Алгоритм действий организации при проверке
Итоги любой проверки предприятия зависят от двух факторов: уровня профессиональной квалификации проверяющих и работников предприятия. И если степень квалификации проверяющих не зависит от предприятия, то уровень профессионализма работников последнего является тем фактором, на которое руководство может повлиять.
На практике выделяют три основных аспекта, характеризующих профессионализм работников предприятия при проверке.
Формальности проверки
Первый аспект, который необходимо учитывать организации и ее сотрудникам при любой проверке, состоит в знании и соблюдении всех формальных, законодательно установленных процедур, которые регламентируют процедуру проведения проверки.
Напомним, основным нормативным документом, регламентирующим порядок проведения проверок в Беларуси, является Указ Президента от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь» (далее – Указ).
Указом определены основные формальные процедуры и сроки, которые должны соблюдаться контролерами и проверяемыми предприятиями в ходе проверки. Здесь необходимо отметить, что контролеры являются работниками государственных контролирующих органов, которые помимо прав имеют также и обязанности.
При нарушении определенных процедур действия контролирующих органов могут быть оспорены в суде и даже быть признаны незаконными. Так, п. 231 Указа определено, что проверка может быть признана незаконной в следующих случаях:
– невнесение должностным лицом записи о проведении проверки в книгу учета проверок;
– нарушение должностным лицом порядка назначения проверки, в т.ч. ее необоснованное назначение.
Обоснованность назначения проверки является отдельной процедурой, которую необходимо знать любому предприятию для возможности отстаивания своих прав. Бухгалтерам и экономистам также следует знать все процедуры, связанные со сроками проведения проверки, права и обязанности контролеров, а также вопросы, которые они могут проверять.
К примеру, п. 1 Указа определено, что вопросы, проверка которых осуществляется контролирующим органом, должны соответствовать компетенции этого органа. А п. 15 Указа установлено, что проверка контролирующим органом проверяемого субъекта по одному и тому же вопросу за один и тот же период, в т.ч. в ходе совместной проверки, не допускается.
Данная информация является далеко не лишней в ситуации, когда предприятие проверяется несколькими контролирующими органами совместно или ежегодно. В последнем случае возможны ситуации (практика это подтверждает), когда один и тот же период по одному и тому же вопросу будет проверен повторно, что является нарушением законодательства. Соответственно, результаты проверки могут быть законно оспорены организацией.
Проведение проверки
Второй аспект, который необходимо учитывать при прохождении предприятием проверки, – сама процедура проведения проверки. А именно порядок предоставления информации и документов для проверки контролирующим органам. Особенно актуален данный вопрос на больших предприятиях, где за один и тот же вопрос, например, по внешнеэкономической деятельности, могут отвечать несколько работников.
В этой ситуации в организации должен быть выбран один человек, который будет координировать все вопросы взаимодействия с контролирующими органами. Это взаимодействие не должно быть формальным, а являться действенным инструментом минимизации возможных ошибок и недостатков в работе предприятия.
Перед подачей документов контролерам на проверку необходимо проводить их предварительную проверку на полноту сведений, правильность оформления, а также осуществлять предварительный анализ возможных нарушений.
В нынешней ситуации, когда намечается переход государственного контроля к выборочным проверкам (см. также «ЭГ» № 13 от 16.02.2018 «Налоговый контроль – 2018: к чему готовиться предприятиям»), уже по одному перечню вопросов в предписании можно понять, какие именно нарушения, возможно, ищут контролеры. Соответственно, при передаче документов на проверку можно предварительно оценить, какие вопросы интересуют проверяющих, а следовательно, предварительно оценить то, какие нарушения могут быть выявлены на предприятии.
Общим правилом подачи документов контролерам является принцип «Не представлять документы, которые они не просят». Последнее, в частности, означает, что представляются для проверки лишь те документы, которые запросил контролер. Лучше позже представить дополнительные документы по запросу контролеров, чем передать лишние документы, которые могут привести к дополнительному наказанию предприятия.
Принцип непредставления лишнего касается и порядка работы с бухгалтерскими программами, например, «1С Бухгалтерии». Излишним и непрофессиональным является «доброта» бухгалтеров, которые «предоставляют» для проверок бухгалтерские программы.
Здесь следует отметить, что любое требование контролеров по непосредственному допуску к бухгалтерской программе предприятия может трактоваться как грубое нарушение, совершенное должностным лицом контролирующего органа согласно п. 231 Указа.
Данным пунктом установлен запрет контролерам на требование от проверяемого субъекта представления документов и (или) информации, если они не относятся к вопросам, указанным в предписании на проведение проверки.
В бухгалтерских же программах, как правило, содержится больше информации, нежели указано в предписании контролирующего органа, а следовательно, доступ к ним незаконен. Бухгалтерам необходимо лишь предоставлять распечатки регистров бухучета по вопросам, указанным в предписании проверяющих.
Результаты проверки
Третий аспект проверки заключается в предварительном ознакомлении с результатами проверки до момента подписания акта и вынесения решения контролирующих органов. Последнее достигается в ходе ежедневного общения с контролирующими органами, выстраивании доверительных деловых отношений с проверяющими органами.
При этом речь в данном случае идет не о коррупции, а об исполнении требований п. 37 Положения о порядке организации и проведения проверок, утв. Указом: проверяющие при проведении проверки обязаны выяснить все существенные для принятия обоснованного решения факты и обстоятельства. Последнее невозможно без выстраивания доверительных деловых отношений между предприятием и контролерами, в которых должны быть заинтересованы обе стороны. Это, в свою очередь, позволяет избегать спорных необоснованных вопросов на стадии составления акта проверки, упрощает процедуру согласования, утверждения и исполнения решений контролирующих органов по результатам проверки.
В заключение отметим, что у бухгалтеров и экономистов существует стереотип о том, что с контролирующими органами лучше лишний раз не спорить, поскольку это всегда обойдется себе дороже.
Последняя мысль верна лишь в том случае, если бухгалтеры и экономисты не хотят изучать законодательство, поэтому не знают не только своих прав и обязанностей, но и прав и обязанностей контролирующих органов. В ситуации правовой безграмотности проще (и почти всегда дороже) пытаться исполнять все требования контролеров, чем отстаивать свои права и оспаривать результаты проверки, о чем речь пойдет в следующей нашей статье.
