Авторизуйтесь Чтобы скачать свежий номер №24(2718) от 29.03.2024 Смотреть архивы
picture
USD:
3.2498
EUR:
3.5019
RUB:
3.5223
Золото:
229.1
Серебро:
2.56
Платина:
93.62
Палладий:
101.66
Назад
Распечатать с изображениями Распечатать без изображений

Бухгалтерский учет трудовых книжек и вкладышей в бюджетных организациях

Трудовая книжка и вкладыш к ней является основным документом о трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки заполняются нанимателем (за исключением нанимателя – физического лица) на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (ст. 50 ТК1).

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении работника и основаниях прекращения трудового договора, награждениях и поощрениях за успехи в работе, иные сведения.

При увольнении работника трудовая книжка вместе с вкладышем, если таковой имеется выдается работнику в день увольнения (в последний день работы).

Рассмотрим отражение в бухгалтерском учете бюджетной организации хозяйственных операций, связанных с движением трудовых книжек и вкладышей к ним, а также зачислением средств, потраченных нанимателем на приобретение бланков трудовых книжек, в республиканский и соответствующие местные бюджеты.

Образец трудовой книжки утверждается рес­публиканским органом государственного управления, проводящим государственную политику в области труда (ч. 1 ст. 50 ТК).

В настоящее время применяются трудовые книжки, образец которых утвержден постановлением № 402, а также ранее установленных образцов, которые равнозначны и обмену на новые образцы не подлежат. При предъявлении трудовой книжки старого образца записи вносятся в нее, трудовая книжка нового образца не заводится.

Обратите внимание! Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним образца 1995 года, имеющиеся у нанимателей, являются действительными до их полного использования, что предусмотрено п. 3 постановления № 40.

В случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она дополняется вкладышем (п. 60 гл. 8 Инструкции № 403).

Пример 1. Трудовая книжка дополняется вкладышем, если в ней полностью заполнены страницы, на которых делаются записи о поощрениях. При этом на других страницах может все еще иметься достаточно места для записей.

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой набор страниц трудовой книжки без обложки. Он вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой книжки, заполняется и ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

О выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки вверху производится запись или ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются его серия и номер. Здесь же при каждой последующей выдаче вкладыша производится запись или ставится штамп и также указываются его серия и номер (п. 61 Инструкции № 40).

Обратите внимание! Вкладыш без трудовой книжки недействителен (ч. 2 п. 60 Инструкции № 40).

 

Организация учета

В соответствии с п. 28 Методических указаний4 бланки трудовых книжек и вкладыши к ним учитываются на субсч. 132 «Денежные документы».

По Д-ту субсч. 132 «Денежные документы» отражается поступление бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, по К-ту указанного субсч. – выдача (списание).

Справочно: бланки трудовых книжек являются бланками документов с определенной степенью защиты. Их учет нужно осуществлять в порядке, установленном Инструкцией № 1965, для бланков строгой отчетности.

Порядок ведения трудовых книжек, в т.ч. их заполнение, выдача трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем определены Инструкцией № 40.

В соответствии с п. 77 Инструкции № 40 при выдаче трудовой книжки (ее дубликата), а также вкладыша к ней работник бюджетной организации производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, потраченной нанимателем на его приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя.

Принятые в кассу денежные средства в сумме, потраченной нанимателем на приобретение бланков трудовых книжек, сдаются на специальный счет бюджетной организации и не позднее 3 рабочих дней от даты их поступления и не позднее последнего рабочего дня месяца перечисляются в доход республиканского бюджета или соответствующих местных бюджетов.

Движение денежных средств на текущем специальном счете в банке бюджетные организации учитывают на субсч. 103 «Текущий счет по взыс­канным платежам в бюджет».

 

Отражение данных в бухгалтерском учете

Корреспонденция счетов основных бухгалтерских операций по движению трудовых книжек (вкладышей к ним), а также зачислению средств в республиканский и соответствующие местные бюджеты приведена в приложении 1 к письму № 02-2-28/576).

Обратите внимание! Ответственность за полное и своевременное перечисление в республиканский и соответствующие местные бюджеты средств от выдачи работникам трудовых книжек (дубликатов), а также вкладышей в трудовые книжки возлагается на нанимателей.

Бухгалтерский учет операций, связанные с движением трудовых книжек, отражаются следующим образом:

Содержание хозяйственной операции

Д-т сч.,

субсч.

К-т сч.,

субсч.

Отражение операций по движению трудовых книжек в бухгалтерском учете подведомственных бюджетных организаций

Получены трудовые книжки от министерства безвозмездно (организация финансируется из средств республиканского бюджета)

132

«Денежные документы»

140

«Расчеты по финансированию из бюджета»

Одновременно оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей к ним по конкретным сериям и номерам по забалансовому счету

04

«Бланки строгой отчетности» (забалансовый счет)

Получены трудовые книжки от министерства безвозмездно (организация финансируется из средств бюджета другого уровня)

132

«Денежные документы»

142

«Расчеты по финансированию за счет других бюджетов»

Одновременно оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей к ним по конкретным сериям и номерам по забалансовому счету

04

«Бланки строгой отчетности» (забалансовый счет)

Отражение в бухгалтерском учете операций по расчетам с работниками за трудовые книжки

Выданы трудовые книжки отделу кадров для оформления своим работникам

160

«Расчеты с под­отчетными лицами»

132

«Денежные документы»

Одновременно списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним) по конкретным сериям и номерам по забалансовому счету

04

«Бланки строгой отчетности» (забалансовый счет)

