Инвентаризация. Да зачем она нужна? Правовые основы, практический опыт, типичные ошибки
Многие бухгалтеры и другие ответственные лица забывают, в силу перегруженности – не хотят, не успевают в срок проводить инвентаризации различных активов, даже если без этого мероприятия отчетность организации сложно считать достоверной и есть другие явные предпосылки для переучета того или иного вида активов. А ведь одним из ключевых требований к бухгалтерскому учету является точность и достоверность его показателей.
Правовые основы
Все организации при проведении инвентаризации руководствуются Законом «О бухгалтерском учете и отчетности» № 57-З от 12.07.2013 и Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств № 180 от 30.11.2007.
Основания и сроки проведения
Проведение инвентаризации необходимо в следующих случаях:
1. При смене собственника или реорганизации юридического лица.
2. При ликвидации организации.
3. При смене руководителя организации или материально-ответственного лица.
Следует отметить, что очень часто организации забывают проводить инвентаризацию при уходе работника в отпуск и замещении его другим работником. Типичная ситуация в этом случае: проведена только инвентаризация денежных средств. Хотя они для таких целей ничем не отличаются от других материальных ценностей.
Но над этим до поры до времени (пока не обнаруживают пропажу каких-то активов) многие руководители не задумываются. Кто в таком случае будет нести материальную ответственность?
Типичной ошибкой является то, что с лицом, заменяющим основного работника, забывается заключить договор о материальной ответственности. Инвентаризацию следует производить на день приемки-передачи дел.
4. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Здесь необходимо обратить внимание на даты, в которые следует проводить инвентаризацию имущества.
В соответствии с п. 7 и Инструкции по инвентаризации активов и обязательств № 180 инвентаризация должна проводится не ранее 1 ноября, а денежных средств и обязательств – не ранее 1 декабря.
Если организация располагает небольшим количеством активов и обязательств, то всю инвентаризацию активов и обязательств во избежание путаницы по датам (когда какую) необходимо поводить не ранее 1 декабря, в идеале – по состоянию на 1 декабря (это упростит сверку фактического наличия с учетными данными).
Если в организации активов и обязательств много, то инвентаризацию целесообразно проводить в 3 этапа:
– по состоянию на 1 ноября – основных средств, нематериальных активов, сырья, материалов, готовой продукции, товаров для реализации, полуфабрикатов, незавершенного производства,
– на 1 декабря – денежных средств, остатков на счетах в банке,
– на 1 января – расчетов с разными дебиторами и кредиторами, а также капитала организации.
Например, при смене кассира в организации в связи с уходом его в отпуск произведена инвентаризация кассы по состоянию на 27 ноября 2018 г. При проведении годовой инвентаризации перед составлением годовой отчетности организация должна была провести еще одну инвентаризацию по сроку не ранее, чем 1 декабря 2018 г.
5. При выявлении фактов хищения или порчи имущества. Здесь следует отметить, что инвентаризацию всех активов организации проводить нет необходимости, если известно, допустим, что под воздействие факторов риска попал только какой-то определенный вид ТМЦ или имущество, географически находящееся в определенном здании, помещении.
Например, шел ливень, и в организации, из-за того что было открыто окно, затопило помещение и вышла из строя оргтехника. В данном случае нужно не забыть провести инвентаризацию данного имущества. В инвентарной описи фиксируется факт порчи имущества.
6. По решению контролирующих и иных уполномоченных органов.
Цели инвентаризации
Инвентаризация должна проводиться для того, чтобы:
1) Установить фактическое наличие денежных средств и материальных ценностей у материально-ответственных лиц.
2) Выявить неликвидное или неиспользуемое имущество (в дальнейшем на заседание инвентаризационной комиссии целесообразно выносить вопросы по принятию мер к его реализации, уценке, списанию и т.п.).
3) Определить недостатки в постановке учета и контроля за имуществом организации.
В случае отклонений фактического наличия от учетных данных целесообразно ставить вопрос о смене материально-ответственного лица.
