Сдвигаем рабочий год: основания, правила, практические ситуации

Определение дат начала и окончания рабочего года имеет принципиальное значение для правильного расчета количества дней трудового отпуска, причитающихся работнику, и, следовательно, размера выплат, связанных с трудовым отпуском.

Трудовой отпуск предоставляется за работу в течение рабочего года (ежегодно) с сохранением преж­ней работы и среднего заработка (ч. 2 ст. 153 ТК).

Рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, – промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК).

Например, если работник принят на работу 12.11.2018, рабочий год для предоставления ему трудового отпуска будет исчисляться с 12.11.2018 по 11.11.2019.

В рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, включается (ч. 1 ст. 164 ТК):

1) фактически отработанное время.

Например, если работник, занятый на условиях 5-дневной рабочей недели, в августе 2019 г. согласно табелю учета рабочего времени отработал все 22 рабочих дня, все календарные дни (к.д.) августа, включая выходные дни, включаются в рабочий год. Аналогичным образом все календарные дни месяца, в т.ч. выходные дни, включается в рабочий год, если работник со сменным режимом работы отработал все рабочие смены по графику смен­ности на соответствующий месяц;

2) время, которое работник не работал, но за ним согласно законодательству или коллективному договору сохранялись прежняя работа и заработная плата либо ему выплачивалось пособие по государственному социальному страхованию, за исключением времени отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (далее – отпуск по уходу).

Так, в рабочий год включается время трудового отпуска, период временной нетрудоспособности, период отпуска по беременности и родам и т.п. Однако в рабочий год не включается период отпуска по уходу;

3) время предусмотренных законодательством или коллективным договором отпусков без сохранения заработной платы, если эти отпуска не превышают 14 к.д. в течение рабочего года.

Например, если в течение рабочего года работнику предоставлялся социальный отпуск без сохранения зарплаты 5 к.д., период такого отпуска включается в рабочий год. Если же в течение рабочего года ему предоставлялось 2 социальных отпуска без сохранения зарплаты продолжительностью 5 и 11 к.д., исключению из рабочего года подлежит количество календарных дней, превышающее 14 (т.е. 2 к.д.).

4) время оплаченного вынужденного прогула.

Период вынужденного прогула исчисляется со дня, следующего за днем незаконного увольнения, до дня, с которого работник восстановлен на работе по решению суда;

5) другие периоды, не отвечающие условиям, определенным п.п. 1–4 ч. 1 ст. 164 ТК, но в отношении которых законодательством или коллективным договором, соглашением предусмотрено включение их в рабочий год.

Например, коллективным договором может быть предусмотрено включение в рабочий год периода социального отпуска без сохранения зарплаты большей продолжительности, нежели 14 к.д.

Если сумма периодов, включаемых в рабочий год, меньше 12 полных календарных месяцев, рабочий год работника сдвигается на недостающее время (ст. 165 ТК).

Пример 1. Работник принят на работу 12.11.2018. В течение рабочего года ему предоставлялось 2 социальных отпуска без сохранения зарплаты продолжительностью 7 и 11 к.д. Общая продолжительность социальных отпусков, предоставленных работнику, составляет 18 к.д., что превышает 14 к.д. на 4 календарных дня.

Рабочий год сдвигается на 4 к.д. Если изначально рабочий год исчислялся для работника с 12.11.2018 по 11.11.2019, то с учетом сдвига рабочий год определяется с 16.11.2018 по 15.11.2019.

Пример 2. Работница принята на работу 12.11.2018. Ей предоставлен отпуск по уходу с 19.08.2019 по 18.06.2022. Методика сдвига рабочего года на период, превышающий 1 год или несколько календарных лет, законодательством не установлена.

Рекомендуем руководствоваться следующими правилами:

– рабочий год, в котором предоставлен отпуск по уходу, сдвигается по его окончании на количество приходящихся на него календарных дней отпуска;

– каждый последующий рабочий год с учетом предшествующего сдвига сдвигается аналогичным образом на количество приходящихся на него дней социального отпуска за вычетом дней, на которые предыдущий рабочий год (годы) уже был сдвинут.

 

В рассматриваемой ситуации при условии полного использования работницей отпуска по уходу рабочий год будет сдвигаться в соответствии со следующей таблицей.

