Выбор курса для составления авансового отчета по зарубежной командировке
Командированному за рубеж работнику аванс выдан путем перечисления белорусских рублей на личную дебетовую карточку. В случае, если работник снял с карточки белорусские рубли, купил на них валюту, предоставил чек, то в учете организации размер суточных рассчитывается по обменному курсу, указанному в чеке, или суточные отражаются по курсу Нацбанка на дату выдачи аванса?
При направлении работника в служебную командировку нанимателем издается приказ, в соответствии с которым производится расчет и выплата денежных средств на командировку, так называемых командировочных расходов. В соответствии с п. 8 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.07.2010 № 115, наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы:
по проезду к месту служебной командировки и обратно;
по найму жилого помещения;
по проживанию вне места жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя.
Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, а именно нормы суточных и предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установлены постановлением Минфина от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу».
Таким образом, зная количество дней командировки (определено в приказе (распоряжении) руководителя) и нормы командировочных расходов для страны командирования, работнику рассчитывается сумма аванса, подлежащая выдаче.
Основным нормативным документом, устанавливающим единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории РБ, является Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утв. постановлением Правления Нацбанка от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185).
Поскольку командировка является зарубежной, то несмотря на тот факт, что на дебетовую карточку работника аванс на командировку перечисляется в белорусских рублях, по порядку расчета и отражения командировочных расходов в учете необходимо руководствоваться Инструкцией № 185.
В бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются на основании отчета, составляемого работником при возвращении из командировки и который является первичным учетным документом (ст. 10 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»).
Согласно ч. 2 п. 30 Инструкции № 185 отчет об израсходованных суммах иностранной валюты составляется в валюте произведенных операций. Суммы расходов, произведенных в служебной командировке за границу, пересчитываются в валюту выданного аванса либо в валюту счета клиента, к которому выдана личная дебетовая карточка. В рассматриваемом случае авансовый отчет составляется в белорусских рублях.
Если аванс работнику перечислен на личную дебетовую карточку, то с момента этого перечисления считается, что работнику выданы денежные средства под отчет. Его задолженность по командировке отражается по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 56 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50).
Отчет составляется в валюте произведенных операций (ч. 2 п. 30 Инструкции № 185). Суммы расходов, произведенных в служебной командировке за границу, пересчитываются в валюту выданного аванса либо в валюту счета клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка, за исключением сумм суточных.
В вопросе не указано, выдан ли аванс из расчета всех предстоящих расходов по командировке или только в размере суточных. Во втором случае размер суточных следует пересчитывать по курсу Нацбанка на дату выдачи аванса (ч. 4 п. 30 Инструкции № 185).
В отчете об израсходованных суммах иностранной валюты суточные указываются в иностранной валюте, в которой были выданы наличными либо перечислены на счет клиента, к которому выдана личная дебетовая карточка, или в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату выдачи (перечисления) аванса, и не пересчитываются на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (ч. 4 п. 30 Инструкции № 185).
Таким образом, размер суточных определяется в валюте страны командирования и пересчитывается в белорусские рубли (в которых был выдан аванс) по курсу Нацбанка на дату выдачи аванса.
Другие командировочные расходы
В случае перечисления аванса на счет клиента – физического лица пересчет израсходованной работником в служебной командировке суммы иностранной валюты в валюту аванса осуществляется с использованием обменного курса банка-эмитента, установленного для проведения операций при использовании банковских платежных карточек, и (или) обменного курса, установленного платежной системой (ч. 2 п. 34 Инструкции № 185). Если на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты отсутствует информация об использованном обменном курсе, то в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты расходы, связанные со служебной командировкой за границу, указываются с учетом официального курса Нацбанка на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты.
В указанном в вопросе случае работник купил валюту за белорусские рубли, перечисленные ему на банковскую платежную карточку, что не запрещено законодательством. При составлении авансового отчета надо пересчитать израсходованные суммы иностранной валюты (на проживание, другие фактически произведенные расходы) в белорусские рубли с использованием курса обменного пункта (кассы банка), в котором работником была приобретена иностранная валюта за белорусские рубли (ч. 1 п. 34 Инструкции № 185).
Так, в случае выдачи в соответствии с законодательством работнику аванса в наличных белорусских рублях для оплаты расходов, связанных со служебными командировками за границу, наличная иностранная валюта, купленная работником в обменном пункте (кассе банка), не приходуется в кассу организации. При составлении отчета об израсходованных суммах иностранной валюты, приобретенной за полученные белорусские рубли, работник прилагает чеки кассового суммирующего аппарата либо специальной компьютерной системы, полученные в обменном пункте (кассе банка) и свидетельствующие о покупке соответствующей суммы иностранной валюты. Израсходованные суммы иностранной валюты пересчитываются в белорусские рубли с использованием курса обменного пункта (кассы банка), в котором работник приобрел валюту. Если отсутствуют документы, подтверждающие покупку работником соответствующей суммы иностранной валюты, то для пересчета расходов используется официальный курс Нацбанка на дату составления отчета (ч. 1 п. 34 Инструкции № 185).
К сумме расходов, которая превосходит сумму выданного аванса, следует применять курс Нацбанка на дату авансового отчета (ч. 2 п. 32 Инструкции № 185).
Так, окончательный расчет между нанимателем и командированным работником проводится в иностранной валюте, в которой получен аванс, либо белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля, установленному Нацбанком к иностранной валюте, в которой получен аванс, на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (ч. 2 п. 32 Инструкции № 185).