В командировку – на такси. Кто за это платит? Возмещение расходов по проезду в пределах РБ: основные изменения и особенности налогообложения

При направлении работника в командировку бухгалтерия возмещает расходы по проезду. Остановимся подробнее на вопросах, о которых нужно знать как работнику, так и бухгалтеру.

В соответствии с подп. 1.1. ст. 171 Налогового кодекса командировочные расходы, в т.ч. и на проезд, в пределах норм, установленных законодательством, учитываются при исчислении налога на прибыль.

Бухгалтерии организации необходимо определиться, какие расходы будут считаться в пределах норм, предусмотренных законодательством, а какие – нет.

Важно во избежание спорных моментов до работника, направляемого в командировку, донести, какие расходы будут оплачиваться ему дополнительно, какие – за счет суточных, а на выплату каких нуж­но разрешение нанимателя либо они не будут возмещаться вовсе.

В соответствии с п. 9 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения рас­ходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках» (далее – постановление № 176) командированным работникам возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно железнодорожным, воздушным, водным, автомобильным транспортом.

При этом есть отличие, если командировка осуществляется в пределах РБ или за границу. При командировках в пределах РБ возмещается фактическая стоимость проездных документов (билетов). Ис­ключение составляют расходы на такси.

Справочно. Проездной документ – документ (предмет) установленной формы (образца), используемый для под­тверждения оплаты пассажиром проезда и подтверждения заключения договора автомобильной перевозки пассажира в регулярном сообщении (ст. 1 Закона Республики Беларусь от 14.08.2007 № 278-З (ред. от 17.07.2017) «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках»).

Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 «Об ут­верждении Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь» (п. 4.1) установлено: командированному работнику возмещаются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы по фактическим затратам на основании подлинных проезд­ных документов, включая расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов (бронирование и предварительная продажа билетов, комиссионные сборы), рас­ходы за пользование постельными принадлежностями при наличии подтверждения их оплаты, включая стоимость набора питания, вошедшего в цену проезд­ного документа.

Расходы по проезду транспортом общего пользования регулярного сообщения (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту возмещаются также на основании подлинных проездных документов.

С вступлением в силу нового Постановления № 176 изменился подход к возмещению расходов. Теперь расходы на проезд возмещаются работнику не только при поездке транспортом общего пользования, а вообще любым видом транспорта, кроме такси.

При этом, как работники бухгалтерии, так и командированные задают вопрос: будут ли возмещаться понесенные расходы на маршрутном такси?

Сегодня, в соответствии с п. 107 Постановления Совмина от 30.06.2008 № 972 (ред. от 31.08.2018) «О некоторых вопросах автомобильных перевозок пассажиров», на билете указываются: наименование (фамилия и инициалы) автомобильного перевозчика; назначение билета; серия (на бланочном билете) и номер билета; наименования начального и конечного остановочных пунктов маршрута поездки пассажира; марш­рут движения автобуса (номер маршрута); дата и время начала поездки; номер места для сидения (при отсутствии технической воз­можности номер места для сидения может не указываться); стоимость проезда; дата и время выдачи билета.

Если проездные документы не соответствуют указанным выше требованиям, то такие расходы командированного работника возмещению не подлежат. В таких случаях применяются нормы п. 13 постановления № 176, в соответствии с которым расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины.

Руководитель организации может принять решение о компенсации работнику расходов на такси. Можно предусмотреть порядок и размер компенсации расходов на этот вид транспорта, например, в положении по служебным командировкам. В таком локальном акте определить, в каких ситуациях и размерах будет производиться возмещение понесенных расходов. Единый подход в возмещении рас­ходов на такси ко всем работникам предприятия благоприятно скажется на атмосфере в коллективе.

Но если наниматель возместит работнику указанные расходы, то они должны быть уплачены из прибыли организации, и базу для исчисления налога на прибыль не уменьшают.

В соответствии с п. 12 Постановления № 176 командированному работнику не возмещается стоимость проезда, если проезд осуществляется за счет средств принимающей стороны, в т.ч. если ему предоставлены средства передвижения или он имеет право бесплатного проезда.

Бухгалтерии организации еще перед выдачей аванса на командировочные расходы целесообразно уточнить:

1) не возмещает ли стоимость проезда или билетов сторона, к которой работник направлен в командировку;

2) не предоставляет ли ему сама организация средства передвижения;

3) имеет ли работник какие-либо льготы по проезду (зачастую ответ на этот вопрос знает только сам работник, поэтому во избежание в дальнейшем споров с проверяющими органами бухгалтеру следует задать этот вопрос ему лично, поскольку не все за пределами бухгалтерии знают нюансы законодательства).

Бухгалтеру следует знать и пояснить работнику, что транспорт­ные расходы, которые произведены им в пределах места командировки, оплачиваются работником за счет суточных и возмещению не подлежат.

И помните, что при отсутствии у командированного работника проездных документов (билетов) к месту командировки и (или) обратно расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону (п. 13 постановления № 176).

При этом еще раз напомним о необходимости предоставления под­лин­ников документов, а не копий.

О том, что этот порядок изменился, бухгалтеру необходимо рассказать работнику до поездки в командировку. Это исключит вероятность конфликтных ситуаций, если проезд­ные документы будут утеряны.