Учет электронных проездных

Пассажирам общественного транспорта ГП «Минсктранс» предлагает оплачивать проезд как разовыми талонами, жетонами, так и электронными проездными. Электронный проездной представляет собой пластиковую бесконтактную смарт-карту (далее – БСК), содержащую микросхему с информацией, считываемой валидаторами, и имеющую уникальный номер на обороте.

Если талон или жетон предназначен для оплаты лишь одной поездки, электронные проездные разработаны разные: на определенное количество поездок на одном из видов транспорта, на всех видах транспорта, на безлимитное количество поездок, но на определенный период времени и др.

Тем, кто постоянно пользуется общественным транспортом, электронные проезд­ные покупать выгодно, поскольку в итоге стоимость одной поездки получается меньше, нежели стоимость одного талона или жетона.

Как видим, если работник по роду своей работы часто пользуется общественным транспортом, то организации, оплачивающей работнику такие поездки, выгодно приобретать электронные проездные. Рассмотрим их учет.

БСК является собственностью ГП «Минск­транс». Несмотря на то что договора залога между продавцом и организацией-покупателем нет, при покупке электронного проездного покупатель вносит залоговую стоимость такой БСК. При ее возврате за ненадобностью продавец возвращает организации эту залоговую стоимость. При этом нигде не определено, когда покупатель должен вернуть приобретенную БСК. Покупатель ее возвращает тогда, когда считает это нужным, по своему усмотрению.

Законодательство не содержит четкого порядка учета БСК, поэтому каждая организация, приобретающая электронные проездные, должна самостоятельно разработать порядок учета БСК.

Перечисление денежных средств в качестве аванса (предварительной оплаты) за электронный проездной отражается:

Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

К-т сч. 51 «Расчетные счета» (ч. 4 п. 47 Инструкции № 50¹).

Обратите внимание! Реализацию электронных проездных осуществляет филиал «Агентства «Минсктранс».

Активы – это имущество, возникшее в организации в результате совершенных хозяйственных операций, от которого организация предполагает получение экономических выгод (абз. 2 ст. 1 Закона № 57-З²).

Справочно: под экономической выгодой понимается получение организацией доходов от реализации активов, снижение расходов и иные выгоды, возникающие от использования организацией активов (абз. 8 ч. 1 п. 2 Инструкции № 102³).

Пользование электронными проездными в виде БСК выгодно, это мы уже упоминали, поэтому экономическая выгода от их использования очевидна.

Стоимость электронного проездного складывается из стоимости БСК и стоимости выбранного тарифа (стоимости проезда), таким образом, исходя из экономической выгоды от использования таких проездных, БСК можно признать активом и учитывать ее на балансе организации на сч. 10 «Материалы» в порядке, предусмотренном для учета отдельных предметов в составе средств в обороте. Поскольку организация может уточнять содержание отдельных субсчетов, приведенных в типовом плане счетов, исключая или объединяя их, а также вводить дополнительные субсчета, то для учета БСК целесообразно ввести отдельный субсч., например 10-13 «БСК», который необходимо указать в рабочем плане счетов организации (п. 5 ст. 9 Закона № 57-З, п.п. 2–4 Инструкции № 133⁴, ч. 3 п. 3, п. 16 Инструкции № 50). К субсч. 10-13 «БСК» целесообразно открыть также субсчета:

– 10-13-1 «БСК до передачи в эксплуатацию»;

– 10-13-2 «БСК, переданные в эксплуатацию».

Документ, которым оформляется выдача электронных проездных работникам, организация определяет самостоятельно. Это может быть, на­пример, ведомость выдачи таких проездных. На основании ведомости выдачи составляется акт на списание БСК, который является, в свою очередь, основанием для отражения списания стоимости таких БСК в бухгалтерском и налоговом учете.

Порядок списания БСК организация определяет сама, закрепив его в учетной политике (абз. 5 п. 107 Инструкции № 133). Варианты списания стоимости могут быть следующими:

– 100% при передаче работнику для пользования;

– 100% при списании проездного в связи с не­пригодностью;

– 50% при передаче работнику для пользования;

– 30% при передаче работнику для пользования,   70 % – при списании проездного в связи с непригодностью и др.

