников немного, то как вариант – привлечение кадрового аутсорсинга. У владельцев бизнеса и топ-менеджеров сформировалось совершенно четкое понимание того, что некоторые затратные административные и просто непрофильные функции можно с легкостью передавать на аутсорсинг, экономя средства и приобретая гибкость и четкость бизнес процессов.

– Можно, конечно, привлекать и аутсорсинг, но возникает другая проблема: вопросы кадрового учета – это лицензируемый вид деятельности. Для официального ведения кадрового учета нужно иметь лицензию на оказание юридических услуг. Как показывает практика, не всегда те, кто берется за оказание этих услуг, имеют лицензию.

И проблема не только в этом. Даже те компании, у которых имеется в наличии лицензия, не всегда готовы качественно оказать услуги.

В данной ситуации существует своего рода коллизия в законодательстве. Для того чтобы получить лицензию, необходимо юридическое образование. Кадровик со стажем лицензии не получит, потому что кадровая работа не относятся к правовому стажу, который зачисляется для получения лицензии на оказание юридических услуг.

 

– То есть запись в трудовой не позволяет получить лицензию.

– Да, для кадровика при приеме на работу юридическое образование не требуется. Большинство коллег – опытных кадровиков, с которыми я общаюсь, как раз юридического образования не имеют, но при этом они очень опытные практики, хорошо знающие трудовое законодательство. Лицензию получить они не могут.

 

– Тогда напрашивается вывод, что привлекать к кадровой работе необходимо дипломированных юристов.

– Это уже годами сложившиеся стереотипы: большинство наших руководителей не считают данное направление значимым в работе организации, и персонал нанимают по остаточному принципу. Соответственно при таком подходе дипломированные юристы, зная о сложившемся отношении к кадровым службам, не хотят идти в это направление. Более престижно работать в управлениях, связанных с правовой деятельностью организации, или вообще адвокатами, судьями, прокурорами. Отвечая на вопрос, кто хочет пойти работать в кадровую службу, положительный ответ дадут единицы выпускников-юристов.

 

– И все же в современных условиях ведения бизнеса меняются подходы наших руководителей. В своей команде большинство хочет видеть образованных, грамотных специалистов с юридическим образованием.

– Так и есть, хотя работа специалиста по кадрам настолько разноплановая, что одного юридического образования недостаточно.

Быть классным кадровиком сложно, необходимо сочетать массу других навыков:

• обязательна грамотность в подаче материала, в изложении текстов (в т.ч. приказов), отсутствие грамматических, синтаксических ошибок;
• хорошее знание основ делопроизводства – это вообще отдельная специальность в высших учебных заведениях;
• знание трудового законодательства;
• финансовая грамотность, ведь при составлении контракта необходимо понимать, какие условия оплаты труда следует включить и в каких размерах;
• необходимо быть психологом, к тому же стрессоустойчивым, поскольку при возникновении конфликта кадровик первый на линии огня, именно он принимает на себя всю эмоциональность конфликтующих сторон;
• знание нескольких языков, поскольку, если ты работаешь в международной компании, документооборот необходимо вести на английском или ином языке.

Вот именно таких специалистов – квалифицированных, которые сочетают в себе вышеперечисленные навыки, сегодня готовы нанимать крупные (международные) организации и платить достойную зарплату. Самое печальное, что пока и специалистов таких мало, и организаций немного.

 

Как в организации должны выстраиваться взаимоотношения «наемный работник – руководитель», чтобы избежать ошибок и не довести дело до конфликта и судебного разбирательства?

– Выстраивание в организации понятных для обеих сторон взаимоотношений – это очень важный момент, в т.ч. и при профилактике конфликтов. Это совсем не легко и не просто, но крайне важно и необходимо.

У каждого нанимателя свой соискатель. Несмотря на то, что вакансий на рынке достаточно и соискателей на них претендуют много, очень важно создать тандем «работодатель – соискатель» и наоборот.

Для привлечения квалифицированного работника, а порой и переманивания наниматель предлагает массу всего интересного (иногда и невыполнимого).

