Как цифровые помощники избавят бизнес от «бумажной волокиты»

Технологии искусственного интеллекта (ИИ) все больше проникают в нашу жизнь. Нейросети уже умеют писать картины, музыку и книги, продумывать логистические цепочки и создавать презентации. А в 2021 г. компания DeepMind представила AlphaCode – нейросеть, которая умеет создавать программный код на уровне среднестатистического программиста.

Однако пока в одних сферах искусственный интеллект становится частью нашей жизни, в других областях его не используют. Так, белорусские компании и организации практически не применяют ИИ в своих бизнес-процессах. А ведь он мог бы оптимизировать трудовые и финансовые затраты, значительную часть рабочих процессов и вывести компанию на новую стадию цифрового развития. О том, как цифровые помощники с искусственным интеллектом помогают бизнесу развиваться, рассказывает Егор Ланкевич, руководитель дочерней компании Softline Belarus – Civil Project, которая занимается разработкой и внедрением решений на базе платформы Directum.

Цифровые помощники против классического документооборота

С помощью механизмов машинного обучения есть возможность сделать реинжиниринг большей части рутинных бэкофисных процессов. И, в первую очередь, всего, что касается обработки документов: распознавание, классификацию, извлечение текста, занесение в СЭД, составление резолюции и отправку исполнителям. Либо можно настроить ИИ для решения более специ­фических задач – например, добавление нового контрагента в базу, подготовка и отправка автоответов, создание кратких аннотаций к документам.

Готовый кейс по применению решений на базе искусственного интеллекта в СЭД выглядит следующим образом:

1) автоматический ввод документов в систему из электронной почты/сканера/иных систем (например, из 1С);

2) классификация (письмо, договор, счет, акт или иной вид документа);

3) распознавание и извлечение реквизитов, текстового слоя;

4) регистрация документа в СЭД или другой системе;

5) составление резолюции без участия руководителя и отправка ответственным сотрудникам;

6) помещение документов в архив организации (оперативный или долговременный).

При классическом документообороте выполнение этих задач занимает от нескольких часов до нескольких суток (в зависимости от загрузки специалистов, руководителя и размера организации). Интеллектуальные решения проделают все эти операции всего за несколько минут, подчеркнул эксперт.

Конечно, на каждом этапе, особенно в первое время после внедрения такой системы, необходим контроль живого человека. При этом цифровой помощник постоянно обучается. Чем больше документов пройдет через него, тем более точно и качественно он сможет выполнять свою работу.

Не только делопроизводство

Помимо сортировки, классификации документов и выдачи резолюций, цифровые помощники могут выполнять и более специфические задачи. Например, они способны значительно упростить работу юридического департамента и бухгалтерии, HR-службы.

– Предположим, у нас есть договор от контрагента на 5 страницах. Юрист должен прочитать его и в зависимости от норм и стандартов (СМК, ISO), принятых в компании, отметить критические места. Эта работа отнимает минимум 30 минут, а может дойти и до нескольких дней. Но цифровой помощник способен сделать всю эту работу самостоятельно. В документе, который поступает юристу, уже сделаны все пометки в критических местах, подготовлен краткий отчет по всем спорным моментам в договоре. Специалисту достаточно проверить эти данные. В итоге работа, которая до этого занимала полчаса, сокращается в среднем до 5–10 минут (зависит от размера договора), – пояснил Егор Ланкевич. 

Цифровой помощник бухгалтера умеет проводить перекрестные и арифметические проверки, сравнивать накладную с договором, специ­фикацией, делать проводки по первичному учету документов. А HR-помощник упростит жизнь HR-департаменту. Он интегрируется с сервисами поиска работы, например, rabota.by. Рекрутеру достаточно внести требования к кандидату в системе, а цифровой помощник сам просеет тысячи резюме и подберет подходящих кандидатов на вакансию. А используя чат-боты, можно провести первичное формальное собеседование-опрос потенциального кандидата.

Что мешает внедрению цифровых помощников

Технологии автоматического анализа, обработки и перенаправления документов используются не первый год. Однако в Беларуси даже для решения этих стандартных задач цифровых помощников решаются внедрить лишь компании-новаторы. А когда они делятся своим опытом на тематических бизнес-встречах, все им завидуют, но при этом боятся внедрять что-то подобное у себя.

Такая технофобия (страх новых технологий) объясняется менталитетом. Белорусский бизнес очень непростой в плане внедрения инноваций, даже чаще скептический. Руководители и подчиненные боятся изменений, особенно когда приходишь к ним с формулировками «искусственный интеллект», «машинное обучение» или «нейросети». Из-за этого приходится использовать эвфемизмы, например, «интеллектуальная система».

Руководители опасаются, что после внедрения такой системы часть информации будет проходить мимо них. Подчиненные же боятся, что из-за внедрения «роботов» они станут не нужны. Конечно, в этих опасениях есть доля истины, но ее зачастую сильно утрируют скептики. Ведь главное преимущество для бизнеса от внедрения цифровых помощников – это вовсе не возможность оптимизировать или сократить численность персонала, а скорее избавить его от рутины и таким образом позволить заниматься более важными делами. А возможно, и обучить чему-то новому, освоить новые интересные задачи, с которыми ИИ не справится.

Что касается информационной осведомленности руководителя, то, несмотря на автоматизацию, он продолжит получать уведомления о поступлении тех или иных документов. Однако исчезнет необходимость знакомиться со всем потоком входящей информации и появится возможность уделить внимание лишь самым важным из них.

По мнению Егора Ланкевича, когда ни руководство, ни сотрудники не хотят внедрения инноваций, то выход один – поэтапное внедрение новых технологий. Это поможет сформировать доверие к цифровым помощникам, которые в это время будут обучаться и совершенствовать свои алгоритмы работы. 

Впрочем, есть и объективные препятствия, которые существуют на пути создания безбумажного офиса и внедрения современных технологий, – законодательная база Беларуси. К сожалению, по существующим стандартам, сегодня нет возможности перевести весь документооборот компаний в цифровой вид. А это, в свою очередь, серьезно ограничивает возможности по цифровизации бизнес-процессов. Остается надеяться, что белорусское законодательство в этом вопросе все же будет изменено и зашагает в ногу с современными технологиями. Тем более сейчас, когда в этом назрела реальная необходимость из-за довольно банальной проблемы – подорожания офисной бумаги.