Нередко при проведении инвентаризаций выясняется, что с материально-ответственным лицом по каким-либо причинам не заключен договор о материальной ответственности. На наличие и корректное оформление этого документа надо обращать внимание первым делом, прежде чем приступить к самой инвентаризации, поскольку при проверке наличия имущества и его пересчете материально-ответственное лицо обязательно должно расписаться в оформленной по итогам описи.
Так что в качестве подготовительного этапа к проведению годовой инвентаризации в организации целесообразно провести инвентаризацию договоров о материальной ответственности.
5) Определить ошибки и злоупотребления, которые могут иметь место при оформлении документов по движению имущества организации и т.д.
Откуда берутся недостачи
При проведении инвентаризаций нередко обнаруживаются отклонения между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием имущества либо обязательствами организации.
Нередко несведущий человек не может понять, как такое возможно. На практике причинами таких отклонений могут быть:
1) Какие-то естественные явления в виде усушки, утряски, выветривания товарно-материальных ценностей и т.п.
Для многих веществ, материалов это естественное, природное свойство. Например, нефтепродукты под влиянием температуры окружающей среды меняют свой объем, а при недостаточной герметичности емкостей происходит их испарение.
2) Излишки, недостачи, пересортица, возникающие при приеме и отпуске от продавца, в производство и т.п.
Это практически неизбежно. При любом значительном движении товарно-материальных ценностей риск этого явления стремительно растет. Причиной служат ошибки кладовщиков, продавцов, сотрудников, оформляющих первичные документы и других вовлеченных в движение ТМЦ лиц.
3) Арифметические ошибки при подсчетах каких-либо показателей, непреднамеренных описок в первичных документах, неправильных записей. Нередко вследствие бесконтрольности сотрудники на местах просто не составляют никаких документов на совершенные с имуществом предприятия действия.
В таком случае возможно исчезновение достаточно крупных объектов. Так, на одном из предприятий в ходе инвентаризации обнаружилась пропажа нескольких деревьев с огражденной территории. Очевидно, что умышленное их хищение затруднительно и маловероятно.
Скорее всего, они упали вследствие естественного старения или стихийного бедствия, после чего образовавшийся древесный мусор сотрудники как-то утилизировали без оформления документов. Обнаружился факт недостачи через много лет, так как никаких следов пропавших деревьев на территории предприятия комиссии найти не удалось.
4) Злоупотребления работников организации.
А вот это одна из ключевых причин необходимости проведения регулярных инвентаризаций. Чем реже проводятся плановые переучеты, тем выше риск хищений и других противозаконных действий в отношении активов организации. Да и вероятность утраты, приведения в негодность при небрежном хранении и других неприятных случайностей это тоже снижает.
На что еще обращать внимание
При проведении инвентаризации необходимо обратить внимание на:
– состав комиссии, ее проводящей, и обязательное присутствие всех членов этого органа. То есть такое мероприятие проводится специально назначенной комиссией и при наличии всех, кто включен в ее состав. В случае отсутствия кого-либо из членов необходимо приказом или распоряжением заменить его на другого работника организации.
При составлении распорядительного документа о назначении комиссии целесообразно сверить, есть ли все работники, входящие в состав комиссии, на работе. Если известно, что сотрудник идет в отпуск или отправляется в командировку в период проведения инвентаризации, то его изначально не следует включать в комиссию.
– ответственный, скрупулезный, а не формальный подход к проведению инвентаризации. То есть все подпадающее под это мероприятие имущество должно подлежать реальному пересчету, взвешиванию, измерению и т.п.,
– непрерывность проведения инвентаризации, то есть в том случае, когда невозможно провести инвентаризацию за один день, складское помещение следует опечатывать.
* * *
Таким образом, роль инвентаризации нельзя преуменьшать, подход к ее проведению должен быть максимально ответственным, соответствовать как нормам действующего законодательства, так и здравому смыслу.
Только в таком случае организация сможет получить действительно точные учетные данные, которые будут равняться фактическому наличию активов и обязательств организации, и отчетность предприятия будет достоверной.
