Внедрение системы KPI в организации

Ключевые показатели эффективности (KPI) – показатели деятельности структурного подразделения или организации в целом, помогающие в достижении поставленных целей, как правило, в получении прибыли. KPI позволяют контролировать деловую активность подразделений, компании в целом, оценивать результативность и эффективность работы каждого сотрудника.

Широко используемый в сфере управления персоналом термин KPI происходит от сокращения английского Key Performance Indicators, что в переводе означает ключевые показатели эффективности. Внедрение в организации системы KPI позволяет максимально точно оценить результат ее деятельности с учетом затрат и полученного результата.

Под KPI понимают инструменты, способствующие качественному и количественному измерению поставленных целей. Когда принятый показатель не отвечает поставленным целям организации, то и использовать его бессмысленно.

Универсальных показателей KPI не существует, т.к. организации работают в различных условиях и имеют специфику и особенности деятельности.

KPI тесно связаны с мотивацией персонала, поскольку с их помощью можно создать эффективную систему мотивации и стимулирования сотрудников.

Система позволяет выстроить мотивационную и эффективную систему оплаты труда в организации через установленные показатели. Необходимое условие – показатели должны иметь конкретное измерение.

Показатели KPI чаще всего используются для оценки результата работы руководителей структурных подразделений, административного и управленческого персонала.

KPI организации, как правило, будут являться общими. Однако в структурных подразделениях они делятся на индивидуальные для каждого. Их не должно быть много, достаточно 3–5 четко обозначенных и понятных показателей оценки эффективности. Основное требование – возможность просто и быстро измерить их.

Например, для специалиста по продаже ключевыми KPI могут быть:

– объем продаж по итогам календарного месяца не менее…

– количество новых клиентов по итогам календарного месяца не менее…

– количество клиентов с двумя (и более) товарами в чеке не менее...

– выполнение доведенного плана по продажам.

В положении об оплате труда необходимо четко установить финансовую мотивацию за выполнение каждого KPI. Также необходимо учитывать, что количество KPI не должно быть большим. Оптимальное количество KPI для одного сотрудника – от 4 до 7.

Ключевые показатели эффективности можно разделить на две основные категории. Количественные – финансовые показатели, характеризующие эффективность работы (объем продаж, прибыль, размер дебиторской задолженности). Качественными являются некоммерческие показатели (количество консультаций клиентов, своевременность составления отчетов, текучесть кадров и др.).

Ключевые показатели эффективности также можно подразделить на два вида. Запаздывающие показатели отражают итоги работы по завершении отчетного периода (как правило, это финансовые KPI). Такие коэффициенты не всегда могут точно показать, насколько эффективно работают подразделения и организация в целом. Оперативные (опережающие) показатели позволяют управлять работой организации в течение отчетного периода. Они помогают понять, как сейчас обстоят дела в организации, на их основании можно предсказать финансовые результаты в дальнейшем.

Преимущества внедрения системы KPI

1. Высокая мотивация сотрудников, т.к. каждый работник понимает, от достижения каких конкретных результатов напрямую зависит размер его зарплаты.

2. Выделение приоритетных задач организации. Сотрудники самостоятельно способны расставить приоритеты и уделять меньше времени второстепенным задачам.

3. Улучшается контроль эффективности работы организации. Правильно разработанная и внедренная система KPI позволяет постоянно контролировать рабочие процессы. Сбои и проблемы в работе можно отследить до наступления негативных финансовых и иных последствий. Руководство может принять меры для предотвращения негативных последствий заранее.

4. Укрепление партнерских отношений внутри коллектива благодаря справедливому распределению фонда заработной платы.

5. Прямая зависимость размера зарплаты от результата труда способствует привлечению квалифицированных сотрудников в организацию, а также снижению текучести кадров.

6. Размер фонда оплаты труда зависит от результата работы компании. В такой ситуации увеличение фонда оплаты труда не будет источником дополнительного расходования финансовых средств.

Недостатки внедрения системы KPI

1. Ключевые показатели эффективности могут быть определены неверно, что нивелирует все преимущества внедрения системы KPI, перечисленные выше.

2. Разработка системы KPI и ее внедрение в работу компании требует существенных финансовых, временных и трудовых затрат. Возможно, потребуется дополнительное обучение некоторых сотрудников. Не каждая организация может позволить себе выделение достаточного количества ресурсов для внедрения системы KPI в работу.

