УЧЕТ НАКЛАДНЫХ

У субъекта предпринимательской деятельности должны быть утверждены перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, места, правила хранения и использования их. По согласованию с главным бухгалтером утверждаются и ответственные лица.

Все применяемые формы должны соответствовать типовым или специализированным, утвержденным Минфином либо иными республиканскими органами госуправления.

Поступление накладных ведется в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности. Она должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером юридического лица (индивидуальным предпринимателем). Передача бланков строгой отчетности от одних юридических лиц или индивидуальных предпринимателей другим не допускается.

Приобретенные накладные приходуются на отдельный субсчет сч.10 с кредита сч.60 или сч.76, НДС отражается по дебету сч.18-1 и кредиту счетов 60 или 76.

В подотчет они предоставляются по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности с разрешения руководителя и главного бухгалтера (индивидуального предпринимателя) с указанием серий и номеров. По мере их выдачи материально ответственным лицам дебетуются счета учета затрат и кредитуется сч.10. Входной НДС принимается в зачет. На каждое ответственное лицо в бухгалтерии открывается карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности.

Одновременно по каждому виду бланков строгой отчетности и по местам хранения (материально ответственными лицами) ведется аналитический учет на забалансовом сч.006 "Бланки строгой отчетности". Они отражаются здесь по стоимости приобретения или условной. К сч.006 открываются субсчета "Бланки строгой отчетности в бухгалтерии" и "Бланки строгой отчетности у материально ответственных лиц".

С подотчета ответственного лица бланки списываются на основании акта на списание использованных бланков строгой отчетности или при возврате их в бухгалтерию.

Если стоимость накладных включалась в себестоимость не при передаче их материально ответственным лицам, а по мере использования, то старые ненужные бланки необходимо списать по акту на убытки. В документе указываются серии и номера бланков, и он утверждается руководителем. Согласно п.3.6.17 Основных положений в учете корреспондируют дебет сч.80 и кредит сч.10.

Неиспользованные формы инвентаризуются в местах их хранения ежемесячно. Инвентаризация таких бланков проводится ликвидационной комиссией и в случае прекращения деятельности субъекта. Акт утверждается председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) и на следующий рабочий день передается в инспекцию МНС, которая в течение пяти дней со дня его утверждения передает сведения об аннулированных бланках в электронный банк данных.

Согласно п.4 Положения реквизиты в документах должны быть написаны разборчиво и ясно. Подчистки, помарки не допускаются. Ошибочные записи исправляются методами, позволяющими установить дату, основание поправки и лицо, ее осуществившее. Коррективы не должны препятствовать прочтению изначальной записи.

В соответствии с Инструкцией о порядке разработки, производства, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности (утв. постановлением Минфина, МНС и Минсвязи от 2002-04-16 г. N 61/47/7) при обнаружении брака, порчи, утраты, хищения документов материально ответственное лицо должно немедленно сообщить об этом руководителю юридического лица или индивидуальному предпринимателю для создания комиссии по проведению проверки обнаруженного факта. По результатам проверки комиссия составляет акт списания бланков первичных учетных документов с указанием обстоятельств утраты (хищения), порчи, количества недостающих экземпляров. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем юридического лица или индивидуальным предпринимателем. На следующий рабочий день он представляется в налоговую инспекцию для исключения данных бланков из электронного банка данных в течение пяти дней со дня утверждения акта.

Если установлена вина материально ответственного лица, то за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей оно несет ответственность, предусмотренную Трудовым кодексом и иными законодательными актами. На сумму выявленной недостачи дебетуется сч.84 и кредитуется сч.10, приходящаяся сумма НДС отражается по дебету сч.84 и кредиту сч.18-22. При внесении сумм в кассу дебетуется сч.50, при удержании из зарплаты -- сч.70 и кредитуется сч.84 (с НДС).

Акт проверки наличия бланков строгой отчетности оформляется в двух экземплярах и в случаях расхождения фактического наличия с данными сопроводительных документов. В учете составляются следующие бухгалтерские записи:

д-т сч.63 -- к-т сч.60 (76) -- на сумму предъявляемой претензии;

д-т сч.51 -- к-т. сч.63 -- после перечисления денег.

Испорченные и(или) аннулированные бланки строгой отчетности должны обязательно сохраняться с составленным на них реестром в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки. Не подлежащие использованию бланки по каким-либо причинам могут уничтожаться в данный период только по письменному разрешению руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя). Для этого приказом также назначается комиссия в составе представителей администрации, бухгалтерии (индивидуального предпринимателя), которая должна проверить наличие таких документов и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения. В присутствии комиссии проверенные экземпляры упаковываются, опечатываются (пломбируются) и составляется акт с указанием серий и номеров бланков, подлежащих уничтожению. Бланки продолжают храниться у того же субъекта предпринимательской деятельности. В трехдневный срок акт представляется на утверждение руководителю юридического лица (утверждается индивидуальным предпринимателем). У руководителя акт может находиться в течение пяти дней после его получения. Фактически бланки уничтожаются комиссией после утверждения акта на списание, о чем составляется акт на уничтожение. Последний утверждается руководителем (индивидуальным предпринимателем) в трехдневный срок.

В соответствии с Инструкцией накладные реализуются субъектам предпринимательской деятельности за безналичный расчет подразделениями РГО "Белпочта". Для этого они подают в инспекцию МНС по месту регистрации в качестве налогоплательщиков заявку по соответствующей форме. Налоговый орган рассматривает заявки в течение двух рабочих дней. Затем они подписываются и утверждаются руководителем (заместителем) инспекции. Вновь зарегистрированным субъектам при первоначальном обращении бланки выдаются в количестве не более 50 номеров независимо от их формы. Сведения об утвержденных заявках передаются инспекцией МНС в электронный банк данных в течение пяти дней со дня подачи заявки.

Почтовые подразделения после получения заявок из электронного банка данных оформляют субъекту предпринимательской деятельности при его обращении счет-фактуру.

Для получения накладных нужно представить платежный документ, подтверждающий оплату счета-фактуры, и доверенность. Если субъект в течение пяти рабочих дней после оплаты не явился за получением бланков, то по его заявлению деньги обязаны вернуть в течение трех банковских дней. При отсутствии заявления они хранятся на расчетном счете подразделения РГО "Белпочта".

Инспекция МНС имеет право отказать в удовлетворении заявки в случаях:

-- отсутствия сведений о субъекте предпринимательской деятельности в Государственном реестре налогоплательщиков;

-- направления регистрирующему органу представления контролирующего органа или заявления о ликвидации (прекращении деятельности) субъекта;

-- признания судом недействительной регистрации субъекта предпринимательской деятельности в связи с допущенными при создании нарушениями законодательства Республики Беларусь либо его экономически несостоятельным (банкротом);

-- непредставления субъектом хозяйствования в установленный законодательством срок расчетов по налогам, сборам и иным обязательным платежам в бюджет, в государственные целевые бюджетные и внебюджетные фонды за отчетный период (п.44 Инструкции).

Отрицательное решение сообщается в двухдневный срок со дня его принятия в письменной форме.

Инспекция МНС также может вынести предписание о прекращении использования бланков, выданных ранее, в случае направления представления на ликвидацию (прекращение деятельности) организации (индивидуального предпринимателя).

Предписание должно быть вручено (направлено заказным письмом с уведомлением) в день его утверждения руководителем (заместителем) инспекции МНС. Бланки не подлежат использованию со дня, следующего за днем вручения предписания, или по истечении пяти дней со дня направления его субъекту предпринимательской деятельности.