Зачем указывать УНП на визитке и как это влияет на исчисление налогов

Визитки, эти знакомые всем маленькие карточки, содержат различную информацию об организации или конкретной личности. Их изготавливают как для руководства, так и для обычных сотрудников и раздают на деловых встречах, переговорах, на выставках будущим партнерам, покупателям, поставщикам, вкладывают в выпускаемую продукцию и т.д. Хотя в моду входят новые способы передачи контактных данных и реквизитов (QR-коды, Instagram-визитки), но традиционная визитная карточка остается востребованным и популярным элементом современного способа ведения бизнеса.

В масштабах даже небольшой организации расходы на визитки (на разработку дизайна и производства необходимого количества карточек) могут составить не такие уж маленькие суммы. Поэтому для учета затрат, в т.ч. для целей налогообложения, необходимо определиться, для каких целей и кому нужны визитные карточки.

Несмотря на то что у визитных карточек выделяют 2 функции – рекламную и информационную, в целях учета для исчисления налога на прибыль целесообразно расходы на их изготовление разделить на 3 группы:

1) затраты, связанные с рекламной деятельностью;

2) затраты, связанные с управлением организацией;

3) прочие расходы.

 

1. Затраты, связанные с рекламной деятельностью.

Первая группа затрат включается в расходы на реализацию продукции (товаров, работ, услуг), и их списание отражается по дебету сч. 44 «Расходы на реализацию». Здесь учитываются расходы на рекламную деятельность, в т.ч. на визитки для работников, занятых сбытом продукции. Например, если в организации есть отдел сбыта, то выдача визиток работникам этого отдела учитывается на данном счете.

При изготовлении визиток для раздачи их в качестве рекламы необходимо исходить из определения рекламы, которое дано в ст. 2 Закона от 10.05.2007 № 225-З «О рекламе» (далее – Закон № 225-З). Так, реклама – это информация об объекте рекламирования, распространяемая в любой форме с помощью любых средств, направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и (или) его продвижение на рынке. Объектами рекламы могут быть продукция, товар, работа (услуга).

В ст. 10 Закона № 225-З указаны обязательные требования к рекламе.

В частности, реклама, содержащая информацию о реализации товара, связанная с осуществлением рекламодателем предпринимательской деятельности, должна содержать наименование рекламодателя, его учетный номер плательщика (УНП), а если рекламодателем является гражданин, осуществляющий деятельность в качестве индивидуального предпринимателя, – также его фамилию и инициалы (п. 4 ст. 10 Закона № 225-З).

Про название организации и УНП важно не забывать во избежание споров с проверяющими органами (т.е. при отсутствии указания УНП организация никак не сможет доказать, что списанные расходы на изготовление и раздачу визитных карточек (пусть даже и неопределенному кругу лиц) относятся к рекламным расходам).

Пример. Визитная карточка с рекламной информацией содержит следующие данные:

1) наименование организации, УНП (например, ОАО «Весна», УНП 900000000);

2) наименование товаров (работ, услуг) (например, «Услуги по утеплению окон. Первое окно – бесплатно!»);

3) контактные данные (телефоны для связи, электронная почта);

4) адрес организации.

По мере использования (раздачи) визитных карточек (например, при их выкладывании на выставках и т.п.) в организации целесообразно составлять акт на списание затрат с утверждением данного документа руководителем организации.

 

2. Затраты, связанные с управлением организацией.

Расходы на списание визитных карточек по второй группе могут отражаться на счетах 25 «Общепроизводственные затраты», 26 «Общехозяйственные затраты».

На визитных карточках, которые организация заказывает для своих работников, как правило, указывается наименование организации, ее логотип, адрес организации, фамилия, имя, отчество сотрудника, его должность и контактные телефоны. В таких визитных карточках содержится только служебная информация (о сотруднике и организации, в которой он работает).

В отличие от визитных карточек, расходы по которым относились к расходам на рекламу, в служебных личных карточках указывать УНП нет необходимости.

В целях отнесения расходов на затраты, учитываемые при налогообложении, лучше, чтобы в должностных обязанностях работников было указано, что в их обязанности входит поддержание деловых связей организации, заключение договоров и т.п.

О перечне лиц, которым для выполнения служебных обязанностей необходимы визитные карточки, организации целесообразно издать приказ, а также производить списание расходов на визитки с составлением акта на списание, где указывать, например, что на таком-то рекламном мероприятии было роз­дано, использовано среди неопределенного круга лиц такое-то количество визиток (либо работнику выданы визитки в определенном количестве для выполнения служебных обязанностей).

При этом под неопределенным кругом лиц следует понимать лиц, которые не могут быть заранее определены в качестве получателя рекламной информации.

Если изготовление визитных карточек связано с производственной деятельностью и выполнением работниками своих служебных обязанностей, то расходы на изготовление визиток не будут являться личными доходами работников (т.к. у работников отсутствует на то прямая выгода) и, соответственно, базы для исчисления подоходного налога не будет. Аналогично в данном случае не будет объекта для исчисления отчислений в ФСЗН и Белгосстрах.

Несмотря на то что заказывать большую партию визиток выгоднее с точки зрения цены, делать визитки про запас (впрок) все же не стоит. Сотрудник может уволиться, сменить должность, могут поменяться телефонные номера, захочется обновить дизайн визитки и т.д., и выгода при изготовлении (заказе) визиток может обернуться впоследствии дополнительными тратами. В таком случае и списать неиспользованные визитки на затраты, учитываемые при налогообложении, не получится.

 

3. Прочие расходы

К прочим расходам организации можно отнести изготовление работникам личных визитных карточек, вручаемых не на встречах и переговорах (либо работникам, чья деятельность не связана с представлением интересов организации, поддержанием деловых связей и т.п.), а также в случаях, когда проблематично доказать производственную необходимость таких расходов (например, для кладовщика цеха, экономиста и т.д.).

Во избежание споров с проверяющими органами такие расходы целесообразно учитывать на сч. 90 «Прочие расходы по текущей деятельности».

При отнесении расходов на изготовление визиток к 3 группе возникают объекты для исчисления подоходного налога (налогообложение происходит с учетом сумм льгот, предусмотренных Налоговым кодексом), а также отчислений в ФСЗН и Белгосстрах.