Утрата бухгалтерских документов. Алгоритм дальнейших действий

В случае умышленной утраты первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета и иных бухгалтерских документов речь может идти о налоговом преступлении, признаки которого нередко достаточно очевидны.

К ним относятся:

– уничтожение бухгалтерских документов (первичных, учетных, отчетных);

– инсценировка несчастного случая (пожар, затопление) или банкротства.

При этом определить возможные признаки пред­намеренного банкротства в этом случае вообще не представляется возможным.

Только в случае утраты бухгалтерских документов неумышленно можно говорить о непредвиденном событии. При этом факт непредвиденности необходимо подтвердить документально.

Обязанность обеспечения в течение сроков, установленных законодательством, сохранности документов бухгалтерского учета, учета доходов (расходов) и иных объектов налогообложения, других документов и сведений, необходимых для налогообложения, возложена на плательщика (юри­дическое лицо и индивидуального предпринимателя (ИП)) в соответствии с подп. 1.14 п. 1 ст. 22 НК¹.

Очень часто бывает, что субъект в силу объективных причин не может представить отдельные бухгалтерские документы должностному лицу контролирующего (надзорного) органа по его требованию. Отказ субъекта хозяйствования от выдачи затребованных документов либо непредставление их в установленный срок влекут установленную законодательством ответственность.

 

Ответственность

Действующим законодательством в случае утраты запрашиваемых бухгалтерских документов предусмотрена как административная, так и уголовная ответственность.

При этом следует отличать состав административного правонарушения, а именно – ответственность за уничтожение и ответственность за необеспечение сохранности бухгалтерских документов и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

В соответствии с п. 2 ст. 12.1 КоАП² уничтожение должностным лицом юридического лица или ИП бухгалтерских документов и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения либо их сокрытие влекут наложение штрафа в размере от 50 до 100 БВ.

В соответствии с п. 3 ст. 12.1 КоАП необеспечение сохранности должностным лицом юридического лица или ИП бухгалтерских документов и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, повлекшее их утрату, влечет наложение штрафа в размере от 4 до 35 БВ.

Кроме того, следует упомянуть, что непредставление в установленный срок плательщиком, налоговым агентом, иным лицом в налоговый орган документов и иных сведений, которые они обязаны представлять в соответствии с налоговым законодательством, в т.ч. международным договором РБ, или по запросу налогового органа для осуществления налогового контроля, в т.ч. совершенное должностным лицом юридического лица или ИП, влечет предупреждение или наложение штрафа в размере от 2 до 20 БВ (п. 1 ст. 13.8 КоАП).

Если будет доказано, что бухгалтерские документы уничтожены умышленно в целях уклонения от уплаты налогов (т.е. установлена взаимосвязь между пожаром, наводнением или кражей в бухгалтерии документов и уклонением от уплаты налогов), руководитель и главный бухгалтер организации может быть привлечен даже и к уголовной ответственности по ст. 243 УК³, но только в том случае, если будет доказано, что имел место факт уклонения от уплаты налогов в крупных и особо крупных размерах.

Справочно. Уклонение от уплаты сумм налогов, сборов путем сокрытия, умышленного занижения налоговой базы либо путем уклонения от представления налоговой декларации (расчета) или внесения в нее заведомо ложных сведений, повлекшее причинение ущерба в крупном размере, наказывается штрафом, или лишением права занимать определенные должности, или заниматься определенной деятельностью, или арестом, или ограничением свободы на срок до 3 лет, или лишением свободы на тот же срок (ч. 1 п. 243 УК).

То же деяние, повлекшее причинение ущерба в особо крупном размере, наказывается ограничением свободы на срок до 5 лет или лишением свободы на срок от 3 до 7 лет с конфискацией имущества или без конфискации и с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью или без лишения (ч. 2 п. 243 УК).

Для целей применения ст. 243 УК крупным размером ущерба признается уклонение от уплаты сумм налогов, сборов на сумму, в 1000 раз и более превышающую размер БВ, установленный на день совершения преступления, особо крупным размером – в 2500 раз и более превышающую размер БВ.

