20.08.2019 24 мин на чтение мин

«ЭГ» выпуск №61 (2262) от 20.08.2019

Электронная накладная

В бухгалтерском учете каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом, который может составляться как на бумажном носителе, так и (или) в форме электронного документа.

Это положение установлено ст. 10 Закона № 57-З¹.

Первичным учетным документом, на основании которого списываются товарно-материальные ценности у грузоотправителя и (или) принимаются к учету у грузополучателя, являются товарно-транспортная накладная (форма ТТН-1) и товарная накладная (форма ТН-2) (ч. 4 п. 1 Инструкции № 58²).

Накладные ТТН-1 и ТН-2 включены в Перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты № 912³.

Порядок заполнения накладной ТТН-1 накладной ТН-2 на бумажных носителях установлен Инструкцией № 58.

Порядок создания, передачи и получения товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов, а также порядок внесения в них изменений и (или) дополнений, установлен Инструкцией № 22/4⁴.

Постановлением № 22/4⁵ установлена форма удостоверительной надписи на форме внешнего представления товарно-транспортных и товарных накладных, созданных в виде электронных документов, на бумажном носителе согласно приложению этом постановлению. Указанная форма применяется в случае создания копии накладной, созданной в электронном виде, на бумажном носителе.

Важно!

В случае оформления накладных ТТН-1, ТН-2, созданных в виде электронных документов в соответствии с требованиями Инструкции № 22/4, дополнительного оформления накладных ТТН-1, ТН-2 на бланках документов с определенной степенью защиты, включенных в Перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты № 912, не требуется (Письмо № 15-1-18/64/8-2-10/32376⁶).

На заметку

Согласно п. 22 Правил № 9707 грузоотправитель не должен предъявлять груз к автомобильной перевозке, если им не оформлен и не представлен реестр товарно-транспортных накладных, создаваемых в виде электронных документов, по примерной форме согласно приложению 5-1 к Правилам № 970 .

Данный реестр составляется грузоотправителем после передачи грузополучателю товарно-транспортных накладных в виде электронных документов и представления перевозчику на бумажном либо ином материальном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком (далее – материальный носитель), переданных грузополучателю товарно-транспортных накладных.

Условия создания накладных в электронной форме

В соответствии с п. 3 Инструкции № 22/4 решение о создании накладных в электронной форме принимается организацией (грузоотправителем) самостоятельно, на добровольной основе. В этом случае обязательным условием является наличие у грузоотправителя и грузополучателя программных и технических средств для их создания, передачи, получения и хранения в установленном формате.

Следовательно, накладные в электронной форме должны создаваться грузоотправителем по согласованию с грузополучателем, имеющим возможность их получения и хранения в электронном виде.

Для того, чтобы грузоотправитель и грузополучатель могли осуществлять документооборот накладных в электронной форме, им необходимо:

1) получить сертификат открытого ключа электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП) организации, ИП, выдаваемый руководителю организации либо иному лицу, уполномоченному в соответствии с законодательством или доверенностью действовать от имени этого юридического лица, ИП;

Справочно.

– Открытый ключ – последовательность символов, соответствующая определенному личному ключу, доступная для всех заинтересованных организаций или физических лиц и применяемая при проверке электронной цифровой подписи;

– сертификат открытого ключа – электронный документ, изданный поставщиком услуг и содержащий информацию, подтверждающую принадлежность указанного в нем открытого ключа определенным организации или физическому лицу, и иную информацию, предусмотренную Законом № 113-З⁸и иными актами законодательства Республики Беларусь (абзацы 6, 10 ст. 1 Закона № 113-З);

2) подключиться к системе электронного документооборота в качестве участника на основании соглашения, заключаемого с оператором (операторами) электронного документооборота (EDI-провайдером) (п. 8 Инструкции № 22/4).

EDI-провайдер не позднее рабочего дня с момента подключения участника к информационной системе электронного документооборота направляет в налоговый орган по месту постановки участника на учет информацию об участнике (наименование организации (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) ИП), учетный номер плательщика, GL№, адрес, дата подключения), подключенном к информационной системе электронного документооборота (подп. 1.7 п. 1 постановления № 202^9).

Следует отметить, что информация об электронных накладных, а также иных электронных документах и сообщениях, необходимых для обеспечения процесса создания электронных накладных, хранимая EDI-провайдерами в информационных системах электронного документооборота, является конфиденциальной.