Получены в кассу денежные средства за выданные работникам трудовые книжки

120

«Касса»

160

«Расчеты с подотчетными лицами»

Сданы денежные средства из кассы на текущий счет «до востребования»

103

«Текущий счет по взысканным платежам в бюджет»

120

«Касса»

Начислены платежи, причитающиеся взносу в бюджет

140

«Расчеты по финансированию из бюджета»,

142

«Расчеты по финансированию за счет других бюджетов»,

 230

«Финансирование из бюджета»,

232

«Финансирование из других бюджетов»

173

«Расчеты с бюджетом»

Перечислена плата за трудовые книжки в бюджет

173

«Расчеты с бюджетом»

103

«Текущий счет по взысканным платежам в бюдже»»

 

Выдача (оформление) бланков трудовых книжек

Незаполненные бланки трудовых книжек хранятся у МОЛ в бухгалтерии организации в мес­тах, позволяющих обеспечить их сохранность, например, в несгораемом сейфе. Конкретное мес­то, порядок хранения и использования бланков трудовых книжек устанавливаются приказом нанимателя (п. 3 Инструкции № 196).

МОЛ выдает бланки трудовых книжек ответственному исполнителю (например, инспектору по кадрам) в подотчет для дальнейшего их оформления. Передача производится с разрешения руководителя и главного бухгалтера (лиц, ими уполномоченных) по приходно-расходным накладным на БСО с указанием серий и номеров бланков (п. 11 Инструкции № 196).

В бухучете списание конкретных серий и номеров бланков трудовых книжек с подотчета отражается записью по забалансовому счету (абз. 3 п. 22 Инструкции № 196):

 

Корреспонденция счетов по выдаче бланков трудовых книжек работникам

Содержание операций

Д-т сч.

К-т сч.

Списаны с подотчета ответственного исполнителя бланки трудовых книжек, использованные в отчетном месяце

 

04

 

Списание испорченных книжек

Как в учете бюджетной организации отразить списание испорченного по вине ответственного исполнителя бланка трудовой книжки?

Пример 2. Бухгалтерия выдала под отчет инспектору по кадрам бланк трудовой книжки стоимостью 2,15 руб. для оформления лицу, принятому на работу впервые. При заполнении трудовой книжки бланк был испорчен. По решению руководителя стоимость бланка подлежит возмещению инспектором по кадрам. Стоимость бланка трудовой книжки внесена им в кассу организации. Данные денежные средства зачислены из кассы на текущий (бюджетный) счет организации, с которого в этот же день перечислены в доход бюджета.

 

НДС

Выбытие испорченных бланков не признается объектом обложения НДС (п. 1 ст. 115 НК7).

 

Налог на прибыль

В налоговом учете бюджетные организации в отношении сумм возмещения стоимости бланков трудовых книжек, подлежащих в полном объеме зачислению в доход бюджета в счет компенсации его расходов, освобождаются от налогообложения, в т.ч. налогом на прибыль (п. 3 ст. 386, ч. 3 п. 2 ст. 14, ч. 3 п. 7 НК).

 

Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности

В нижеприведенной таблице к забалансовому сч. 04 «Бланки строгой отчетности» открыты субсчета:

– 04-1 «Бланки строгой отчетности на хранении у МОЛ»;

– 04-2 «Бланки строгой отчетности, выданные под отчет ответственному исполнителю».

Содержание операций

Д-т субсч.

К-т субсч.

ПУД

Выдан в под­отчет бланк трудовой книжки инспектору по кадрам

160

210

Приходно-расходная накладная на бланки строгой отчетности,

приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности;

карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности;

бухгалтерская справка-расчет

Списаны с МОЛ бланки, выданные под отчет ответственному исполнителю

 

04-1

Приходно-расходная накладная на бланки строгой отчетности;

приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности;

карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности;

бухгалтерская справка-расчет

Отражено получение ответственным исполнителем бланков за балансом

04-2

 

Приходно-расходная накладная на бланки строгой отчетности;

приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности;

карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности;

бухгалтерская справка-расчет

Бухгалтерский учет недостачи бланков строгой отчетности

Отнесена стоимость бланка на лицо, виновное в его порче

170

160

Реестр бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению;

приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности;

бухгалтерская справка-расчет;

решение руководителя

Одновременно стоимость бланка списывается с забалансового учета

 

04-2

Реестр бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению;

приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности;

бухгалтерская справка-расчет

Поступили от виновного лица в кассу организации денежные средства

120

170

Приходный кассовый ордер

Отражено образование задолженности перед бюджетом на сумму средств, поступивших в кассу

140 (230)

173

Бухгалтерская справка-расчет

Зачислены денежные средства из кассы на текущий (бюджетный) счет организации

103

120

Объявление на взнос наличными;

выписка банка по расчетному счету

Перечислены денежные средства в доход бюджета

173

103

Платежное поручение;

выписка банка по расчетному счету


1Трудовой кодекс (ТК).

2Постановление Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – постановление № 40).

3Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40).

4Методические указания о порядке учета денежных средств организациями, финансируемыми из бюджета, утв. приказом Минфина от 17.12.1999 № 364 (дале – Методические указания).

5Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, признании утратившими силу некоторых  нормативно-правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь, утв. постановлением Минфина от 18.12.2008 № 196 (далее – Инструкция № 196).

6Письмо Минэкономики от 10.04.2008 № 02-2-28/57 «О порядке зачисления средств в бюджет».

7Налоговый кодекс (НК).

Распечатать с изображениями Распечатать без изображений