Учет расхода топлива без путевых листов
С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования на основании подп. 4.5 п. 4 Декрета от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства» (далее – Декрет № 7) при осуществлении транспортной деятельности выполняют автомобильные перевозки без оформления путевых листов. Рассмотрим, каким образом вести учет расхода топлива с учетом отмены путевых листов и какие документы нужно и можно использовать в этих целях.
Путевой лист являлся транспортным документом при выполнении автомобильных перевозок грузов (абз. 2 ч. 1, ч. 2 ст. 40 Закона от 14.08.2007 № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках»).
Путевые листы не содержат стоимостных показателей израсходованного топлива и не являются первичным учетным документом для списания топлива на затраты.
Декрет № 7 не изменял законодательство по бухгалтерскому учету в части порядка применения первичных учетных документов.
Как и ранее, согласно Закону от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З) каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.
Согласно ст. 10 Закона № 57-З первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом, должны содержать следующие сведения:
– наименование документа, дату его составления;
– наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;
– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;
– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.
Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.
Следовательно, факт использования автомобилей организации и соответствующего расхода топлива должен быть подтвержден документально.
Основанием для списания горюче-смазочных материалов (ГСМ) на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет ГСМ, делается соответствующая отметка (п. 83 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утв. постановлением Минфина от 12.11.2010 № 133, далее – Инструкция № 133).
Таким образом, по-прежнему для списания стоимости топлива на затраты организации необходимо составлять первичные учетные документы (например, накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива). Данные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 10 Закона № 57-З.
Разработанные организацией для применения формы первичных учетных документов организации включают в учетную политику (абз. 4 п. 4 ст. 9 Закона № 57-З).
Правильная организация работы по списанию топлива важна в т.ч. и для целей налогообложения прибыли, поскольку для этих целей важно подтвердить производственный характер использования автомобилей и автотоплива для их заправки.
Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете (п. 1 ст. 130 Налогового кодекса, далее – НК).
При этом следует учитывать, что при налогообложении прибыли не учитываются затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных сверх норм, доводимых до организаций в установленном порядке (подп. 1.7 п. 1 ст. 131 НК).
Как уже отмечалось выше, с 26 февраля 2018 г. транспортная организация имеет право не оформлять такой транспортный документ, как путевой лист. При этом для целей бухгалтерского, а следовательно, и налогового учета по-прежнему нужен документ, содержащий необходимые сведения о работе автомобиля и являющийся основанием для составления первичного учетного документа для списания стоимости топлива на затраты. Таким документом может быть путевой лист (в т.ч. оформленный по ранее использовавшейся форме) либо иной документ, определенный организацией. Форма, порядок заполнения такого документа определяется организацией самостоятельно. Как показывает практика, многие организации по-прежнему оформляют путевые листы.
GPS-навигаторы для списания топлива
Разберемся, можно ли использовать информацию GPS-навигаторов при организации работы по списанию топлива.
Данные GPS-навигаторов целесообразно использовать в целях контроля за работой автомобилей и водителей, для сверки данных о пробеге автомобиля, указываемых работниками в путевом листе (ином документе, содержащем необходимые сведения о работе автомобиля) на основании спидометра.
Данные GPS-навигаторов также можно указывать в путевом листе (ином документе, содержащем необходимые сведения о работе автомобиля).
Однако определять пробег автомобилей только на основании данных GPS-навигаторов будет неправильно. Нужно использовать всю имеющуюся информацию, в т.ч. и показания спидометра автомобилей. При использовании GPS-навигаторов также не исключается возможность злоупотреблений со стороны работников, ведь некоторые такие устройства монтируются в автомобиль (панель приборов автомобиля), а некоторые являются съемными.
Использование данных спидометра определено документами государственных органов, регулирующих транспортную деятельность.
Например, согласно п. 17 Правил автомобильных перевозок грузов, утв. постановлением Совмина от 30.06.2008 № 970, автомобильный перевозчик должен перевозить груз по маршруту, определенному в договоре об автомобильной перевозке груза, договоре о фрахтовании для автомобильной перевозки грузов или договоре об организации автомобильных перевозок грузов.
Расстояние автомобильной перевозки груза определяется в соответствии с утвержденными Минтрансом нормами расстояний, а в случае их отсутствия – согласно картам (атласам) автомобильных дорог (планам городов), в т.ч. на электронных носителях. При выполнении автомобильных перевозок грузов по регулярным маршрутам расстояние автомобильной перевозки груза может определяться на основании показаний спидометра, зафиксированных в акте о замере расстояний.
Пункт 9 Инструкции о порядке контроля технического состояния автомобильных транспортных средств при выпуске на линию и приемке с линии, утв. приказом Минтранса от 03.05.2010 № 222-Ц, определяет, что при выпуске автомобильного транспортного средства на линию уполномоченное лицо в присутствии водителя должно визуально (органолептически), а при необходимости с использованием средств измерений проверить наличие и состояние пломб спидометра или тахографа.
Карточка учета расхода топлива
Некоторые организации списывают топливо, израсходованное автомобилями организации при их использовании в производственной деятельности, на основании карточек учета расхода топлива, не содержащих все обязательные сведения, предусмотренные законодательством для первичного учетного документа, и задаются вопросом, нужно ли оформлять еще какой-либо документ в таком случае, например, акт на списание топлива.
Как уже отмечалось выше, каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (п. 1 ст. 10 Закона № 57-З).
В свою очередь, первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом, должны содержать сведения, предусмотренные п. 2 ст. 10 Закона № 57-З, в т.ч. стоимостные.
Формы первичных учетных документов, включенных в перечень, утвержденный Совмином, определяются уполномоченными государственными органами, указанными в этом перечне (п. 3 ст. 10 Закона № 57-З).
Перечень первичных учетных документов утвержден постановлением Совмина от 24.03.2011 № 360 «Об утверждении перечня первичных учетных документов» и не содержит первичного учетного документа для списания топлива.
Таким образом, для списания стоимости топлива на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, организация должна оформлять первичный учетный документ, содержащий сведения, предусмотренные п. 2 ст. 10 Закона № 57-З.
Бухгалтерский учет ГСМ необходимо вести в соответствии с требованиями гл. 4 Инструкции № 133.
Стоимость ГСМ, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита сч. 10 «Материалы» субсч. «Топливо в баках транспортных средств» в зависимости от направления их использования.
Основанием для списания ГСМ на затраты производства являются в том числе карточки учета расхода топлива за отчетный период (ч.ч. 1 и 2 п. 83 Инструкции № 133), однако они не содержат данных о стоимости полученного (заправленного и израсходованного) топлива.
Таким образом, для списания стоимости топлива на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, организация может применять, например, акт на списание топлива либо иной первичный документ, содержащий обязательные сведения, предусмотренные в п. 2 ст. 10 Закона № 57-З для первичного учетного документа, который составляется на основании карточек учета расхода топлива.