Поэтому распространение и (или) предоставление EDI-провайдерами указанной информации без согласия ее обладателя, за исключением ее предоставления налоговым органам, влечет ответственность, предусмотренную законодательством Республики Беларусь (подп. 1.8 п. 1 постановления № 202).

Налоговым органам информация об электронных накладных, а также иных электронных документах и сообщениях, необходимых для обеспечения создания электронных накладных, посредством удаленного доступа к информационной системе (системам) электронного документооборота предоставляется EDI-провайдерами круглосуточно (подп. 1.3 п. 1 постановления № 202).

Сведения и реквизиты электронных накладных

Электронные накладные должны содержать следующие сведения и реквизиты:

1) сведения и реквизиты, обязательные для заполнения форм накладных ТТН-1 и ТН-2 на бумажных носителях согласно приложению 1 и 2 к постановлению № 58;

2) международные идентификационные коды участников хозяйственной операции (GL№);

3) международный идентификационный номер товара (GTI№) (п. 3 Инструкции № 22/4).

Международные идентификационные коды участников (глобальные номера расположения – GlobalLocatiNumber (GL№) присваиваются в порядке, установленном законодательством системой автоматической идентификации ГС1 Беларуси.

Международный идентификационный номер товара (глобальный номер торговой единицы – GlobalTradeItemNumber (GTI№) присваивается системой автоматической идентификации ГС1 Беларуси.

Этот код указывается в отношении товаров, подлежащих товарной нумерации и штриховому кодированию в соответствии с Положением № 748^10.

При этом в отношении указанных товаров заполнение граф электронных накладных осуществляется в т.ч. с учетом информации, содержащейся в межведомственной распределенной информационной системе «Банк данных электронных паспортов товаров», функционирующей в соответствии с постановлением № 1116¹¹.

Передача и получение электронных накладных

Передача и получение электронных накладных по телекоммуникационным каналам связи осуществляется участниками через оператора (операторов) электронного документооборота – EDI-провайдера.

Схема передачи и получения электронных накладных:

Передача и получение электронных накладных осуществляются EDI-провайдерами, резидентами РБ, получившими в установленном законодательством порядке аттестат оператора электронного документооборота (ч. 1 подп. 1.2 п. 1 постановления № 202).

Следует принять к сведению!

Информация об EDI-провайдерах, получивших аттестат оператора электронного документооборота, размещается в сети Интернет на официальном сайте научно-инженерного республиканского унитарного предприятия «Межотраслевой научно-практический центр систем идентификации и электронных деловых операций» Национальной академии наук Беларуси (ч. 2 подп. 1.2 п. 1 постановления № 202).

Важно!

Электронная накладная считается созданной, если она подписана ЭЦП участников (грузоотправитель, грузополучатель) электронного обмена данными (ElectronicDataInterchange (EDI), передана и получена через– EDI-провайдера (подп. 1.1 п. 1 постановления № 202).

Электронная накладная считается:

– переданной грузоотправителем, если грузоотправителю поступило подтверждение EDI-провайдера о получении накладной.

– полученной грузополучателем, если грузоотправителю поступило извещение о получении накладной грузополучателем, подтвержденное EDI-провайдером (п.п. 6–7 Инструкции № 22/4).

При передаче и получении электронных накладных участники осуществляют электронный документооборот по каждой накладной в отдельности.

Создание, передача, получение и хранение электронной накладной с участием одного EDI-провайдера

А) Действия грузоотправителя

1. Создание накладной грузоотправителем

Грузоотправитель создает электронную накладную, подписывает ее ЭЦП, передает в адрес грузополучателя через EDI-провайдера и сохраняет подписанную накладную.

2. Получение подтверждения от EDI-провайдера

Далее грузоотправитель получает от EDI-провайдера подтверждение о получении накладной EDI-провайдером; фиксирует дату и время получения подтверждения, проверяет его подлинность и сохраняет.

3. Получение извещения о получении электронной накладной грузополучателем

После передачи EDI-провайдером электронной накладной грузополучателю грузоотправитель получает от EDI-провайдера извещение о том, что электронная накладная получена и подписана ЭЦП грузополучателем.

Грузоотправитель фиксирует дату и время получения извещения, сохраняет его; проверяет целостность

и подлинность извещения.

