$

2.1102 руб.

2.3950 руб.

Р (100)

3.1973 руб.

Ставка рефинансирования

10.00%

Инфляция

0.10%

Базовая величина

24.50 руб.

Бюджет прожиточного минимума

214.21 руб.

Тарифная ставка первого разряда

35.50 руб.

Мнение специалиста

Электронный кадровый документооборот

12.09.2017

Минтруда России подготовило ряд предложений по внедрению электронного кадрового документооборота. Инициировали отказ от бумажной канцелярии российские работодатели и профсоюзы. По нормам белорусского трудового права кадровые документы необходимо оформлять на бумажных носителях, но вопрос о переходе к использованию информационных технологий назревает.

На днях в РФ состоялось первое совещание с участием представителей социального партнерства, бизнеса и органов власти, на котором обсуждалась возможность перехода российских компаний на электронный кадровый документооборот. Ранее такую инициативу работодатели не раз высказывали на различных публичных площадках,  экономических форумах. Это в основном банки и IT-ком­пании, где работа связана с применением информационных технологий. Работодатели проанализировали трудозатраты компании на бумажный документооборот и знают, как рационально выстроить новую систему.

После двухлетнего обсуждения этой темы Минтруда РФ подготовило ряд предложений и готово к диалогу с работодателями и профсоюзами. «Суть наших предложений заключается в том, чтобы наряду с бумажным документооборотом у компаний была возможность ведения электронного кадрового документооборота, – отметила заместитель министра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова. – В частности, предлагается предоставить право работодателю принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровой работой, в электронной форме. Такое решение будет приниматься только с учетом мнения представительного органа работников». Замминистра под­черкнула, что все издержки по ведению документов в электронной форме воз­лагаются исключительно на работодателя.

Документы в электронной форме и на бумажном носителе будут иметь равную юридическую силу. Кроме того, работодатель обязан по требованию работника представлять ему документы, созданные в электронной форме, на бумажном носителе.

С развитием информационных технологий документы в электронной форме прочно внедряются во все сферы деятельности организаций, вытесняя традиционный «бумажный» документооборот. Но в Беларуси пока преобладают документы на бумажных носителях, что соответствует требованиям трудового законодательства.

Возможности перехода на электронный кадровый документооборот комментирует постоянный консультант «ЭГ» юрист Елена Гадлевская.

Управленческие документы могут быть оформлены на бумажном или электронном носителе. К документам в электронном виде относятся в т.ч. электронные документы, которые могут применяться во всех сферах деятельности, где используются программные, программно-технические и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде (п. 9 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, далее – Инструкция № 4). Таким образом, документы в электронном виде подразделяются на электронные документы и документы в электронном виде, не являющиеся электронными документами.

Электронный документ – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целост­ность и подлинность (ст. 1 Закона от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», далее – Закон). Обязательным реквизитом электронного документа, подтверждающим его целостность и подлинность, является электронная цифровая подпись (ст. 23 Закона).

Документы в электронном виде не отвечают признакам электронного документа. К ним, в частности, можно отнести документы определенного формата, при­крепленные к сообщениям, передаваемым по электронной почте.

Обязательным реквизитом, придающим документу юридическую силу, является подпись (п. 18 Инструкции № 4). Именно подпись подтверждает, что документ выражает волю определенного лица. Для электронного документа аналогом собственноручной подписи является электронная цифровая подпись (ч. 4 ст. 23 Закона).

Ни один из кадровых документов невозможно представить себе без подписи. При этом почти на всех кадровых документах должна быть подпись не только нанимателя, но и работника (трудовой договор, договор о полной материальной ответственности, приказы по личному составу, о предоставлении отпусков и др.). Перевод кадровых документов в электронный формат предполагает обязательное использование электронной цифровой подписи. Это означает, что кадровые документы в электронном виде должны иметь статус электронных документов, а также то, что наниматель и работники должны иметь личные и открытые ключи электронной цифровой подписи. Проблема внедрения электронного документооборота в кадровое делопроизводство состоит не столько в необходимости изменения нормативного регулирования, сколько в затратности и технической сложности такого внедрения. Это связано с необходимостью обеспечить всех нанимателей и работников техническими и программными средствами, требуемыми для создания, передачи и хранения электронного документа, в т.ч. ключами электронной цифровой подписи.

Нанимателям на законодательном уро­в­не может быть предоставлено право по своему выбору оформлять кадровые документы на бумажных носителях или в форме электронных документов в зависимости от их технических и финансовых возможностей. При этом оформление трудового договора, приказа (распоряжения) нанимателя и других кадровых документов, которые в соответствии с трудовым законодательством требуют подписания нанимателем и работником, в форме документа в элек­тронном виде (не электронного документа, без использования электронной цифровой подписи) не допускается.

Существующий порядок внесения сведений о работе в трудовые книжки с дальнейшим развитием информационных технологий также может быть заменен электронной базой данных. Сведения из такой базы обо всех лицах, имеющих трудовой стаж, о периодах работы (службы, учебы), основаниях увольнения и др. должны быть доступны работникам, нанимателю, другим заинтересованным лицам на определенных условиях.

Автор публикации: Елена ПЕТРОШЕВИЧ