В соответствии с выбранным вариантом списания стоимость БСК списывается с К-та субсч. 10-13-2 «БСК, переданные в эксплуатацию» в Д-т счетов затрат, а именно сч.сч. 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные затраты», 44 «Расходы на реализацию» и др. при условии использования электронных проездных работниками для служебных поездок и учитывается при исчислении налога на прибыль (п.п. 23, 26, 27, 28, 30, 35 Инструкции № 50, п.п. 60, 61 Инструкции № 133, п. 1 ст. 169, п. 1 ст. 170 НК⁵).

Учет БСК, переданных в эксплуатацию, следует также отражать в количественном выражении.

БСК, как правило, выдаются работникам для постоянного использования. Но иногда, в силу того, что некоторые работники по роду служебных обязанностей нечасто пользуются общественным транспортом, выдачу им БСК производят лишь на время поездок для выполнения определенной работы. В таких случаях БСК находятся у ответственного лица, за которым закреплены обязанности их хранения и выдачи в случае надобности для пользования определенным работникам. Обычно для надлежащего учета таких БСК в организации заводится журнал либо ведомость, в которых отражается информация о том, кому выдавался, когда выдавался и когда произвели возврат проездного. Форма журнала и ведомости организацией определяется самостоятельно. В таких случаях выдача работникам проездных и их возврат ответственному за них лицу в бухгалтерском учете не отражаются.

 Для списания расходов на оплату тарифа необходимо учитывать следующее. Расходы признаются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором признаны соответствующие им доходы, независимо от даты проведения расчетов по ним. Расходы, которые невозможно соотнести с доходами определенного отчетного периода, признаются в бухгалтерском учете в составе расходов того отчетного периода, в котором они были произведены. Поскольку расходы на оплату тарифа сложно соотнести с некими конкретными доходами от использования электронных проезд­ных, стоимость тарифа отражается в составе затрат в том периоде, когда электронные проезд­ные получены от продавца в соответствии с товарной накладной или документами, предоставленными работником, самостоятельно купившим электронный проездной на подотчетные деньги (ч.ч. 1, 2 п. 32 Инструкции № 102).

Списание расходов на оплату тарифа отражается по Д-ту счетов затрат, а именно: 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные затраты», 44 «Расходы на реализацию» и др. при условии использования электронных проездных работниками для служебных поездок и учитывается при исчислении налога на прибыль (п.п. 23, 26, 27, 28, 30, 35 Инструкции № 50, п. 1 ст. 169, п. 1 ст. 170 НК).

Входной НДС по приобретенным БСК тарифу на проезд принимается к вычету на основании ЭСЧФ, полученных от продавца при условии подписания организацией-покупателем ЭСЧФ электронной цифровой подписью (п. 1 ст. 131, подп. 5.1 п. 5, п. 6 ст. 132 НК). Иными словами, входной НДС по приобретенным БСК для передачи работникам принимается к вычету в общеустановленном порядке.

Если электронные проездные приобретались через подотчетное лицо, необходимо учитывать следующую норму. Для получения ЭСЧФ от филиала «Агентство «Минск­транс» организация должна заявить требование об этом в произвольной форме, если с даты покупки электронного проезд­ного не истекло 30 календарных дней (п. 6 ст. 131 НК).

Также входной НДС по БСК может быть отнесен на увеличение стоимости БСК (п. 11 ст. 132 НК).

Если надобность в электронных проездных у организации отпадает, БСК возвращаются филиалу «Агентство «Минсктранс». Поскольку до возврата БСК учитывались на балансе организации, для их списания при возврате продавцу организация должна оформить товарную накладную (ч. 4 п. 1 Инструкции № 58^{6). Поскольку производится воз­врат БСК, а не ее реализация, в бухгалтерском учете сторнировочными записями отражаем все операции, которые были связаны с возвращаемыми БСК. Также в налоговом учете корректируются затраты в том отчетном периоде, когда БСК были возвращены продавцу (п. 13 ст. 168 НК).}