Рабочий год	Период отпуска в течение рабочего года	Количество дней отпуска в течение рабочего года	Количество дней, учтенных при сдвиге предыдущего рабочего года (лет)	Количество дней, на которое сдвигается рабочий год	Рабочий год с учетом сдвига
12.11.2018-11.11.2019	19.08.2019-11.11.2019	85	0	85 (85 – 0)	05.02.2019-04.02.2020
05.02.2019-04.02.2020	19.08.2019-04.02.2020	170	85 (с 19.08.2019 по 11.11.2019)	85 (170 – 85)	01.05.2019-30.04.2020
01.05.2019-30.04.2020	19.08.2019-30.04.2020	256	170 (с 19.08.2019 по 04.02.2020)	86 (256 – 170)	26.07.2019-25.07.2020
26.07.2019-25.07.2020	19.08.2019-25.07.2020	342	256 (с 19.08.2019 по 30.04.2020)	86 (342 – 256)	20.10.2019-19.10.2020
20.10.2019-19.10.2020	20.10.2019-19.10.2020	366	280 (с 20.10.2019 по 25.07.2020)	86 (366 – 280)	14.01.2020-13.01.2021
14.01.2020-13.01.2021	14.01.2020-13.01.2021	366	280 (с 14.01.2020 по 19.10.2020)	86 (366 – 280)	09.04.2020-08.04.2021
09.04.2020-08.04.2021	09.04.2020-08.04.2021	365	280 (с 09.04.2020 по 13.01.2021)	85 (365 – 280)	03.07.2020-02.07.2021
03.07.2020-02.07.2021	03.07.2020-02.07.2021	365	280 (с 03.07.2020 по 08.04.2021)	85 (365 – 280)	26.09.2020-25.09.2021
26.09.2020-25.09.2021	26.09.2020-25.09.2021	365	280 (с 26.09.2020 по 02.07.2021)	85 (365 – 280)	20.12.2020-19.12.2021
20.12.2020-19.12.2021	20.12.2020-19.12.2021	365	280 (с 20.12.2020 по 25.09.2021)	85 (365 – 280)	15.03.2021-14.03.2022
15.03.2021-14.03.2022	15.03.2021-14.03.2022	365	280 (с 15.03.2021 по 19.12.2021)	85 (365 – 280)	08.06.2021-07.06.2022
08.06.2021-07.06.2022	08.06.2021-07.06.2022	365	280 (с 08.06.2021 по 14.03.2022)	85 (365 – 280)	01.09.2021-31.08.2022
01.09.2021-31.08.2022	01.09.2021-18.06.2022	291	280 (с 01.09.2021 по 07.06.2022)	11 (291 – 280)	12.09.2021-11.09.2022
12.09.2021-11.09.2022	12.09.2021-18.06.2022	280	280 (с 12.09.2021 по 18.06.2022)	0 (280 – 280)	12.09.2021-11.09.2022

 

Таким образом, в рассматриваемой ситуации рабочий год следует исчислять с 12.09.2021 по 11.09.2022.

Пример 3. Работник не выходил на работу с 4 по 24 сентября 2019 г. Он вышел на работу 25 сен­тября и в этот день был уволен. Согласно контракту, ему предоставляется трудовой от­пуск 25 к.д. За время работы у нанимателя (с 12.11.2018) трудовой отпуск работнику не предоставлялся.

Рассмотрим 2 варианта увольнения и расчета количества неиспользованных дней трудового отпуска, за которые работнику выплачивается компенсация:

– работник представил нанимателю лис­ток нетрудоспособности на период своего отсутствия на работе и заявление об увольнении по соглашению сторон 25.09.2019:

а) период временной нетрудоспособности включается в рабочий год, который в данном случае исчисляется с 12.11.2018 по 11.11.2019;

б) количество неиспользованных дней отпуска необ­ходимо рассчитывать пропорционально от­работанному времени за период с 12.11.2018 по дату увольнения (25.09.2019) в соответствии со ст. 177 ТК;

в) вначале подсчитывается количество к.д. за указанный период: 19 + 31 + 31 + 28 + 31 + 30 + 31 + 30 + 31 + 31 + 25 = 318 дней;

г) полученная сумма делится на среднемесячное число к.д. за год, которое составляет 29,7 к.д. (п. 6 Инструкции о порядке исчисления среднего заработка, утв. постановлением Минтруда от 10.04.2000 № 47): 318 / 29,7 = 10,7;

д) остаток дней, составляющий 15 и более к.д., округляется до полного месяца, а составляющий менее 15 к.д. – из подсчета исключается. Таким образом, остаток, не образующий полного месяца (0,7), переводим в дни: 0,7 х 29,7 = 20,8 дня. Это количество дней округляется до полного месяца, поскольку оно составляет более 15 к.д. Таким образом, до увольнения работник отработал 11 полных месяцев (10 + 1);

е) рассчитывается продолжительность трудового отпуска, приходящаяся на 1 месяц: 25 к.д. / 12 месяцев = 2,1 к.д. Полученное количество календарных дней умножается на количество отработанных полных месяцев: 2,1 х 11 = 23,1 к.д.;

ж) полученные при расчете продолжительности дней отпуска пропорционально отработанному времени десятые, равные 0,5 и больше, округляются до 1 дня, а менее 0,5 – исключаются из подсчета. Следовательно, в данном случае десятая, равная 0,1, исключается из подсчета, поскольку она составляет менее 0,5;

з) таким образом, количество неиспользованных дней трудового отпуска, за которые положена выплата компенсации, составляет 23 к.д.;

– работник отсутствовал на работе без уважительных причин и был уволен по п. 5 ст. 42 ТК:

а) количество дней прогула составляет 21 день, рабочий год сдвигается на 21 день и исчисляется с 03.12.2018 по 02.12.2019;

б) количество неиспользованных дней отпуска необходимо рассчитывать пропорционально от­работанному времени за период с 03.12.2018 по дату увольнения (25.09.2019);

в) количество календарных дней за период: 29 + 31 + 28 + 31 + 30 + 31 + 30 + 31 + 31 + 25 = 297 дней;

г) полученная сумма делится на среднемесячное число к.д. за год 297 / 29,7 = 10. Таким образом, до увольнения работник отработал 10 полных месяцев;

д) продолжительность трудового отпуска, приходящаяся на 1 месяц: 25 к.д. / 12 месяцев = 2,1 к.д. Полученное количество календарных дней умножается на количество отработанных полных месяцев: 2,1 х 10 = 21 к.д.

Таким образом, с учетом сдвига рабочего года на количество дней прогула работнику выплачивается компенсация за неиспользованный трудовой отпуск из расчета 21 к.д., что на 2 к.д. меньше, нежели было бы при отсутствии факта длительного прогула. Неосуществление сдвига рабочего года на количество дней прогула влечет необоснованную выплату работнику компенсации за неиспользованный отпуск за 2 к.д. Такая выплата в силу необоснованности не может, например, включаться в состав затрат, учитываемых при налогообложении. В противном случае будет иметь место занижение налогооблагаемой прибыли, недоплата налога на прибыль, что в свою очередь может повлечь привлечение нанимателя к установленной законодательством ответственности.

Отдельно отметим, что, согласно ч. 2 ст. 164 ТК, периоды, включаемые в рабочий год, за который предоставляются дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и особый характер работы (ст. 157 ТК), определяются правительством.

Такие периоды определены ч. 5 подп. 1.1 п. 1 постановления Совмина от 19.01.2008 № 73 «О дополнительных отпусках за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и особый характер работы» (далее – постановление № 73). Согласно данной норме, в рабочий год, за который предоставляется дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включаются:

1) дни, в которые работник был занят на работах с вредными и (или) опасными условиями труда полный рабочий день. При этом под полным рабочим днем понимается выполнение работ с вредными и (или) опасными условиями труда работниками в соответствии с их тарифно-квалификационными (квалификационными) характеристиками, приведенными в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих и Едином квалификационном справочнике долж­ностей служащих, а также выполнение работы работниками, труд которых связан с особенностями выполнения работы, в течение не менее 80% ежедневной продолжительности рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности) в соответствии с законодательством;

2) непосредственно следующие за ними выходные дни, государственные праздники и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом нерабочими;

3) период нахождения в трудовом отпуске.

Следовательно, в отличие от общего правила, в рабочий год для целей предоставления дополнительного отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и особый характер работы не включаются, например, периоды временной нетрудоспособности, социального отпуска независимо от сохранения заработной платы, оплаченного вынужденного прогула. В связи с этим учет периодов, включаемых в рабочий год, должен вестись раздельно для указанных дополнительных отпусков согласно ч. 5 подп. 1.1 п. 1 постановления № 73 и для остальной части трудового отпуска (основного и других дополнительных отпусков) согласно ч. 1 ст. 164 ТК.

Фактически при наличии у работника права на дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и особый характер работы для такого работника исчисляется два рабочих года – для предоставления указанного дополнительного отпуска и остальной части трудового отпуска. Эти два рабочих года будут совпадать, если работник, который в течение всего рабочего года был занят на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 2 подп. 1.1 п. 1 постановления № 73). Однако если, например, работник в течение рабочего года отсутствовал на работе в связи с временной нетрудоспособнос­тью, рабочий год для рассматриваемого дополнительного отпуска сдвигается на количество дней временной нетрудоспособности, после чего он не будет совпадать с «общим» рабочим годом.

Если на дату ухода в трудовой отпуск работник не был занят на работах с вредными и (или) опасными условиями труда в течение всего рабочего года, дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда предоставляется ему продолжительностью, исчисленной пропорционально отработанному в таких условиях времени (ч. 3 подп. 1.1 п. 1 постановления № 73).

До окончания рабочего года, за который предоставляется трудовой отпуск, наниматель обязан предоставить работнику дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда или оставшуюся часть этого отпуска продолжительностью, исчисленной пропорционально отработанному в таких условиях времени (ч. 4 подп. 1.1 п. 1 постановления № 73).

Пример 4. Работник принят на работу 12.11.2018. Продолжительность его основного отпуска составляет 24 к.д. По результатам аттестации рабочих мест на рабочем месте данного работника установлен 3-й класс и 2-я степень вредности условий труда, в связи с чем продолжительность дополнительного отпуска за работу с вредными условиями труда составляет 7 к.д. Также работнику предоставляется дополнительный поощрительный отпуск 1 к.д.

С 10.06.2019 по 14.08.2019 работник отсутствовал на работе в связи с временной нетрудоспособностью.

Рассчитаем продолжительность трудового от­пуска, который наниматель обязан предоставить работнику до окончания рабочего года, исчисляемого с 12.11.2018 по 11.11.2019.

Для этого необходимо вначале рассчитать продолжительность дополнительного отпуска за работу с вредными условиями труда, который наниматель обязан предоставить работнику до окон­чания указанного рабочего года:

1) период временной нетрудоспособности длился 66 дней, на которые необходимо сдвинуть рабочий год для предоставления дополнительного отпуска за работу с вредными условиями труда. Данный рабочий год должен исчисляться с 17.01.2019 по 16.01.2020;

2) далее рассчитаем продолжительность рас­сматриваемого дополнительного отпуска, на который работник имеет право к моменту окончания «общего» рабочего года, то есть за период с 17.01.2019 по 11.11.2019:

– определим количество полных отработанных за указанный период месяцев на работах с вред­ными условиями труда:

а) дни, включаемые в рабочий год: 15 + 28 + 31 + 30 + 31 + 30 + 31 + 31 + 30 + 31 + 11 = 299 дней;

б) полученная сумма делится на среднемесячное число календарных дней за год, которое составляет 29,7 к.д.: 299 / 29,7 = 10,1;

в) остаток, не образующий полного месяца (0,1), переводим в дни: 0,1 х 29,7 = 3 дня. Это количество дней исключается из подсчета, поскольку оно составляет менее 15 к.д. Таким образом, за указанный период работник отработал на работах с вредными условиями труда 10 полных месяцев;

– рассчитаем продолжительность дополнительного отпуска за работу с вредными условиями труда, приходящуюся на 1 месяц: 7 к.д. / 12 месяцев = 0,6 к.д.;

– полученное количество календарных дней умножаем на количество отработанных полных месяцев: 0,6 х 10 = 6 к.д.

Таким образом, продолжительность дополнительного отпуска за работу с вредными условиями труда, который должен быть предоставлен работнику при предоставлении трудового отпуска до окончания рабочего года, исчисляемого с 12.11.2018 по 11.11.2019, составляет 6 к.д. Общая продолжительность трудового отпуска, который наниматель обязан предоставить работнику до 11.11.2019, составит: 24 + 1 + 6 = 31 к.д.

Вместе с тем следует обратить внимание, что по решению нанимателя дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы могут быть предоставлены авансом полностью, если основной отпуск предоставляется авансом полностью (подп. 1.6 п. 1 постановления № 73).

Если сумма периодов (дней), включаемых в рабочий год, за который дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы предоставлены авансом, меньше 12 календарных месяцев, в следующем рабочем году сумма периодов, включаемых в рабочий год, за который предоставляются данные дополнительные отпуска, уменьшается на соответствующее количество календарных дней.

Иными словами, в приведенной выше ситуации наниматель вправе предоставить работнику весь дополнительный отпуск за работу с вредными условиями труда продолжительностью 7 к.д. При этом на 66 к.д. (период временной нетрудоспособности) сдвигается следующий рабочий год, исчисляемый для предоставления дополнительного от­пуска за работу с вредными условиями труда.

Правила оформления сдвига рабочего года законодательством не предусмотрены. В связи с этим такой сдвиг может быть оформлен приказом (распоряжением) нанимателя или расчетом, со­ставленным специалистом по кадрам в произвольной форме.