Табель рабочего времени как первичный документ
Относится ли табель рабочего времени к первичным учетным документам и должен ли бухгалтер по расчету с персоналом принимать табеля учета рабочего времени, производить их выверку?
Табель учета рабочего времени относится к документам по личному составу как один из первичных документов о труде.
Первичным учетным документом является документ, на основании которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета (ст. 1 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», далее – Закон № 57-З).
Формы первичных учетных документов, обязательных для применения, включены в первичных учетных документов, утв. постановлением Совмина от 24.03.2011 № 360 (далее – Перечень № 360). Формы первичных учетных документов, не включенных в Перечень № 360, могут утверждаться республиканскими органами государственного управления по согласованию с Минфином либо руководителем организации (п. 4 ст. 10 Закона № 57-З).
Табель учета рабочего времени не является документом, на основании которого в бухгалтерском учете отражается действие или событие, приводящее к изменению активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов организации. Поэтому он не относится к первичным учетным документам, но служит одним из первичных документов о труде.
Документами по личному составу считаются документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан (ст. 2 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»). Одним из таких документов согласно ст. 133 ТК является табель учета рабочего времени.
Так, согласно ст. 133 ТК учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в т.ч. в сверхурочное время, в государственные , праздничные и выходные дни, и других необходимых сведений. Формы документов для учета явок на работу и ухода с нее, а также порядок их заполнения утверждаются нанимателем. Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемое в соответствии с в рабочее время.
Ответственность за качество оформленного документа и достоверность содержащей в нем информации возлагается на лицо, его создавшее и подписавшее.
При заключении трудового договора одним из обязательных условий является определение трудовой функции работника (работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией) (ст. 19 ТК). Должностная инструкция служащего разрабатывается в соответствии с содержанием раздела «Должностные обязанности» квалификационной характеристики должности, которую он занимает (п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 2.01.2012 № 1, далее – Общие положения).
Должностная инструкция является локальным нормативным правовым актом организации, которая разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно. В ней определяется конкретная трудовая функция (должностные обязанности) служащего, а также его права и ответственность.
Функции, связанные с ведением табеля учета рабочего времени, содержатся в квалификационных характеристиках должностей служащих «начальник отдела кадров», «начальник хозяйственного отдела», «табельщик» (выпуск 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) «Должности служащих для всех видов деятельности», утв. постановлением Минтруда от 30.12.1999 № 159).
Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика (п.п. 5.5, 5.6 раздела 5 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 28.07.1983 № 105).
В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке – по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).
Для бухгалтера, ответственного за начисление заработной платы, табель – один из основных документов, необходимых для произведения расчетов с персоналом по оплате труда (заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, отпуска и т.д.). В случае неполноты информации и правильности его заполнения возможны ошибки в расчетах заработной платы.
