Допустили опечатку в сумме прописью в акте выполненных работ – лучше исправьте
При оформлении акта выполненных работ была допущена опечатка (сумма цифрами была записана верно, а прописью – нет). При подписании акта опечатку не заметил ни исполнитель, ни заказчик.
Какие могут быть последствия для сторон при дальнейшем обнаружении данной опечатки?
В соответствии с Законом от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З) каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (ПУД).
При этом, согласно Закону № 57-З:
– первичный учетный документ – это документ, на основании которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета.
– хозяйственная операция – действие или событие, подлежащие отражению организацией в бухгалтерском учете и приводящие к изменению ее активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов (абзацы 13, 24 ст. 1 Закона № 57-З).
Для целей налогообложения факт совершения хозяйственной операции подтверждается ПУД, имеющим юридическую силу. При этом ПУД обладает юридической силой только в случае действительности совершения отраженной в нем хозяйственной операции. ПУД может быть признан контролирующим органом по результатам проверки, проведенной в пределах его компетенции, не имеющим юридической силы в случае наличия у контролирующего органа и (или) представления правоохранительными органами доказательств, опровергающих факт совершения отраженной в нем хозяйственной операции (подп. 1.10 п. 1 Указа № 488 от 23.10.2012 «О некоторых мерах по предупреждению незаконной минимизации сумм налоговых обязательств»).
Иными словами, ПУД может быть признан не обладающим юридической силы, если он не подтверждает факт совершения хозяйственной операции.
Для признания ПУД не имеющим юридической силы учитывается не только сам документ, но и иные доказательства, в т.ч. данные бухгалтерского учета (п. 1 ст. 130, п. 1 ст. 127 Налогового кодекса).
Вместе с тем, в ПУД (за исключением тех, которыми оформляются прием и выдача наличных денежных средств, и тех, которые составлены в форме электронного документа) допускаются исправления. Порядок внесения исправлений в ПУД (за исключением ПУД, формы которых утверждаются Нацбанком) определяется Минфином (части 1, 2 п. 8 ст. 10 Закона № 57-З).
При внесении изменений в ПУД, которые разрабатываются и утверждаются организациями самостоятельно, рекомендуется руководствоваться порядком, установленным Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утв. постановлением Минфина от 18.12.2008 № 196 (далее – Инструкция № 196), а именно, исправление ошибочных записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее. Исправление ошибочных записей осуществляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленных текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицом, осуществившим исправление, производится оговорка «Исправлено» с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего (ч. 2 п. 4 Инструкции № 196).
Также образом, неправильная запись суммы прописью в акте, при условии, что хозяйственная операция подтверждается иными доказательствами, не является основанием для признания акта не имеющим юридической силы.
Кроме того, следует учитывать, что действующим законодательством приоритета между записью цифрами или прописью не установлено.
Вместе с тем, автор рекомендует организации внести в акт исправительную запись в порядке, определенном законодательством (ч. 2 п. 4 Инструкции № 196).