Б) Действия грузополучателя

1. Получение от грузоотправителя электронной накладной

Грузополучатель при получении от грузоотправителя электронной накладной, переданной через EDI-провайдера, фиксирует дату и время ее получения; сохраняет ее, проверяет целостность и подлинность накладной; формирует извещение о получении электронной накладной, подписывает его ЭЦП; передает извещение в виде электронного сообщения в адрес грузоотправителя через EDI-провайдера; сохраняет извещение о получении.

2. Получение подтверждения о получении извещения грузополучателем

От EDI-провайдера грузополучатель получает подтверждение о том, что извещение о получении грузополучателем электронной накладной получено грузоотправителем.

Грузополучатель фиксирует дату и время получения подтверждения; сохраняет его; проверяет целостность

и подлинность подтверждения.

3. Проверка поступивших товарно-материальных ценностей, реквизитов накладной и подписание ее ЭЦП

Грузополучатель не позднее 10 рабочих дней со дня получения электронной накладной проверяет ее соответствие требованиям законодательства, а также наличие и правильность заполнения реквизитов накладной. В случае, если по результатам проверки поступивших товарно-материальных ценностей в электронную накладную не требуется внесения изменений и (или) дополнений, грузополучатель:

– подписывает электронную накладную ЭЦП;

– передает электронную накладную в адрес грузоотправителя через EDI-провайдера в порядке, определенном п.п. 10–16 Инструкции № 22/4;

– сохраняет подписанную электронную накладную в электронном виде.

4. Получение от EDI-провайдера подтверждения об отправке электронной накладной грузоотправителю

Грузополучатель при получении от EDI-провайдера подтверждения об отправке электронной накладной грузоотправителю фиксирует дату и время получения; сохраняет его; проверяет целостность и подлинность подтверждения.

В) Действия EDI-провайдера

1. Получение EDI-провайдером от грузоотправителя электронной накладной

– EDI-провайдер передает полученную электронную накладную в адрес грузополучателя;

– формирует, подписывает ЭЦП и передает грузоотправителю подтверждение о получении электронной накладной с указанием даты и времени ее поступления от грузоотправителя;

– формирует, подписывает ЭЦП и передает грузополучателю подтверждение о передаче электронной накладной грузополучателю.

2. Получение от грузополучателя извещения о получении электронной накладной

EDI-провайдер при получении от грузополучателя извещения о получении электронной накладной:

– передает подписанное грузополучателем извещение о получении электронной накладной в адрес грузоотправителя и фиксирует дату и время его отправки;

– формирует, подписывает ЭЦП и передает грузополучателю подтверждение о получении извещения о получении электронной накладной с указанием даты и времени ее поступления от грузополучателя.

Порядок создания, передачи, получения и хранения электронной накладной с участием двух EDI-провайдеров

Порядок создания, передачи, получения и хранения электронной накладной с участием двух EDI-провайдеров установлен п.п. 18–31 Инструкции № 22/4.

В отличие от передачи и получения через одного EDI-провайдера, в схеме передачи электронной накладной участвуют два посредника: EDI-провайдер грузоотправителя и EDI-провайдер грузополучателя:

Грузоотправитель взаимодействует со своим EDI-провайдером, а грузополучатель – со своим.

В свою очередь, EDI-провайдеры взаимодействую между собой.

Так, например, EDI-провайдер грузоотправителя передает электронную накладную уже не напрямую грузополучателю, а в адрес EDI-провайдера грузополучателя, передает подтверждение о передаче электронной накладной в виде электронного сообщения также в адрес EDI-провайдера грузополучателя.

Внесение изменений и (или) дополнений в электронные документы

Если возникла необходимость внести изменения и (или) дополнения в электронную накладную:

А) Действия грузополучателя

1. Получение электронной накладной

Грузополучатель не позднее 10 рабочих дней со дня получения электронной накладной формирует, подписывает ЭЦП, сохраняет и передает через EDI-провайдера грузоотправителю уведомление о необходимости изменения и (или) дополнения электронной накладной с указанием необходимых корректировок, сохраняет его.

2. Получение от грузоотправителя извещения, что уведомление о необходимости изменения и (или) дополнения получено

Грузополучатель проверяет целостность и подлинность подписанного грузоотправителем извещения о получении уведомления о необходимости изменения и (или) дополнения электронной накладной и сохраняет его.

