Служебная командировка с оплатой за проживание валютной карточкой. Специфика отражения в бухгалтерском учете

Фото: rns.online

В организации имеется корпоративная дебетовая карточка, открытая к счету в валюте (EUR). Работник организации направляется в командировку в Ригу, и ему эта карточка выдана. До начала командировки забронирована гостиница по корпоративной карте путем блокировки на счете суммы 35,1 EUR. Работник находился в командировке с 31 июля по 1 августа 2019 г. и эти же дни проживал в гостинице. Сумма за проживание в гостинице в размере 45 EUR списана со счета 2 августа. После возвращения из командировки работник предоставил счет из гостиницы от 31 июля. В бухучете услугу гостиницы организация отражает на сч. 76, т.к. карта не принадлежит командированному работнику. На какую дату следует отразить счет за гостиницу, если дата его выставления – 31 июля, а фактически проживание было с 31 июля по 1 августа?

Расходы по оплате гостиницы отражаются в бухгалтерском учете на дату 2 августа.

Корпоративная дебетовая карточка – это карточка, использование которой предусмотрено договором об использовании карточки, заключенным между банком-эмитентом и юридическим лицом (индивидуальным предпринимателем)¹.

Денежные средства организации в иностранной валюте на текущем (расчетном) счете, к которому оформлена корпоративная дебетовая карточка, учитываются на сч. 52 «Валютные счета»².

Перевод денежных средств с валютного счета организации на отдельный валютный счет, к которому оформлена корпоративная дебетовая карточка, отражается записью: Д-т сч. 52 «Валютные счета» (отдельный субсчет) и К-т сч. 52 «Валютные счета».

При переводе денежных средств на корпоративную карточку передача командированному работнику денежных средств под отчет в бухгалтерском учете не отражается, т.к. фактически денежные средства до их списания с карточки остаются на счете организации. Для целей бухгалтерского учета денежные средства, находящиеся на таком счете (к которому открыта корпоративная карточка), не признаются для командированного работника в целях отражения в бухучете авансом на командировочные расходы. Денежные средства считаются полученными работником под отчет по мере списания их со счета.

Поскольку до момента фактического списания денежные средства числятся на счете организации, отражение выданного работнику аванса производится не на дату фактической оплаты расходов, подтвержденных счетом из гостиницы, а на дату фактического списания денежных средств со счета, к которому выдана корпоративная дебетовая карточка, в соответствии с выпиской по этому счету.

Таким образом, до 2 августа (дня списания расходов по оплате гостиницы) в бухгалтерском учете сумма в размере 45 EUR не отражается. Затем 2 августа сумма 45 EUR, пересчитанная в белорусские рубли, как расходы по найму жилья, отражается по Д-ту сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и К-ту сч. 52 «Валютные счета» (отдельный субсчет) на основании выписки банка (выписки к счету, к которому открыта корпоративная карта) (ч. 2 п. 56 Инструкции № 50).

В бухучете задолженность работника, выраженная в иностранной валюте, формируется в белорусских рублях по официальному курсу на дату списания денежных средств со счета и пересчету на дату авансового отчета не подлежит³.

Иными словами, начиная со 2 августа (если предположить, что авансовый отчет работник предоставит позже этой даты) за работником числится дебиторская задолженность в размере 45 EUR, и по этой израсходованной сумме он должен отчитаться.

При этом расходы по оплате гостиницы на сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» не отражаются.

Основанием для отражения в бухгалтерском учете командировочных расходов является авансовый отчет работника (п.п. 1, 2, 4 и 5 ст. 10 Закона № 57-З). Расходы по оплате гостиницы в размере 35,1 EUR в белорусских рублях будут отражены по Д-ту сч. 26 «Общехозяйственные затраты», 44 «Расходы на реализацию» и других счетов и К-ту сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 56 Инструкции № 50).

Поскольку расходы, связанные с командировкой работников за границу, подтвержденные авансовым отчетом, выражены в иностранной валюте, порядок их учета определен Национальным стандартом бухгалтерского учета и отчетности «Влияние изменений курсов иностранных валют», утв. постановлением Минфина от 29.10.2014 № 69 (далее – НСБУ № 69).

Так, согласно ч. 1 п. 3 НСБУ № 69 командировочные расходы в бухгалтерском учете отражаются в пределах выданного аванса – по официальному курсу белорусского рубля по отношению к соответствующей иностранной валюте, устанавливаемому Нацбанком, на дату выдачи (перечисления) аванса.

В нашем случае 2 августа – день списания со счета организации расходов по командировке – дата, когда за работником, которому выдана корпоративная карточка, возникла дебиторская задолженность, поэтому день предоставления авансового отчета будет датой отражения суммы 45 EUR в бухучете по курсу Нацбанка на 2 августа. Курсовых разниц в этом случае не возникает.

¹Пункт 2 Инструкции о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утв. постановлением Правления Нацбанка от 18.01.2013 № 34.

²Пункт 41 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50).

³Пункт 1 ст. 12 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З).