Списание топлива по GPS-навигатору
Фото: rawpixel.com
Имеют ли организации право определять пробег автомобилей для списания топлива в производственных целях по данным GPS-навигаторов?
Основанием для списания горюче-смазочных материалов (ГСМ) на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет ГСМ, делается соответствующая отметка (п. 83 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утв. постановлением Минфина от 12.11.2010 № 133 (далее – Инструкция № 133)).
С 26.02.2018 субъекты хозяйствования при осуществлении транспортной деятельности выполняют автомобильные перевозки без оформления путевых листов (подп. 4.5 п. 4 Декрета от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства» (далее – Декрет № 7)).
При этом для целей бухгалтерского, а следовательно, и налогового учета по-прежнему нужен какой-либо документ, содержащий необходимые сведения о характере работы автомобиля.
Сведения, содержащиеся в таком документе, должны позволять установить производственный характер использования автомобиля (связь с производством и реализацией продукции, товаров, работ, услуг) для обоснованного включения стоимости израсходованного топлива в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли (например, целесообразно указывать день и время использования автомобиля, маршрут передвижения, пробег, другие сведения, необходимые для подтверждения производственного характера использования автомобиля).
При этом каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (п. 1 ст. 10 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З)).
Для целей определения пробега при составлении такого документа организация может использовать данные GPS-навигаторов: в целях контроля за работой автомобилей и водителей, для сверки данных о пробеге автомобиля, указываемых работниками на основании спидометра в установленном организацией документе, содержащем необходимые сведения о работе автомобиля. Данные GPS-навигаторов также можно указывать в этом документе.
В то же время определять пробег автомобилей исключительно на основании данных GPS-навигаторов неверно. Необходимо использовать всю имеющуюся информацию, в т.ч. показания спидометров автомобилей. При эксплуатации GPS-навигаторов также не исключается возможность злоупотреблений со стороны работников, поскольку некоторые такие устройства монтируются в панель приборов автомобиля, а другие являются съемными.
Использование данных спидометра определено и отдельными документами госорганов, регулирующими транспортную деятельность. Например, автомобильный перевозчик должен перевозить груз по маршруту, определенному в договоре об автомобильной перевозке груза, договоре о фрахтовании для автомобильной перевозки грузов или договоре об организации автомобильных перевозок грузов согласно (п. 17 Правил автомобильных перевозок грузов, утв. постановлением Совмина от 30.06.2008 № 970).
Расстояние автомобильной перевозки груза определяется в соответствии с утвержденными Минтрансом нормами расстояний, а в случае их отсутствия – согласно картам (атласам) автомобильных дорог (планам городов), в т.ч. на электронных носителях. При выполнении автомобильных перевозок грузов по регулярным маршрутам расстояние автомобильной перевозки груза может определяться на основании показаний спидометра, зафиксированных в акте о замере расстояний.
При этом следует помнить, что данные о наличии остатка ГСМ в баках транспортных средств, машин и механизмов на конец отчетного месяца, учтенные на субсч. «Топливо в баках транспортных средств», ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков (п. 82 Инструкции № 133).
Как проводить замер, Инструкция № 133 не уточняет.
С учетом норм п. 5 ст. 9 Закона № 57-З организация может оговорить в учетной политике замер остатка ГСМ в баках транспортных средств, машин и механизмов на конец отчетного месяца проводить:
– с помощью метроштоков;
– при заполнении бака до полного объема;
– путем слива топлива;
– другим способом.
