Делопроизводство в госорганах и не только: правила изменятся с 1 июля
Фото: freepik.com
Инструкция по делопроизводству, которая применяется не только в госорганах, но и в других организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, изложена в новой редакции. Со вступлением ее в силу для документов в электронном виде допустимым станет только один формат файлов.
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (далее – Инструкция) утверждена постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4. В новой редакции она изложена опубликованным 8 февраля с.г. постановлением того же министерства от 10.01.2024 № 2.
В новой редакции Инструкции, в частности, содержатся следующие изменения:
● уточнена сфера ее регулирования. Указано, что положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию, а в части составления номенклатуры дел, формирования дел, экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей дел структурных подразделений, передачи дел в архив организации, уничтожения документов с истекшими сроками хранения, оперативного хранения документов – на всю управленческую документацию независимо от вида носителя
● даны определения используемых в ней терминов (в действующей редакции содержание терминологии подробно не раскрывается);
● урегулированы вопросы ведения делопроизводства структурными подразделениями с правами юридического лица, обособленными структурными подразделениями, в т.ч. определены случаи, когда ведение отдельного делопроизводства для таких подразделений является обязательным в силу законодательства, а когда решение об этом принимает головная организация;
● разграничены виды распорядительных документов, принимаемых коллегиально и единолично руководителем (иным уполномоченным лицом). В первом случае документы оформляются в виде постановлений и (или) решений, во втором – в виде приказов и (или) распоряжений;
● кардинально сокращен формат файлов, в котором могут быть представлены документы организации в электронном виде – как внутренние, так и направляемые в сторонние организации. В качестве допустимого назван только один формат – Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2). Сейчас помимо PDF для документов, изначально составляемых в электронном виде, разрешено использовать форматы DOCX и ODT, а для электронных отображений документов, изначально представленных на бумажных носителях, – форматы PNG, TIFF и JPEG;
● определены условия, при соблюдении которых допускается хранение документов в электронном виде без бумажных аналогов. Эти правила актуальны для документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
● сокращено число приложений к Инструкции, в т.ч. в новой редакции уже не приводится перечень документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде.
Новая редакция Инструкции вступает в силу с 1 июля 2024 г.