Впоследствии – при достижении цели, когда необходимый работник уже в штате – наниматель не может выполнить данные им обещания (уровень заработной платы, какие-то социальные гарантии, льготы, обучающие программы и т.д.).

Не обманывайте своих работников, начиная с обещаний при трудоустройстве, – это прямой и самый быстрый путь к конфликту.

С другой стороны, в бизнесе сегодня уже существует и такая общепринятая норма, как необходимость собрать информацию о соискателе.

В частности, поинтересоваться причинами его ухода с предыдущего места работы, его компетенцией, исполнительной дисциплиной, коммуникабельностью, т.е. профессиональными и непрофессиональными качествами.

Последние также важны, поскольку причинами конфликта зачастую бывают именно непрофессиональные моменты: психологические, моральные качества, коммуникабельность.

 

Пример

В кабинете работает 7 человек. Один из них постоянно слушает музыку, которая мешает остальным, не позволяет сосредоточиться.

Привлечь к ответственности невозможно: работник не нарушает трудовую дисциплину, исполняет свои обязанности. Но при этом в коллективе зреет конфликт.

Далее работника начинают выживать, а он естественно сопротивляться.

Чтобы исключить возможные риски, какую-то информацию стоит собрать на предварительном этапе.

Возможно он суперпрофессионал, но при этом ни с кем в коллективе не может найти общий язык.

Исходя из потребности организации в этом работнике, стоит взвесить все «за» и «против». Может, больше подойдет менее квалифицированный, но более коммуникабельный, при условии заинтересованности именно в командной работе.

 

Вести постоянный диалог с работником

Не слыша подчиненных, вы никогда не узнаете о степени их удовлетворенности или существующих проблемах.

Сегодня руководители больше должны хвалить, прощать и поощрять работников, мотивируя их, нежели наказывать. Бывают, конечно, ситуации, когда нельзя не наказать.

Например, нахождение на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения, особенно когда работа связана с постоянным взаимодействием с клиентами или, что еще хуже, с риском для жизни клиентов (пьяный водитель).

Если же нарушение трудовой дисциплины незначительное, то все-таки лучше не наказывать. Любое наказание, особенно если его применили как наиболее жесткое при возможности сделать предупреждение, демотивирует работника, понижает работоспособность и активность. Работник начинает обдумывать сложившуюся ситуацию (за что меня наказали, вроде бы ничего плохого не сделал).

Умение услышать работника и помочь в какой-то конкретной ситуации – это тоже один из факторов, позволяющий не привести ситуацию к конфликту. По статистике 90% конфликтов можно разрешить на местах. Для этого руководителю необходимо знать о существующей проблеме, пообщаться с работником и постараться найти точки соприкосновения.

 

Четко ставить задачи

Непонятные взаимоотношения между работником и руководителем возникают и в случае, когда руководители не умеют правильно поставить задачу. В результате ожидания руководителя не оправданы, поскольку присутствует его вина или неумение сформулировать задачу доступно и понятно. Работник не понимает, как ее выполнить и что вообще от него хотят. Начинаются претензии к работнику, плавно перерастающие в конфликт.

 

Не бояться ротации кадров

Непонимание поставленной задачи между руководителем среднего звена и работником не означает некомпетентность работника. На практике часто встречаются ситуации, когда при переводе в другой отдел работник находит общий язык с руководителем и добивается значительных результатов. Горизонтальная ротация хороша как среди работников, так и среди руководителей. Этому также не уделяется должного внимания. Не хотим ломать выстроенный годами процесс.

При ротации взгляд нового человека, новый подход к организации работы может дать положительный эффект.

 

Быть доступным к общению с работниками

Есть организации, на которых люди работают 2–3 года и за этот период еще ни разу не видели руководителя. Можно даже мимо пройти и не поздороваться, если, конечно, портрет не висит в холле.

Для работника это очень важный психологический момент, возможность пообщаться с высшим руководством, хотя бы со своим линейным руководителем.  

Руководство организации – очень занятые люди, но доступность руководителя, возможность диалога зачастую мотивирует работника даже больше премии.