 При возврате БСК корректируются и налоговые вычеты по НДС. Пунктом 18 ст. 133 НК определено, что при полном или частичном возврате покупателем продавцу товаров (за исключением возврата товаров для ремонта или замены, если не изменяется их стоимость) покупателем производится уменьшение налоговых вычетов. Корректировка налоговых вычетов в сторону уменьшения производится в том отчетном периоде, на который приходится произведенный покупателем возврат товаров. Иными словами, уменьшение налоговых вычетов у покупателя в случае возврата товаров зависит только от факта возврата товаров и не зависит от наличия дополнительного ЭСЧФ, выставленного продавцом, и подписания его ЭЦП покупателем.

Таким образом, у организации, возвратившей БСК, налоговые вычеты по НДС уменьшаются в том отчетном периоде, когда был произведен возврат БСК, и такое уменьшение не зависит от того, получен организацией дополнительный ЭСЧФ от филиала «Агентство «Минсктранс» или нет.

Пример (цифры условные).

Организация в августе 2019 г. приобрела для курьера проездной билет по безналичному расчету. Стоимость БСК – 2,64 руб., (в т.ч. НДС 20% – 0,44 руб.). Стоимость оплаченного тарифа на проезд на месяц – 27 руб. (в т.ч. НДС 20% – 4,5 руб.). Проездной выдан курьеру для поездок в общест­венном транспорте с целью доставки мелких товаров покупателям. В соответствии с учетной политикой стоимость БСК списывается в размере 100% ее стоимости на счета затрат при передаче проездного в эксплуатацию. В сентябре 2019 г. курьеру выданы из кассы организации подотчетные деньги для пополнения проездного билета в размере 40,54 руб. Работником произведено пополнение проездного билета также на месяц, но по другой стоимости. Документы о пополнении проездного предоставлены работником в бухгалтерию.

В ноябре 2019 г. организацией приобретен легковой автомобиль для доставки курьером товаров покупателям, и надобность в электронном проезд­ном отпала. В этом же месяце БСК возвращен по накладной филиалу «Агентства «Минсктранс».

В учете организации будут произведены следующие записи:

Содержание операции	Д-т сч.,субсч.	К-т сч.,субсч.	Сумма, руб.
Август 2019 г.
Перечислена продавцу предоплата за проездные	60	51	29,64
Получена БСК	10-13-1	60	2,2
Отражен входной НДС	18	60	0,44
Отражено списание стоимости тарифа на проезд	44	60	22,5
Отражен входной НДС	18	60	4,5
Прият к вычету входной НДС на основании подписанного ЭСЧФ (0,44 руб. + 4,5 руб.)	68-2	18	4,94
Выдан проездной курьеру (БСК)	10-13-2	10-13-1	2,2
Отражено списание стоимости БСК при передаче в эксплуатацию	44	10-13-2	2,2
Сентябрь 2019 г.
Отражена выдача работнику денежных средств в подотчет на пополнение проездного билета	71	50	40,54
Списана стоимость проезда (стоимость БСК уже не предъявляется продавцом)	44	71	33,78
Отражен входной НДС	18	71	6,76
Входной НДС принят к вычету	68-2	18	6,76
Ноябрь 2019 г.
СТОРНО стоимости БСК, списанной на затраты( восстановление ее стоимости)	44	10-13-2	2,2
Отражен возврат БСК из эксплуатации	10-13-1	10-13-2	2,2
БСК возвращен продавцу по стоимости без НДС	60	10-13-1	2,2
СТОРНО входного НДС, принятого к вычету	68-2	18	0,44
Списан входной НДС по возвращаемой БСК	60	18	0,44

---

¹Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50).

²Закон от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности».

³Инструкция по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утв. постановлением Минфина от 30.09.2011 № 102 (далее – Инструкция № 102).

⁴Инструкция по бухгалтерскому учету запасов, утв. постановлением Минфина от 12.11.2010 № 133 (далее – Инструкция № 133).

⁵Налоговый кодекс (НК).

⁶Инструкция о порядке заполнения товарно- транспортной накладной и товарной накладной, утв. постановлением Минфина от 30.06.2016 № 58.