Электронная трудовая книжка
В настоящее время общемировой тенденцией является постепенная замена бумажных носителей электронными, в том числе в сфере документооборота. В Минтруда и соцзащиты готовится план мероприятий по внедрению электронных трудовых книжек. Об этом 4 января на пресс-конференции сообщила Министр труда и соцзащиты Ирина КОСТЕВИЧ.
Выступая перед журналистами, глава трудового ведомства отметила, что вопрос по использованию электронных трудовых книжек планируется рассмотреть в 2019 году.
Разберемся, что же представляет собой электронная трудовая книжка, а также какие преимущества для работников и нанимателей способно принести внедрение такой системы.
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника (ч. 1 ст. 50 ТК).
В соответствии с п. 8 Положения о порядке подтверждения и исчисления стажа работы для назначения пенсий, утв. постановлением Совмина от 24.12.1992 № 777, основным документом, подтверждающим периоды работы, является трудовая книжка.
Порядок ведения трудовых книжек, в т.ч. их заполнение, выдачу (и вкладышей к ним, и дубликатов), расчетов за них (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем определяет Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция, постановление № 40).
Постановлением № 40 также установлен образец трудовой книжки.
Согласно п. 12 Инструкции в настоящее время трудовая книжка ведется только на бумажном носителе, записи в нее производятся аккуратно, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), гелевой или перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) синего, фиолетового или черного цвета.
Таким образом, введение электронной трудовой книжки потребует внесения существенных изменений и дополнений в нормативные правовые акты.
Электронная трудовая книжка представляет собой систему, которая переводит бумажный документооборот относительно сведений о трудовой деятельности работника в электронный формат.
При этом информация о приеме и увольнении работника, а также другие сведения о трудовой деятельности, заносятся в специально созданную базу онлайн. К такой базе постоянный доступ имеют некоторые государственные органы (Фонд социальной защиты населения, Департамент государственной инспекции труда и др.).
Внедрение такой системы в работу должно принести много преимуществ, как для работника, так и для нанимателя.
Основные преимущества электронной трудовой книжки:
– отсутствует необходимость дублирования информации о трудовой деятельности на бумажном носителе: сегодня оформление дубликата трудовой книжки в случае ее утраты довольно продолжительно по времени и трудоемко. Не всегда имеется возможность восстановить сведения в полном объеме ввиду различных причин. При внедрении системы электронной трудовой книжки все сведения о трудовой деятельности каждого работника, включая наименование должности (профессии), об условиях труда, общем стаже работы, стаже работы по конкретной специальности и др. хранятся в специально созданной государственной базе, что практически исключает возможность изменения или утраты таких сведений;
– уменьшаются затраты на ведение кадрового делопроизводства – приобретение бланков бумажных трудовых книжек, книг учета движения трудовых книжек работников, производство различных копий, бланков расписок о получении от работника трудовой книжки и др.;
– должна упроститься работа кадровых служб, т.к. сократится бумажный документооборот. Все сведения о предыдущем месте работы соискателя и причинах увольнения можно будет узнать онлайн, отпадет необходимость в общении с бывшим нанимателем по причинам увольнения работника и т.д.;
– в электронной трудовой книжке можно ввести дополнительную графу с отзывом относительно работы сотрудника у бывшего нанимателя;
– внедрение электронной трудовой книжки должно исключить трудовые споры о сроках выдачи трудовой книжки в связи с увольнением, а также об отказе нанимателя в выдаче трудовой книжки;
– в соответствии с п. 80 Инструкции трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (несгораемые шкафы, сейфы). Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при увольнении, остаются в течение 2 лет у нанимателя и хранятся отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению. Внедрение электронной трудовой книжки избавит нанимателя от этих хлопот;
– усовершенствуется защита персональных данных. Электронные трудовые книжки работников не будут находиться в открытом доступе. Получение информации будет осуществляться, например, на основании электронной цифровой подписи;
– электронная трудовая книжка еще больше упростит процесс трудоустройства и увольнения для удаленных работников;
– согласно ст. 79 ТК при задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула, и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки. При введении электронной трудовой книжки такая ответственность нанимателя будет исключена;
Внедрение электронной трудовой книжки будет иметь свои недостатки:
– возникнет необходимость обучить большое количество сотрудников, ответственных за кадровое делопроизводство, что потребует как дополнительного времени, так и неизбежных финансовых затрат. Впрочем, Минтруда и соцзащиты обещает, что довольно продолжительное время будут использоваться обе системы кадрового делопроизводства. Работникам придется разъяснять целесообразность перехода на электронную трудовую книжку;
– поскольку внедрение электронной трудовой книжки повлечет финансовые затраты для государства, она не будет бесплатной для нанимателей;
– при сбое в системе возможна потеря данных.
Для введения системы электронной трудовой книжки необходимо внести соответствующие изменения и дополнения во многие нормативные правовые акты, определить режим взаимодействия между государственными органами и нанимателями, а также установить порядок финансирования системы.
