Учет трудовых книжек

Организация (оказывает услуги другим организациям и физическим лицам) приобрела трудовые книжки для выдачи работникам. Стоимость трудовых книжек должна быть отнесена в Д-т сч. 26 «Общехозяйственные затраты» с К-та сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» либо возмещаться работниками?

В соответствии со ст. 50 ТК¹, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника. Образец трудовой книжки утверждается республиканским органом государственного управления, проводящим государственную политику в области труда.

Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше пяти дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.

Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты.

Учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты (п. 81 Инструкции № 40²).

Порядок использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности определен Инструкцией № 196³.

Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности ведется бухгалтерией организации (ИП) в стоимостном и количественном выражении коммерческими организациями и ИП, ведущими бухгалтерский учет, – на сч. 10 «Материалы» (п. 19 Ин­струкции № 196).

Аналитический учет бланков строгой отчетности ведется на забалансовых счетах по каждому виду бланков и местам их хранения (материально от­ветственным лицам) коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями, ведущими бухгалтерский учет, – на забалансовом сч. 006 «Бланки строгой отчетности» (п. 20 Ин­струкции № 196).

При выдаче трудовой книжки (ее дубликата), а также вкладыша к ней работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя (п. 77 Инструкции № 40).

В данном случае следует учитывать, что порядок формирования в бухгалтерском учете информации о доходах и расходах в организациях (за исключением банков, небанковских кредитно-финансовых организаций, страховых организаций, бюджетных организаций) определяет Инструкция № 102⁴.

Согласно п. 5 Инструкции № 102, доходы и расходы в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

– доходы и расходы по текущей деятельности;

– доходы и расходы по инвестиционной деятельности;

– доходы и расходы по финансовой деятельности.

Согласно п. 13 Инструкции № 102 в состав прочих доходов и расходов по текущей деятельности, учитываемых на сч. 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсч. 90-7 «Прочие доходы по текущей деятельности», 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности»), включаются доходы и расходы, связанные с реализацией и прочим выбытием запасов (за исключением продукции, товаров).

Согласно п. 84 Инструкции № 50⁵, забалансовый сч. 006 «Бланки документов с определенной степенью защиты» предназначен для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков документов с определенной степенью защиты.

Бланки документов с определенной степенью защиты учитываются на забалансовом сч. 006 «Бланки документов с определенной степенью защиты» по номинальной стоимости или в условной оценке.

Аналитический учет по забалансовому сч. 006 «Бланки документов с определенной степенью защиты» ведется по видам бланков документов с определенной степенью защиты и местам их хранения.

Пунктом 16 Инструкции № 50 предусмотрено, что сч. 10 «Материалы» предназначен для обобщения информации о наличии и движении материалов.

При выбытии материалов их стоимость отражается по Д-ту сч.сч. 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности», 91 «Прочие доходы и расходы» и др. и К-ту сч. 10 «Материалы».

Согласно п. 57 Инструкции № 50 сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками, кроме расчетов по оплате труда, рас­четов по выплате работникам дивидендов и других доходов от участия в уставном фонде организации, расчетов с подотчетными лицами.

Аналитический учет по сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется по каждому работнику.

На основании вышеизложенного, в бухгалтерском учете организация должна произвести следующие записи:

Д-т сч. 006 «Бланки документов с определенной степенью защиты» – оприходованы бланки трудовых книжек на забалансовом счете;

Д-т сч. 10 «Материалы» – К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – оприходованы бланки трудовых книжек на балансовом счете;

К-т сч. 006 «Бланки документов с определенной степенью защиты» – при выдаче трудовых книжек, отражена их выдача на забалансовом счете;

Д-т сч. 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсч. 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности») – К-т сч. 10 «Материалы» – при выдаче трудовых книжек, отражена их выдача на балансовом счете;

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – К-т сч. 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсч. 90-7 «Прочие доходы по текущей деятельности» – отражена возмещаемая работниками стоимость трудовых книжек;

Д-т сч. 50 «Касса» – К-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – внесены в кассу организации работниками денежные средства за трудовые книжки.

---

¹Трудовой кодекс.

²Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках»,(далее – Инструкция № 40).

³Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утв. постановлением Минфина от 18.12.2008 № 196 (далее – Инструкция № 196).

⁴Инструкция по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утв. постановлением Минфина от 30.09.2011 № 102 (далее – Инструкция № 102).

⁵Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50).