С учетом современных технологий вносятся поправки в Закон об архивном деле
Палата представителей Национального собрания 25.03.2022 приняла во втором чтении законопроект об изменении Закона «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», а 01.04.2022 его одобрил Совет Республики. По словам первого заместителя министра юстиции Натальи Филипповой, документ в целом сориентирован на приоритет государственных архивных учреждений в реализации основных задач отрасли.
Как сообщила на сессии член Постоянной комиссии Палаты представителей по образованию, культуре и науке Людмила Подлужная, проект разработан с целью совершенствования норм Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – Закон).
При этом учтены правоприменительная практика, а также современные технологии создания документов, организации работы с ними и их хранения. Из текста Закона изъяты противоречивые и неработающие положения. Например, исключается норма о вывозе копий архивных документов из страны.
Остановимся на основных предлагаемых новациях.
Постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда будут осуществлять исключительно государственные архивы. Сегодня такая функция возложена также на музеи и библиотеки.
Вводится исключительное право государственных архивных учреждений осуществлять научно-техническую обработку документов тех организаций, которые являются источниками комплектования госархивов.
Как напомнила на сессии при рассмотрении законопроекта в первом чтении Наталья Филиппова, на практике научно-техническая обработка документов осуществляется различными организациями разной ведомственной принадлежности и разных форм собственности. При этом качество работ не всегда соответствует установленным требованиям, что плохо сказывается на сохранности документов Национального архивного фонда.
Документы негосударственной части Национального архивного фонда могут храниться на возмездной основе не только в государственных и территориальных (городских или районных) архивах, но и в иных организациях на основании договора хранения или передаваться на безвозмездной основе в госархивы на основании договора, предусматривающего передачу права собственности на документы государству.
Вводится запрет передачи документов Национального архивного фонда государственными органами, иными организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, без согласования с соответствующими государственными архивами.
Закрепляется норма, согласно которой в организациях, где штатная должность работника архива не предусмотрена, выполнение функций по осуществлению приема, хранения, учета и использования архивных документов возлагается на назначаемое руководителем организации лицо.
Еще одна норма направлена на упорядочение архивного хранения: документы, содержащие государственные секреты, передаются в госархивы только после их рассекречивания. При невозможности рассекречивания сроки хранения указанных документов будут продлеваться.
Изменяются сроки временного хранения архивных документов. Так, по причине увеличения продолжительности жизни вырос срок актуальности записей актов гражданского состояния, совершенных в послевоенный период.
В соответствии с законопроектом уточняются сроки временного хранения записей актов гражданского состояния и сроки хранения документов по личному составу. Так, срок записей временного хранения продлевается до 100 лет (сегодня он составляет 75 лет). А срок хранения документов по личному составу, отражающих трудовые отношения сотрудника с работодателем, снижается с 75 до 55 лет.
Документы Национального архивного фонда ни при каких обстоятельствах не могут быть уничтожены, а также подлежат обязательному возврату в случае их изъятия (выемки).
Проектом также вводится обновленная система терминов. Так, в ст. 2 дается определение термина «архивный документ»: это документ, хранящийся в архиве в силу его значимости для граждан, общества и государства. В закон включается определение термина «документ».
Предусматривается возможность хранения электронных документов в информационных системах, что связано прежде всего с развитием АИС «Нормотворчество» и АИС, обеспечивающей формирование Национального реестра правовых актов РБ.
Как объяснила Людмила Подлужная, документы в электронном виде, в т.ч. электронные, государственной части Национального архивного фонда по истечении установленных сроков временного хранения должны передаваться из информационной системы архива госоргана, иной организации на постоянное хранение в госархив посредством информационной системы архива электронных документов Национального архивного фонда. Порядок функционирования такой информационной системы поручено утвердить Совету Министров.
Закон вступает в силу через шесть месяцев после его официального опубликования.