3. Систему KPI, как правило, нецелесообразно внедрять в организациях численностью менее 10 человек.

4. KPI нецелесообразно вводить в работу вспомогательных служб, обеспечивающих работу других структурных подразделений организации. Например, службы по наладке и ремонту оборудования. Такая система может сделать их работу более длительной, тогда как от них требуется устранить проблемы с техникой в кратчайшие сроки.

Требования к системе KPI будут различными в зависимости от вида деятельности организации, ее главных целей.

Общие требования для любой системы KPI

1. Показатели эффективности должны быть четко определены.

2. Показатели должны быть достижимы.

3. Достижение показателя должно зависеть от со­трудника, до которого такой показатель доводится.

4. Показатели должны быть связаны с целью организации.

Стандартная формула расчета зарплаты сотрудника при использовании системы KPI:

Заработная плата = фиксированная часть (оклад) + переменная часть (рассчитывается в зависимости от достижения ключевых показателей в отчетном периоде).

Разработка системы KPI

Разработку системы KPI в организации можно разделить на 3 этапа.

1. Подготовительный. Следует определить ключевую цель организации, а также способы ее достижения. Исходя из способов достижения главной цели выделить ключевые показатели для отделов организации и для каждого сотрудника персонально. Необходимо сформировать рабочую группу, которая будет участвовать в разработке системы KPI, с привлечением сотрудников всех структурных подразделений. Провести исследования рынка и работы самой организации. Анализируется работа организации в настоящее время и на сколько она способна решать поставленные задачи в будущем. Необходимо определить, как будет рассчитываться зарплата сотрудников после внедрения системы KPI.

2. Разработка системы KPI. В некоторых случаях может потребоваться совершенствование имеющейся организационной структуры. Обязательно необходимо доводить до коллектива информацию о внедрении системы KPI в организации. Проводится моделирование современных организационных процессов через внедрение показателей эффективности. Проводится разработка процессов управления организацией на основе KPI и разработка нормативно-методической документации.

3. Внедрение разработанной системы в работу организации.

Пример расчета KPI

Индекс KPI может быть рассчитан по формуле:

Индекс KPI = Вес KPI х Факт / Цель.

Показатель KPI доводится до сотрудника нанимателем.

Пример 1. Установим три ключевых показателя эффективности. Вес каждого KPI устанавливает наниматель в зависимости от ценности для него того или иного показателя эффективности. Цель устанавливается (планируется) нанимателем на каждый учетный период (месяц, квартал и др.). Факт – реально достигнутый сотрудником уровень каждого KPI по итогам учетного периода. Для расчета KPI по указанной формуле может быть применена таблица:

Ключевые показатели	Вес KPI	Цель	Факт	Индекс KPI
KPI 1	0,75	15 %	20 %	1
KPI 2	0,5	10 %	8 %	0,4
KPI 3	0,25	15 %	20 %	0,333

 Общий коэффициент ключевых показателей сотрудника по итогам отчетного периода составит 1,733. Такого результата работник достиг из-за значительного веса KPI 1, установленного нанимателем.

Расчет заработной платы

Заработная плата при системе KPI может рассчитываться по следующей формуле:

Заработная плата = фиксированная часть (оклад) + переменная часть (умноженная на результат KPI в отчетном периоде).

Пример 2. Сотруднику установлен оклад в размере 400 BYN. Переменная часть установлена в размере 300 BYN.

Зарплата сотрудника составит 919,90 BYN (400 + (300 х 1,733)).

Внедрение системы KPI в работу организации

Изменение системы оплаты труда согласно ч. 2 ст. 32 ТК является изменением существенных условий труда. При изменении существенных условий труда наниматель издает соответствующий приказ с указанием обоснованных производственных, организационных или экономических причин такого изменения. В приказе обязательно следует указать дату введения изменений.

Об изменениях существенных условий труда работник предупреждается в письменной форме не позднее чем за 7 календарных дней (подп. 3.2 п. 3 Декрета Президента от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций»).

В письменном предупреждении обязательно указывается, что в случае несогласия работника с изменениями, предложенными нанимателем, он будет уволен по п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК.