Трудовые отношения с работниками, выполняющими работу дистанционно

Особенности трудовых отношений нанимателя с дистанционным работником установлены в гл. 251 ТК1. Рассмотрим вопросы организации дистанционной работы сотрудника, принятого по трудовому договору (контракту).

Дистанционной считается работа, выполняемая вне места нахождения нанимателя, с использованием для выполнения этой работы и взаимодействия с нанимателем информационно-коммуникационных технологий (ч. 1 ст. 307¹ ТК).

Должность работника, выполняющего дистанционную работу, должна присутствовать в штатном расписании.

 

Основные признаки дистанционной работы:

1) выполняется в любом удобном для работника месте – офисе, дома, в кафе, коворкинг-центре в своем или другом городе, стране. Рабочим местом является место постоянного или временного пребывания работника в процессе трудовой деятельности (ч. 2 ст. 31 ТК). В трудовом договоре работник и наниматель вправе указать конкретное рабочее место (но жесткого требования не установлено). В таком случае наниматель сможет требовать нахождения работника на рабочем месте в течение рабочего времени;

2) выполняется с использованием ИКТ, в чем отличие дистанционного работника от работника-надомника. Дистанционный работник выполняет работу с использованием компьютеров, других гаджетов, специальных программ, а результат труда, как правило, передает нанимателю через интернет. Работник-надомник может выполнять и другие виды работ (ремонт техники, одежды, собирать изделия из деталей и др.);

3) взаимодействие с нанимателем посредством ИКТ, причем порядок обмена информацией необходимо прописать в трудовом договоре.

На работников, выполняющих дистанционную работу, распространяется действие законодательства о труде и иных актов законодательства с учетом особенностей, установленных гл. 25¹ ТК.

На дистанционных работников распространяются общие нормы ТК о продолжительности рабочего времени и времени отдыха, предоставления отпусков и т.д.

 

Обмен документами

В трудовом договоре необходимо прописать условия обмена между нанимателем и дистанционным работником электронными документами или сообщениями (смс, файлами и записями), содержащими:

– письменные задания;

– иную информацию для исполнения трудовых обязанностей;

– результаты выполненной работы;

– заявления и объяснения работника;

– уведомления;

– приказы и иные документы нанимателя, связанные с изменением и прекращением трудового договора.

Для защиты конфиденциальных сведений и исключения возможности возникновения трудовых споров по вопросу получения сторонами сообщений в электронном виде в трудовом договоре можно прописать обязательства по использованию электронной цифровой подписи.

 

Справочно: правовые основы применения элект­ронных документов, определение основных требований, предъявляемых к электронным документам, установлены Законом № 113-З².

 

Документы, не требующие ознакомления работника под роспись, могут направляться путем обмена файлами с текстами документов только в электронном виде (ч. 4 ст. 307¹ ТК).

Необходимо учитывать, что наниматель обязан своевременно оформлять изменения в трудовых обязанностях работника и знакомить его с ними под роспись (п. 10 ч. 1 ст. 55 ТК), оформлять изменения условий и прекращение трудового договора с работником приказом (распоряжением) и объявлять его работнику под роспись (п. 15 ч. 1 ст. 55 ТК).

Ознакомление работника с документами под роспись происходит путем обмена электронными документами или файлами с текстами этих документов в электронном виде с последующим направлением в течение 2 рабочих дней работнику копий документов на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении (ч. 5 ст. 307¹ ТК).

 

Контроль трудовой дисциплины

На дистанционных работников распространяются нормы продолжительности рабочего времени и времени отдыха, установленные ТК (ч. 1 ст. 307⁴ ТК).

Прежде всего необходимо установить режим труда и отдыха в трудовом договоре, заключенном с дистанционным работником. В этом разделе также необходимо прописать право нанимателя контролировать режим труда работника, например, посредством электронных писем/телефонных звонков/специальных программ (Skype, Viber и др.).

Способы и периодичность рабочих контактов определяются трудовым договором (ч. 5 ст. 307² ТК).

В трудовом договоре необходимо прописать пункт об обязанности работника постоянно под­держивать связь с нанимателем (отвечать на телефонные звонки/электронные письма) в течение рабочего времени. При построении компьютерной сети (связи нанимателя с работниками) с помощью специальных программ и сети Интернет наниматель может владеть информацией, кто из работников отсутствует в сети, и соответственно поинтересоваться у работника о причинах отсутствия.

 

Контроль качества работы

Условия обмена между нанимателем и дистанционным работником электронными документами или сообщениями в электронном виде (смс/файлами/записями), содержащими письменные задания, иную информацию для исполнения трудовых обязанностей, результаты выполненной работы, определяются трудовым договором (ч. 3 ст. 307¹ ТК).

Письменные задания, иная информация для исполнения трудовых обязанностей, результаты выполненной работы могут направляться путем обмена файлами с текстами документов в элект­ронном виде (ч. 4 ст. 307¹ ТК).

Во-первых, нанимателю необходимо подробно прописывать задание, поручаемое каждому работнику. В нем излагаются требования, предъявляемые к качеству выполняемой работы. Такое задание может пересылаться работнику по электронной почте, в т.ч. ежедневно, если такое условие прописано в трудовом договоре.

Во-вторых, результат выполнения задания целесообразно принимать готовым не полностью, а по частям по мере выполнения, тогда у нанимателя появляется возможность оценивать качество работы каждой части задания и в случае несоответствия предъявляемым стандартам требовать от работника улучшения качества выполняемой работы.

Наниматель вправе применять гибкие формы оплаты труда, которые устанавливают прямую зависимость от результата и качества выполняемой работы.

 

Оценка профессиональных качеств

При приеме на работу наниматель имеет право установить дистанционному работнику испытательный срок (ст.ст. 28, 29 ТК).

Условие о предварительном испытании должно быть предусмотрено в трудовом договоре.

 

Привлечение к ответственности

На дистанционных работников распространяется действие законодательства о труде и иных актов законодательства с учетом особенностей, установленных гл. 25¹ ТК (ч. 2 ст. 307¹ ТК).

В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих обязанностей дистанционный работник может быть привлечен к дисциплинарной или материальной ответственности на общих основаниях с соблюдением процедур, установленных главами 14 и (или) 37 ТК соответственно.

 

Сохранение коммерческой тайны

Наниматель вправе заключить с работником, выполняющим работу дистанционно, обязательство о неразглашении коммерческой тайны.

Так, в соответствии с ч. 1 ст. 17 Закона № 16-З³ наниматель, являющийся владельцем коммерческой тайны и (или) получивший доступ к коммерческой тайне третьих лиц, в связи с установлением режима коммерческой тайны вправе определить работников, с которыми необходимо заключить обязательство о неразглашении коммерческой тайны.

Обязательство о неразглашении определяет права и обязанности сторон, связанные с соблюдением конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну, порядок доступа работника к сведениям, составляющим коммерческую тайну нанимателя, и (или) сведениям, составляющим коммерческую тайну третьих лиц, к которым наниматель получил доступ, а также срок действия обязательства. Оно может содержать условие о выплате работнику вознаграждения за выполнение обязательств, связанных с соблюдением режима коммерческой тайны, а также условие об ответственности работника за его нарушение.

 

Особенности трудового договора

Трудовой договор с дистанционным работником заключается только при его личном присутствии (ч. 1 ст. 307² ТК).

Дополнительные соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу, могут заключаться двумя способами:

– путем обмена электронными документами (наниматель обязан направить в течение 2 рабочих дней со дня заключения соглашения работнику, выполняющему дистанционную работу, оформ­ленный надлежащим образом экземпляр данного соглашения на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении);

– при личном присутствии работника.

Местом заключения трудового договора, а также дополнительных соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора всегда будет являться место нахождения нанимателя.

Дополнительное обязательное условие трудового договора с дистанционным работником – указание, что работа является дистанционной (ч. 1 ст. 307^{2 ТК).}

Наниматель вправе установить в трудовом договоре условие об обязанности работника использовать при исполнении трудовых обязанностей по трудовому договору оборудование, программно-­технические средства, средства защиты информации и иные средства, не только предоставленные, но и рекомендованные нанимателем (ч. 2 ст. 307^{2 ТК).}

Трудовым договором с дистанционным работником определяются (ч. 3 и 5 ст. 307² ТК):

– порядок и сроки обеспечения необходимым для исполнения трудовых обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;

– порядок и сроки представления отчетов о выполненной работе;

– размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование принадлежащих работнику либо арендованных оборудования, программно-­технических средств, средств защиты информации и иных средств;

– порядок возмещения иных связанных с выполнением дистанционной работы расходов;

– способы и периодичность рабочих контактов с нанимателем.