Например, на производстве генеральный директор заходит в цех и может просто через рукопожатие поздороваться со своим рабочим. Для работника это значимо, логическая цепочка выстраивается очень просто: руководитель уважает своего работника, т.е. тебя уважают и ты чувствуешь себя членом команды.

 

– И это уже корпоративный дух.

– Да, это корпоративная культура, корпоративный дух. Ты не можешь подвести руководителя, который так уважительно и внимательно к тебе относится. Совершенно меняется сознание, ты себя ощущаешь членом одной команды, которую никоим образом не можешь подвести. Эту тему можно развивать очень долго и приводить множество примеров, но каждый руководитель на своем месте должен понимать значимость этого момента и иметь свою стратегию выстраивания отношений.

 

– Сегодня все чаще мы слышим и о деловой репутации. Это новое для нас понятие, которое прочно закрепляется на рынке.

– Да, это такой аспект, на который сегодня все больше организаций начинают обращать внимание.

Работник, увольняющийся из организации со скандалом, наносит еще и вред бренду работодателя. Скорее всего, он далее будет трудоустраиваться в ту же сферу деятельности, понеся за собой шлейф, что его прошлое место работы ужасно, там творится беспредел и т.д.

В Европе одним из ключевых моментов в системе управления персоналом является безболезненное увольнение работника. Все должны остаться довольны: уволенный работник не должен уйти обиженным, чтобы в дальнейшем не говорить плохо о своих коллегах, руководителях. В Европе при увольнении даже оказывают помощь в дальнейшем трудоустройстве, дают рекомендательные письма.

У нас пока такой культуры нет, но сегодня все очень быстро меняется.

 

– В настоящее время очень быстро меняются подходы к построению бизнеса. По пути компьютеризации и автоматизации в ногу со временем движется и кадровая работа.

– Абсолютно верно.

Уже сегодня активно используется такой новый термин, как кадровое администрирование. Это автоматизация всех процессов, связанных именно с кадровым учетом. На своих публичных выступлениях перед кадровыми работниками я на это всегда обращаю внимание. Уже лет через 10 в таких специалистах вообще не будет необходимости.

По данным статистики, к примеру, бухгалтерский учет или правовые вопросы более чем на 50–60% уже сегодня можно автоматизировать.

 

– Но остается 40%.

– Если взять кадровый учет, то официальная статистика говорит о возможности автоматизации до 80%, т.е. весь бумажный документооборот. В числе 20% останутся работники, решающие сложные правовые вопросы (которые роботу пока не под силу, например, конфликтные ситуации). Все остальное сведется к администрированию баз данных.

Это общемировая практика, и в РБ она активно приживается.

Пока это в основном представители крупного иностранного бизнеса, просчитавшие свои затраты и сделавшие выводы о том, что дороже содержать штат сотрудников, чем один раз вложить средства и автоматизировать процессы.

 

– Сегодня на нашем рынке прижилась новая модная профессия – HR-специалист, которого можно встретить в штате фактически каждого предприятия с определенной численностью работников.

– HR-специалист – это уже немного другое, это бизнес процессы, управление людьми, персоналом. Это очень значимая фигура в организации.

HR-специалист порой является вообще партнером по бизнесу. В таком случае он не просто управляет персоналом, но и выполняет ряд иных функций. Например, анализирует клиентов компании, очень хорошо понимает построение бизнеса, которым занимаются собственники, знает, откуда переманить хороших специалистов, чтобы компания работала еще лучше. У него уже совсем другого уровня задачи.

 

Пример

Посещая многие зарубежные стажировки, фактически по всей Европе, на вопрос руководителю, кто его правая рука, можно услышать ответ: HR-специалист. От грамотно выстроенной работы HR-службы зависит в целом успех компании: правильный подбор персонала, его быстрая адаптация на рабочих местах, климат в коллективе, мотивация сотрудников, оценка и дальнейшее развитие, карьерный рост.

На этот же вопрос белорусские руководители отвечают, что его первый помощник – главный бухгалтер.

