Инвентаризация кассы

Пришло время для проведения инвентаризаций перед со­ставлением годовой бухгалтерской отчетности, в т.ч. и инвентаризации кассы.

Если незадолго до 1 декабря в связи со сменой материально ответственного лица была проведена инвентаризация кассы, это не исключает необходимости проведения инвентаризации перед составлением отчетности.

Пример 1.

Работник А с 28 ноября согласно графику отпусков уходит в отпуск, в связи с чем по состоянию на 28 ноября в рамках инвентаризации проводится передача денежных средств работнику Б. Организации необходимо провести еще одну инвентаризацию по сроку не ранее 1 декабря в рамках проведения годовой инвентаризации перед составлением отчетности.

Из практики применения указанных норм законодательства целесообразно при составлении графика отпусков материально ответственных лиц учитывать сроки проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности и, соответственно, регулировать даты отпуска, чтобы последний не приходился на период проведения годовой инвентаризации.

 

Внезапная инвентаризация

В соответствии с п. 2 Инструкции № 180 инвентаризация кассы может проводиться любое количество раз по решению руководителя организации (кроме случаев, предусмотренных законодательством).

Организациям целесообразно кроме проведения обязательной годовой инвентаризации кассы проводить как минимум одну внезапную в течение года. Данная процедура позволит проверить добросовест­ность и компетентность кассира, своевременность заполнения им кассовой книги и т.п., оценить системы внутреннего контроля в организации, выявить ошибки в бухгалтерском учете и т.д.

В приказе на проведение внезапной инвентаризации кассы следует указать причину ее проведения.

До вступления в силу Инструкции № 117 в приказе возможно было указать причину: в соответствии с действующим законодательством, с периодичностью проведения один раз в квартал.

Причина на текущий момент – это внезапная инвентаризация с целью оценки и улучшения систем внутреннего контроля в организации.

 

Процедура проведения инвентаризации

Инвентаризация кассы проводится на основании приказа организации в присутствии материально-ответственного лица и всех членов инвентаризационной комиссии. Никаких особенностей по сравнению с проведением инвентаризации других активов нет.

Для начала процедуры кассу необходимо закрыть.

При проведении инвентаризации от материально ответственного лица необходимо получить расписку о  том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы рабочей инвентаризационной комиссии и все поступившие в кассу наличные денежные средства оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Если на момент инвентаризации кассира заменяет иное лицо, то до начала процедуры следует проверить наличие заключенного договора о материальной ответственности с заменяющим работником.

Далее комиссия приступает непосредственно к пересчету наличных денежных средств кассы. При значительном количестве монет и купюр целесообразно составить опись, в которой указать достоинство купюр и монет, их количество, а также общую сумму.

Необходимо не только пересчитать денежные средства, но и обратить внимание на правильность оформления кассовых документов, проверить соблюдение кассовой дисциплины, уделить особое  внимание обеспечению сохранности денег, а также  прочих ценностей в кассе. Следует обратить внимание, где хранятся денежные средства (должны храниться в сейфе).

Целесообразно провести выборочную проверку соответствия кассовых расходных ордеров на сдачу выручки в банк и выписок банка.

Следует также обратить внимание на наличие подписей в расходных кассовых документах (все расходные и приходные документы должны иметь подпись руководителя или главного бухгалтера либо иного уполномоченного лица).

Во время проведения инвентаризации наличные денежные средства не выдаются и не вносятся в кассу организации.

 

Недостача в кассе

Иногда в кассе вместо денежных средств или расходных документов в качестве подтверждения отсутствия недостачи хранятся расписки. Форма расписок не установлена законодательством и не может приниматься в качестве документа, подтверждающего отсутствие наличных денежных средств в кассе. В дан­ном случае следует зафиксировать недостачу.

Пример 2.

У кассира по данным инвентаризации должно быть в наличии денежных средств в сумме 1200 руб. При их пере­счете комиссия зарегистрировала в наличии 1000 руб., а на 200 руб. – расписку от сотрудника организации. В данном случае недостача в кассе составит 200 руб.

 

Излишки в кассе

Если в кассе при пересчете обнаружены излишки, это также считается нарушением. Следует обратить внимание, что хранение собственных средств в кассе не допускается и пояснение кассира о том, что это не излишки, а его собственные денежные средства, в расчет не принимается.

 

Оформляем результаты инвентаризации

По завершении процедуры составляется акт инвентаризации наличных денежных средств. Его следует составить в двух экземп­лярах. Один передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица. При необходимости, например, при смене материально-ответственных лиц, акт может быть составлен и в большем количестве экземпляров.

 Акт инвентаризации наличных денежных средств составляется по форме согласно приложению 17 к Инструкции № 180.

 

 

Следует отметить, что на данный момент эта форма нуждается в доработке, поскольку почтовые марки, ценные бумаги, путевки, талоны и т.п. учитываются на сч. 10 «Материалы», тем не менее заполнение данных строк предусмотрено Инструкцией № 180, и их следует заполнить.

 

Обсуждение проекта инструкции по инвентаризации

Во втором полугодии 2019 г. на общественное обсуждение выносился проект новой инструкции по проведению инвентаризации. В отличие от Инструкции № 180, внесено предложение по утверждению всех форм описей руководителем организации. Этот подход устроил бы субъектов хозяйствования, за основу можно взять ныне действующие многочисленные формы инвентаризационных актов, скорректировав их с учетом специфики своей деятельности. В таком случае и акт по инвентаризации кассы может содержать информацию только о проведении инвентаризации наличных денежных средств, без учета ценных бумаг, марок и т.п.

Если инвентаризация проведена и обнаружены излишки или недостачи денежных средств, то далее принятие решения по результатам инвентаризации за руководителем, которое должно быть отражено в акте инвентаризации денежных средств.

В соответствии с п. 77 Инструкции № 180 результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором было принято решение руководителем по регулированию инвентаризационных раз­ниц, а по годовой инвентаризации – в годовой бухгалтерской отчетности.

 

Отражаем инвентаризацию на счетах бухучета

В бухгалтерском учете при наличии отклонений необходимо сделать следующие бухгалтерские проводки:

Д-т сч. 50 К-т сч. 90-7 – излишки наличных денежных средств;

Д-т сч. 94 К-т сч. 50 – недостачи наличных денежных средств;

Д-т сч. 73 К-т сч. 94 – отнесение недостачи на виновное лицо;

Д-т сч. 90-10 К-т сч. 94 – списание недостачи наличных денег, если виновное лицо не установлено или судом отказано в возмещении с виновного лица суммы недостач, если судом отказано в возмещении с виновного лица по причине ненадлежащего учета и хранения денежных средств.

Излишки денежных средств в кассе должны быть оформлены приходным кассовым ордером.

Не стоит формально подходить к инвентаризации кассы в целях сохранности денежных средств и осуществления систем внутреннего контроля в организации в целом.

---

¹Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утв. постановлением Минфина от 30.11.2007 № 180 (далее – Инструкция № 180).

²Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117).