 

Действия бухгалтерской службы при утрате документов

Утрата или уничтожение бухгалтерских документов (пожар, авария, кража, иная чрезвычайная ситуация и т.д.).

Для подтверждения факта уничтожения бухгалтерских документов в указанных случаях организация должна документально подтвердить факт того, что чрезвычайные обстоятельства действительно имели место. Это позволяет впоследствии подтвердить, что документы хранились надлежащим образом и вина организации в пропаже или уничтожении документов отсутствует.

Пожар. В случае, если уничтожение документов произошло в результате пожара, организации следует составить акт с указанием перечня погибшего имущества, в т.ч. и документов. При этом необходимо получить справку из регионального отдела государственного пожарного надзора.

Авария. В случае аварии, связанной с коммунальными сетями (например, затопление в результате прорыва местного водопровода, канализации и т.д.), на место происшествия следует вызвать представителей ЖЭС, управляющей компании или правления товарищества собственников. После осмотра места происшествия составляется акт, в котором будут перечислены имущество и документы, пострадавшие от залива.

Кража. В случае кражи документов необходимо заявить в ОВД. Заявление подается в районное отделение милиции по месту нахождения организации. Соответственно, заявление должно быть зарегистрировано в установленном порядке и организации должно быть выдана справка-­подтверждение.

Шаг 1. Назначьте комиссию по расследованию. По всем перечисленным фактам приказом руководителя организации (или ИП) обязательно должна быть назначена комиссия по расследованию факта уничтожения или порчи документов. При необходимости для участия в работе комиссии могут быть приглашены представители ЖЭС или товарищества собственников, следственных органов, МЧС, государственного пожарного надзора.

Шаг 2. Оформите акт. Результаты работы комиссии оформляются актом, составленным в произвольной форме.

В акте должны быть указаны:

– состав комиссии;

– причины утраты или гибели документов организации и их перечень, ссылки на объяснительные записки опрошенных ответственных сотрудников;

– объяснительные записки и документы, полученные от официальных органов.

Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии, утверждается руководителем ор­ганизации, ИП.

В дальнейшем этот акт хранится в делах организации вместе с восстановленными документами, а в номенклатуре дел делается отметка о наличии не оригиналов, а дубликатов документов.

Шаг 3. Уведомите ИМНС по месту постановки на учет. В дальнейшем о факте утраты или гибели документов необходимо письменно уведомить ИМНС по месту постановки на учет. При этом необходимо представить все полученные на момент уведомления ИМНС от официальных органов документы (справки и акты). Налоговый инспектор может установить сроки, в течение которых необходимо восстановить утраченные документы.

1. Обратитесь в обслуживающий банк с просьбой предоставить информацию о движении денег на счетах за соответствующий период.

2. На основе полученной из банка информации определите всех контрагентов, с которыми организация (ИП) работала, и направьте им запросы с просьбой о предоставлении копий документов (договоров, накладных, счетов-фактур и др).

3. Обратитесь в ИМНС для восстановления финансовой и налоговой отчетности и получите копии ранее сданной отчетности. На основе восстановленной документации необходимо заново сформировать регистры бухгалтерского и налогового учета, а также бухгалтерскую и налоговую отчетность.

В то же время практически невозможно восстановить данные о движении наличных денежных средств в организации, если уничтожены кассовые документы, контрольно-кассовая лента от кассовых суммирующих аппаратов и т.д.

Если показатели восстановленной отчетности совпадают с показателями отчетности, представленной ИМНС, это свидетельствует о том, что утраченные бухгалтерские документы удалось вос­становить в полном объеме.

Если документы восстановить не получилось, придется пересчитывать налоговые обязательства, а суммы затрат, которые не имеют документального подтверждения, необходимо исключить из состава расходов.

Учитывая, что в настоящее время бухгалтерский учет ведется с использованием компьютерной техники, субъектам хозяйствования целесообразно периодически сохранять резервную базу данных, чтобы иметь возможность восстановить утраченные бухгалтерские документы в дальнейшем.

---

¹Налоговый кодекс.

²Кодекс об административных правонарушениях  (далее – КоАП).

³Уголовный кодекс (далее – УК).