Все, что нужно знать о подписании документов
Для придания документу юридической силы необходимо наличие обязательных реквизитов, одним из которых является реквизит «Подпись».
Далее рассмотрим, что важно учитывать при подписании документов, как правильно оформить данный реквизит и как подписать электронный документ?
Наряду с такими реквизитами, как наименование организации и (или) структурного подразделения, автор, дата документа, регистрационный индекс, реквизит «Подпись» является одним из наиболее важных элементов оформления документа (п. 18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4) (далее – Инструкция № 4)).
Представление проекта документа на подпись
При подготовке документов необходимо учесть следующее:
– представление проекта документа на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) осуществляется после полного его оформления, проверки, согласования (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен;
– в реквизите «Подпись» указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия;
– не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности;
– допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»);
– внесение изменений и дополнений в подписанные документы без разрешения лица, их подписавшего, не допускается.
Оформление реквизита «Подпись»
Реквизит «Подпись»:
– располагается после текста и отметки о наличии приложения;
– состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия);
– инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности (п. 57 Инструкции № 4).
|
Директор общества Светлов А. И. Светлов |
При оформлении документа, в котором наименование организации в качестве реквизита не оформляется, в наименование должности в реквизите «Подпись» включается полное наименование организации.
|
Директор общества с ограниченной ответственностью «Добрые дела» Светлов А. И. Светлов |
При наличии у лица, подписывающего документ, степени или звания (ученые, воинские и др.) они могут указываться в составе реквизита «Подпись».
|
Директор общества, доктор юридических наук, профессор Светлов А.И.Светлов |
В случаях подписания документов несколькими должностными лицами организации наименование их должностей, собственноручные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилии) располагаются в последовательности, соответствующей занимаемым должностям. Две подписи, как правило, оформляются на документах, содержащих финансовую информацию.
|
Директор общества Светлов А.И.Светлов
Главный бухгалтер Громова Н.О.Громова |
При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей лиц, подписавших документ, собственноручные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилии) располагаются на одном уровне.
|
Директор общества Директор общества с ограниченной ограниченной ответственностью с ответственностью «Добрые дела» «Ремонт» Светлов А.И.Светлов Невский Н.Н.Невский |
При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе данной комиссии. При этом расположение фамилий членов комиссии осуществляется в алфавитном порядке, т.е. не зависит от занимаемых должностей.
|
Председатель Члены комиссии: Андреева А.П.Андреева Тищенко С.С.Тищенко Якубова Р.Л.Якубова |
Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем этого органа.
|
Председатель Светлов А.И.Светлов Секретарь Знакова И.И.Знакова |
Количество подписываемых экземпляров документа
Зависит о вида документа. Только первый экземпляр документа подписывается при оформлении:
– распорядительных документов;
– исходящих документов.
Все экземпляры документа подписываются при оформлении:
– актов;
– протоколов;
– совместных документов.
Подписание электронных документов
Напомним, что электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей – общей и особенной.
Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа, в т.ч. реквизитов документа, формируемых до момента выработки электронной цифровой подписи (ЭЦП). Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких ЭЦП лица (лиц), подписавшего (подписавших) электронный документ. Каждая ЭЦП представляет собой отдельный файл (информационный объект), формат и структура которого установлены ТНПА.
Особенная часть может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки ЭЦП и идентификации электронного документа, в т.ч. реквизиты, которые создаются после подписания электронного документа (дата электронного документа, регистрационный индекс, сведения о лице, подписавшем электронный документ, и другие реквизиты) и включаются в регистрационно-контрольную карточку (РКК).
Особенная часть электронного документа поддерживается средствами автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) и (или) располагается в отдельных файлах.
Удостоверение информации, составляющей общую часть электронного документа, осуществляется путем подписания электронного документа с использованием личного ключа лица (лиц), подписавшего (подписавших) электронный документ (далее – личный ключ).
Подтверждение целостности и подлинности электронного документа осуществляется путем проверки ЭЦП с использованием открытого ключа лица (лиц) (далее – открытый ключ), подписавшего (подписавших) электронный документ.
Подписание электронного документа и проверка ЭЦП осуществляются путем применения сертифицированных средств ЭЦП (п.п. 5–9 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19 (далее – Инструкция № 19)).
Подписание электронных документов осуществляется путем выработки ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является лицо, указанное в общей части электронного документа в реквизите «Подпись». ЭЦП, владельцем личного ключа которой является организация, может применяться в качестве аналога оттиска печати данной организации.
При подписании электронного документа средствами АСДОУ контролируется действительность на момент подписания сертификата открытого ключа и в необходимых случаях атрибутного сертификата, соответствующих личному ключу подписывающего лица. Сведения о лице, подписавшем электронный документ (наименование должности, инициалы, фамилия), средствами АСДОУ вносятся в РКК (п.п. 38–39 Инструкции № 19).
