Учет трудовых книжек

Рассмотрим вопросы оформления книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее – книга учета), перенесения записей из заполненной книги учета в новую и другие практические проблемы ее ведения.

Книга учета ведется нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников (п. 79 Инструкции № 40¹) по форме согласно приложению к этой инструкции.

В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).

Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя).

Помимо п. 79 Инструкции № 40 законодательство не содержит специальных норм, касающихся ведения книги учета. На практике зачастую возникают различные вопросы, не урегулированные п. 79 Инструкции № 40. Как правильно оформить книгу учета, в т.ч. новую в случае заполнения всех страниц предыдущей книги учета? Надо ли переносить какие-либо записи из заполненной книги учета в новую или же в новую книгу учета нужно вносить только записи, касающиеся вновь принятых работников? Попытаемся ответить на данные вопросы исходя из п. 79 Инструкции № 40 и общих норм законодательства о делопроизводстве.

Пунктом 161 Инструкции № 4² предусмотрено...