Гриф утверждения документа оформляется по новым правилам с 1 июля

Напоминаем, что с 1 июля 2024 года Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, изложена полностью в новой редакции. И в этот свежий вариант документа уже внесены изменения.

Остановимся только на новых требованиях к реквизиту документа «Гриф утверждения».

Реквизит «Гриф утверждения» оформляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

Документ может утверждаться двумя способами:

– посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи;

– путем издания (принятия) распорядительного документа (составления протокола).

Оба способа являются равнозначными.

Подпись должностного лица в грифе утверждения

При утверждении документа посредством подписания должностным лицом гриф утверждения состоит из:

– слова «УТВЕРЖДАЮ»;

– наименования должности служащего;

– собственноручной подписи служащего;

– расшифровки подписи;

– даты утверждения.

В составе реквизита «Гриф утверждения» могут указываться степени и (или) звания.

Если документ оформлен на бланке, то в наименование должности служащего лица наименование организации не включается либо включается видовое или сокращенное наименование организации.

При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности служащего лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.

Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.

Составляем распорядительный акт

Если введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний, разъяснений, иных действий, связанных с его применением, издается (принимается) распорядительный акт.

При утверждении документа посредством принятия постановления, решения или составления протокола гриф утверждения состоит из:

– слова «УТВЕРЖДЕНО»;

– названия вида утверждающего документа в именительном падеже, включая наименование организации (коллегиального органа);

– его даты и регистрационного индекса.

При утверждении документа посредством издания приказа или распоряжения гриф утверждения состоит из:

– слова «УТВЕРЖДЕНО»;

– названия вида утверждающего документа в именительном падеже;

– наименования должности служащего, издавшего утверждающий документ, включая наименование организации;

– его даты и регистрационного индекса.

Требования к оформлению

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатаются прописными буквами без кавычек и пробелов.

Даты утверждения оформляются цифровым способом.

Использование бланков с продольным вариантом расположения реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается.

В грифе утверждения указываются фактическая должность служащего лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» (заместитель), «И.о.» (исполняющий обязанности). Запрещено ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности служащего.

При оформлении документа реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части грифа утверждения отделяются друг от друга одинарным интервалом или дополнительным межстрочным интервалом 6 пт.

Отступ от границы левого поля должен составлять 100 мм, а при оформлении документа на листах А4 в альбомной ориентации (297 х 210) – 160 мм.

В документах в электронном виде при оформлении реквизитов грифа утверждения, в состав которых входит собственноручная подпись, все составные части таких реквизитов, за исключением подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа). В качестве эквивалента собственноручной подписи используется ЭЦП или иные аналоги собственноручной подписи. При этом допускается подписывать, согласовывать, утверждать внутренние документы в электронном виде без использования ЭЦП, если иное не установлено законодательством, при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ.

Новая редакция Инструкции № 4 утверждена постановлением Мин­юста от 10.01.2024 № 2.

Корректирующий документ: постановление Минюста от 30.04.2024 № 25.