Срок хранения ведомостей
Какой срок хранения установлен для расчетно-платежных ведомостей по заработной плате коммерческой организации?
Срок хранения расчетно-платежных ведомостей – 3 года, а в случае если лицевые счета работников не ведутся – 75 лет.
В соответствии с п. 7 ст. 10 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З) первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа. Первичный учетный документ, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства РБ об электронных документах и электронной цифровой подписи.
Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность, другие документы, связанные с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, в течение сроков, установленных законодательством (п. 1 ст. 18 Закона № 57-З).
Также организации обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопления, хранения, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов (ст. 4 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», далее – Закон № 323-З).
Руководители организаций обязаны в соответствии с законодательством создать условия для приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда. В целях накопления, хранения, учета и использования архивных документов организации создают архивы (ст. 12 Закона № 323-З).
Документы Национального архивного фонд до их передачи в государственные архивы находятся на временном хранении у организации и могут использоваться в служебных, научных и других целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан (ст. 20 Закона № 323-З).
Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения определен приложением 1 к постановлению Минюста от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – Перечень).
В соответствии с Перечнем расчетно-платежные ведомости по заработной плате подлежат временному хранению в течение 3 лет. В случае если в организации лицевые счета на работников не ведутся, срок хранения расчетно-платежных ведомостей составляет 75 лет (п. 185 главы 12 Перечня). Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