По соглашению сторон работнику могут возмещаться иные расходы, связанные с исполнением трудовых обязанностей (ч. 4 ст. 307² ТК).

 

Охрана труда

Наниматель обязан ознакомить дистанционного работника с требованиями правил охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными нанимателем (ст. 307³ ТК).

 

Справочно: порядок проведения инструктажа по вопросам охраны труда, в т.ч. вводного инструктажа по охране труда, установлен Инструкцией № 175⁴, межотраслевыми и отраслевыми нормативными правовыми актами по охране труда.

 

Наниматель обязан принять локальные правовые акты, содержащие требования по охране труда, в т.ч. инструкции по охране труда (ст. 17 Закона № 356-З⁵).

 

Справочно: Инструкция № 176⁶.

Инструкции по охране труда должны содержать общие требования по охране труда, требования по охране труда перед началом работы, при ее выполнении, по окончании работы, в аварийных ситуациях. В инструкцию с учетом специфики профессии и (или) вида работ (услуг) могут включаться и другие требования по охране труда.

 

Поскольку дистанционные работники используют компьютеры и офисную технику, нанимателю необходимо разработать и утвердить Инструкцию по охране труда при работе с компьютером и другой техникой, используемой работником, выполняющим работу дистанционно.

 

Справочно: при разработке и утверждении инструкции рекомендуем руководствоваться Типовой инструкцией № 130⁷.

 

 

Режим рабочего времени

На дистанционных работников распространяются нормы продолжительности рабочего времени и времени отдыха, установленные гл. 10 ТК.

Трудовым договором с дистанционным работником должны быть определены:

– организация учета рабочего времени и времени отдыха;

– необходимость предоставления перерывов в течение рабочего дня.

Работникам, выполняющим отдельные виды работ, наряду с перерывом для отдыха и питания предоставляются дополнительные специальные перерывы в течение рабочего дня, включаемые в рабочее время. Виды этих работ, продолжительность и порядок предоставления таких перерывов определяются правилами внутреннего трудового распорядка и (или) коллективным договором (ст. 135 ТК).

 

Справочно: при организации рабочего места за компьютером нанимателю необходимо руководствоваться СанПиН № 59⁸.

 

Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья профессиональных пользователей на протяжении рабочего дня (смены) должны устанавливаться регламентированные перерывы.

Время регламентированных перерывов в зависимости от продолжительности рабочего дня (смены), вида и категории трудовой деятельности, должно устанавливаться согласно приложению 6 к СанПиН № 59.

Работники, выполняющие дистанционную работу, имеют право на отпуска, предусмотренные главой 12 ТК.

Особенности предоставления отпусков могут быть предусмотрены в трудовом договоре.

Согласно ч. 1 ст. 168 ТК очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором.

 

Увольнение

Ознакомление работника с приказом нанимателя о прекращении трудового договора можно осуществить двумя способами (ст. 307⁵ ТК):

– путем обмена электронными документами. В таком случае наниматель в день прекращения трудового договора обязан направить работнику оформленную надлежащим образом копию приказа на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении;

– при личном присутствии работника.

---

¹Трудовой кодекс (ТК).

²Закон от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

³Закон от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне».

⁴Инструкция о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверке знаний работающих по вопросам охраны труда, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 28.11.2008 № 175.

⁵Закон от 23.06.2008 № 356-З «Об охране труда».

⁶Инструкция о порядке принятия локальных нормативных правовых актов по охране труда для профессий и отдельных видов работ (услуг), утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 28.11.2008 № 176.

⁷Типовая инструкция по охране труда при работе с персональными электронными вычислительными машинами, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 24.12.2013 № 130 (далее – Типовая инструкция № 130).

⁸Санитарные нормы и правила «Требования при работе с видеодисплейными терминалами и электронно-вычислительными машинами», утв. постановлением Минздрава от 28.06.2013 № 59 (далее – СанПиН № 59).