 

Многие считают, что доходы организации приносит бухгалтерия. Ни в коем случае не хочу обидеть данную категорию работников, принизить их значимость, но на самом деле не бухгалтерия зарабатывает деньги, а люди, которые в этой организации работают.

Пока наши руководители не перестроятся и к ним не придет понимание, что люди – это не ресурс, а капитал, мы будем топтаться на месте.

 

– HR-специалисты сегодня довольно востребованы на рынке труда и неплохо оплачиваемы.

– Да, более того, интерес к этой профессии неустанно растет. Если посмотреть срез топ-профессий России, то на протяжении уже 5 лет HR-специалисты входят в десятку. Молодежь знает и активно развивается в этом направлении.

Но не стоит отказываться и от профессиональных кадровиков. Учитывая многолетний опыт кадровой работы, работы, связанной с управлением персоналом, зная, как выстроены эти процессы изнутри, обращаю внимание на тот аспект, что от кадровых работников тоже очень многое зависит, их работа несколько отличается от обязанностей HR-специалистов. И она не ограничивается только написанием приказа и записью в трудовой книжке.

 

– Давайте подведем некий итог нашей беседы. Ваши рекомендации руководителям, работникам в наше стремительно развивающееся время.

– Время диктует свои правила. Рынок труда меняется, появляются новые профессии. Меняется и трудовое законодательство, осовременивается, появляются и закрепляются на законодательном уровне новые системы организации труда (например, дистанционная работа). Работник сегодня тоже уже не тот, что 7–10 лет назад.

Сегодняшние работники научились читать законодательство и не просто читать, а на протяжении своей трудовой деятельности накапливать и хранить документы. Ранее при трудоустройстве никто не хотел даже забирать свой экземпляр контракта или трудового договора. На сегодняшний день работники, приходя трудоустраиваться, четко знают процедуру приема на работу (контракт должен быть документом на печатной основе; и пока не получат и не подпишут приказ о приеме на работу, не уйдут из кадровой службы).

1. Никогда не меняйте и не переделывайте документы, которые касаются трудовой деятельности работника. Здесь существуют очень серьезные риски: зачастую при рассмотрении спора работники предоставляют имеющийся у них документ, не совпадающий с экземпляром, предоставленным нанимателем. Таких примеров сегодня достаточно: у нанимателя один табель рабочего времени – подправленный, а у работника есть другой – настоящий, со всеми подписями и печатями, о наличии которого наниматель даже и не предполагает. Нельзя быть уверенным сегодня, что у работника нет копии оригинального документа, поскольку он заинтересован в защите своих прав и всегда найдет способ получить необходимый ему документ.

2. Необходимо организовать доступ работников к локальным правовым документам организации, которые для этого и разрабатываются. Документы лучше сделать применимыми на практике, компактными, но при этом требовать их соблюдения.

Каждый работник должен быть ознакомлен с перечнем своих обязанностей на рабочем месте, знать свой трудовой распорядок, график работы. Инструкции не должны носить формальный характер а должностная инструкция – соответствовать тому, чем на самом деле занимается работник.

3. В контракте или трудовом договоре не следует определять зарплату, делая отсылочную запись «согласно штатному расписанию», или режим работы «согласно графику». При возникновении конфликтной ситуации такой документ будет работать не в пользу нанимателя.

Следует четко соблюдать все процедурные моменты трудового законодательства не только при трудоустройстве, но и в течение всего периода взаимоотношений «наниматель – работник».

4. Любой конфликт пытайтесь разрешить на начальной стадии.

Сегодня в рамках Закона об обращениях граждан работник прекрасно понимает, куда и по какому поводу он может обратиться с жалобой.

Если все же спор возник, не забывайте о возможности заключить мировое соглашение с работником либо обратиться к медиатору. Данный институт очень успешно прижился у нас в стране. Медиаторы сегодня помогают в досудебном порядке урегулировать большое количество конфликтов.

Как работнику, так и нанимателю важно понимать ответственность за свои действия, соблюдать нормы законодательства, в любой ситуации сохранять уважительное отношение друг к другу.

Переговоры – лучшее решение трудового спора!