Б) Действия грузоотправителя

1. Получение от грузополучателя уведомления о необходимости изменения и (или) дополнения электронной накладной

Грузоотправитель проверяет целостность и подлинность уведомления от грузополучателя, формирует, подписывает ЭЦП извещение о том, что уведомление им получено,

и передает его в адрес грузополучателя через

EDI-провайдера; сохраняет подписанное грузополучателем уведомление и подписанное извещение о получении уведомления.

2. Создание новой электронной накладной

Грузоотправитель создает новую электронную накладную с учетом изменений и (или) дополнений, указанных в уведомлении (далее – новая электронная накладная), и передает грузополучателю новую электронную накладную.

Отдельные ситуации, возникающие между участниками электронного документооборота при передаче электронных накладных

Возникшая ситуация	Действия, которые необходимо предпринять
Необходимость отмены ранее переданной накладной.	Накладная передается повторно не позднее 3 рабочих дней со дня первоначальной передачи. Ранее переданную накладную необходимо отменить с признаком «Отменена».
В течение рабочего грузоотправителем не получено подтверждение EDI-провайдера или извещение от грузополучателя о получении накладной.	Грузоотправитель сообщает об этом факте EDI-провайдеру.
В течение рабочего дня грузополучателем не получена электронная накладная.	Грузополучатель сообщает об этом факте грузоотправителю. В случае подтверждения грузоотправителем факта передачи электронной накладной от грузоотправителя EDI-провайдеру грузоотправитель и (или) грузополучатель сообщают EDI-провайдеру о данном факте, и грузоотправитель повторяет процедуру направления ранее переданной накладной через EDI-провайдера без изменения ее реквизитов.
Грузополучатель не получил в течение рабочего дня подтверждения EDI-провайдера о передаче ему электронной накладной.	Грузополучатель сообщает об этом факте EDI-провайдеру
Грузополучатель не получил от грузоотправителя в течение рабочего дня извещения о получении уведомления о необходимости изменения и (или) дополнения электронной накладной.	Грузополучатель сообщает о данном факте грузоотправителю. Если грузополучатель подтвердит факт неполучения им уведомления о необходимости изменения и (или) дополнения электронной накладной, грузополучатель и (или) грузоотправитель сообщают о данном факте EDI-провайдеру.

_______________________________

¹Закон от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности».

²Инструкция о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной, утв. постановлением Минфина от 30.06.2016 № 58 (далее – Инструкция № 58).

³Перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утв. постановлением Совмина от 06.07.2011 № 912 (далее – Перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты № 912).

⁴Инструкция о порядке создания, передачи и получения товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов, внесения в них изменений и (или) дополнений, утв. постановлением Минфина и НАН Беларуси от 17.04.2014 № 22/4 (далее – Инструкция № 22/4).

⁵Постановление Минфина и НАН Беларуси от 17.04.2014 № 22/4 «Об утверждении Инструкции о порядке создания, передачи и получения товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов, внесения в них изменений и (или) дополнений и установлении формы удостоверительной надписи на форме внешнего представления товарно-транспортных и товарных накладных, созданных в виде электронных документов, на бумажном носителе».

⁶Письмо Минфина и МНС от 25.06.2018 № 15-1-18/64/8-2-10/32376 «Об использовании товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов».

⁷Правила автомобильных перевозок грузов, утв. постановлением Совмина от 30.06.2008 № 970 (далее – Правила № 970).

⁸Закон от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон № 113-З).

⁹Постановление Совмина от 07.03.2014 № 202 «О создании товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов, а также предоставлении информации о них и внесении дополнений в постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. № 1585 и от 17 февраля 2012 г. № 156» (далее – постановление № 202).

¹⁰Положение о товарной нумерации и штриховом кодировании товаров (продукции) в Республике Беларусь, утв. постановлением Совмина от 24.05.2000 № 748 «О некоторых мерах по совершенствованию организации и дальнейшему развитию работ в области товарной нумерации и штрихового кодирования в Республике Беларусь».

¹¹Постановление Совмина от 22.08.2011 № 1116 «О применении межведомственной распределенной информационной системы «Банк данных электронных паспортов товаров».

Авторы публикации:

Майя ЯРОШ, экономист