Учет топлива при использовании личного авто в служебных целях
Работники организации частной формы собственности используют в служебных целях личные легковые автомобили. Организация списывает топливо в пределах лимита, установленного руководителем, на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли. Сверх доведенного лимита расходы на топливо относятся на сч. 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» субсч. 10 «Прочие расходы по текущей деятельности» и не учитываются при налогообложении. Документальное оформление использования топлива не производится.
Рассмотрим, правильно ли поступает организация.
Расходы на ГСМ по всем единицам служебного легкового автотранспорта, связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываются при налогообложении прибыли (ст. 130 Налогового кодекса РБ (далее – НК)).
В то же время, при налогообложении прибыли не учитываются затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных сверх норм, установленных в соответствии с законодательством (подп. 1.7 п. 1 ст. 131 НК).
Действие этой нормы распространяется в т. ч. на топливо, израсходованное при эксплуатации механических транспортных средств (ч. 2 п. 1 Письма МНС от 27.03.2012 № 2-2-23/637 «О некоторых вопросах исчисления и уплаты налога на прибыль»).
Нормы расхода топлива на механические транспортные средства, суда, машины, механизмы и оборудование установлены постановлением Минтранса от 06.01.2012 № 3.
Согласно п. 7 Инструкции о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утв. постановлением Минтранса от 31.12.2008 № 141 (далее – Инструкция № 141), в случае отсутствия установленной нормы расхода топлива до ее установления учет расхода топлива при эксплуатации механического транспортного средства, машины, механизма и оборудования в РБ производится по временной норме на срок не более шести месяцев. Если же контрольный расход топлива заводом-изготовителем не установлен, временная норма расхода топлива устанавливается руководителем организации или ИП.
При учете расходов на ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо учитывать разъяснения, изложенные в Письме МНС от 12.09.2011 № 2-2-9/1632 «О затратах, учитываемых при налогообложении», согласно которым: «…расходы организации на приобретение ГСМ для эксплуатации транспортного средства, используемого ее работником для нужд этой организации, могут быть включены в состав затрат, учитываемых при налогообложении, при соблюдении приведенных ниже условий:
1) соглашение между организацией и ее работником по использованию им своего транспортного средства для нужд организации-нанимателя оформлено документами, определяющими в т.ч. порядок несения расходов на содержание и эксплуатацию транспортного средства;
2) документально подтвержден факт использования транспортного средства для нужд нанимателя, а не для нужд его владельца-работника;
3) наличие связи использования работником своего транспортного средства для нужд нанимателя, связанных с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав организацией – нанимателем».
В части документального подтверждения расходования топлива отметим следующее.
Путевой лист являлся транспортным документом при выполнении автомобильных перевозок грузов (ст. 40 Закона от 14.08.2007 № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках»).
С 26.02.2018 субъекты хозяйствования при осуществлении транспортной деятельности могут выполнять автомобильные перевозки без оформления путевых листов (подп. 4.5 п. 4 Декрета от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).
Отметим, что путевые листы не содержали стоимостных показателей израсходованного топлива и не являлись первичным учетным документом для списания топлива на затраты.
Как до отмены путевых листов, так и после отмены согласно Закону от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-3) каждая хозяйственная операция по списанию топлива подлежит оформлению первичным учетным документом (ПУД).
Согласно п. 2 ст. 10 Закона № 57-3 ПУД должны содержать следующие сведения:
– наименование документа, дату его составления;
– наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;
– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;
– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.
ПУД могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.
Пунктом 83 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утв. постановлением Минфина от 12.11.2010 № 133, установлено, что основанием для списания ГСМ на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухучету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет ГСМ, делается соответствующая отметка.
Таким образом, для списания стоимости топлива на затраты организации необходимо составлять ПУД (например, накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива). Данные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 10 Закона № 57-3.
Разработанные организацией для применения формы ПУД организации включают в учетную политику (абз. 4 п. 4 ст. 9 Закона № 57-3).
Как отмечалось выше, с 26.02.2018 транспортная организация имеет право не оформлять такой транспортный документ как путевой лист. При этом для целей бухучета и налогообложения по-прежнему нужен документ, содержащий необходимые сведения о работе автомобиля и являющийся основанием для составления ПУД для списания стоимости топлива на затраты. Таким документом может быть путевой лист (в т.ч. по ранее установленной форме) либо иной документ, разработанный организацией. Форма, порядок заполнения такого документа определяются организацией самостоятельно. Как показывает практика, многие организации продолжают оформлять путевые листы.
Расходы на топливо по автотранспорту, используемому в предпринимательской деятельности, документально подтвержденные, отражаются в бухучете в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утв. постановлением Минфина от 30.09.2011 № 102, и Инструкцией о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50, следующим образом:
Д-т сч.сч. 26 «Общехозяйственные затраты», 44 «Расходы на реализацию» и др. – К-т сч. 10 «Материалы» субсч. 3 «Топливо».
Данные расходы учитываются при налогообложении прибыли в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством.
Документально не подтвержденные расходы топлива не относятся на счета учета затрат и не учитываются при налогообложении прибыли.
Такие расходы могут:
– удерживаться из заработной платы работников:
Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и
Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – К-т сч. 73;
– возмещаться работниками:
Д-т сч.сч. 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» – К-т сч. 73;
– либо относиться в прочие расходы по текущей деятельности (в этом случае возникает доход работника в натуральной форме, подлежащий налогообложению в установленном порядке):
Д-т субсч. 90-10 – К-т сч.сч. 60, 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (на сумму взносов в ФСЗН в размере 34%), 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (на сумму взносов в Белгосстрах);
Д-т сч.сч. 70, 73 – К-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам» (удержан подоходный налог), 69 (удержаны взносы в ФСЗН 1%).
Таким образом, ограничений по отнесению в состав расходов для целей бухучета стоимости топлива, израсходованного в производственных целях, действующим законодательством не предусмотрено (при наличии документального подтверждения такого расхода).
На основании данных бухучета стоимость топлива, израсходованного на производственные цели в пределах норм, установленных законодательством, и с учетом повышения или понижения таких норм решениями руководителя в соответствии с Инструкцией № 141, учитывается при налогообложении прибыли.
