Сам себе госконтроль. Организация внутреннего аудита на предприятии

Для успешной деятельности любой организации необходим отлаженный механизм управления, одним из важнейшим элементом которого является ежедневный внутрихозяйственный контроль.

Определения понятий «система внутреннего контроля» и «внутренний аудит» даны в Национальных правилах аудиторской деятельности «Понимание деятельности, системы внутреннего контроля аудируемого лица и оценка риска существенного искажения бухгалтерской (финансовой) отчетности», утв. постановлением Минфина от 29.12.2008 № 203, и «Использование результатов работы внутреннего аудита», утв. постановлением Минфина от 07.02.2001 № 9.

Система внутреннего контроля

Организация системы внутреннего контроля и ее функционирование направлены прежде всего на устранение рисков хозяйственной деятельности организации.

Данная система состоит из трех элементов:

· внутреннего контроля (проверяет, соответствует ли деятельность организации действующему законодательству и локальным нормативным правовым актам (далее – ЛНПА), правильно ли совершаются сделки и т.д.);

· системы управления рисками (выявляет и оценивает риски деятельности, разрабатывает меры по их снижению и т.д.);

· внутреннего аудита (проверяет, эффективно ли функционируют внутренний контроль и система управления рисками).

Понятие «внутренний аудит» очень часто отождествляют с понятиями «внутренний контроль» и «ревизия».

Эти два понятия имеют много общего, а именно:

– оценка и сверка достоверности бухгалтерской отчетности проводятся с применением одинаковых методик ведения налогового и финансового учета;

– одинаково осуществляются документальный и фактический контроль.

Ревизия является формой контроля с целью проверки финансово-хозяйственной деятельности, а внут­ренний аудит не только выполняет контрольные функции, но и позволяет получать информацию для принятия собственником правильных управленческих решений. Понятие «внутренний аудит» подразумевает независимую деятельность, осуществляемую в организации в интересах ее собственников и руководства с целью совершенствования деятельности организации.

Подразделения и лица, осуществляющие внутренний контроль

Очень часто возникает вопрос – на какое структурное подразделение организации должны быть возложены обязанности по осуществлению внутреннего контроля (аудита)?

Ответ может быть и неоднозначным, поскольку все сотрудники ор­ганизации в той или иной степени принимают участие в осуществлении внутреннего контроля.

Как правило, функции внутреннего контроля выполняет бухгалтерия, через которую проходят почти все документы, которые обрабатываются, принимаются к бухучету.

При наличии возможности для осуществления указанных функций создается отдельное структурное подразделение. Оно может как входить в структуру бухгалтерии, так и быть самостоятельным.

Действующим законодательством предусмотрено создание (избрание) в любом хозобществе независимо от вида (ОАО или ЗАО, ООО или ОДО) контрольного органа – ревизионной комиссии (ревизора). При этом не исключено создание и иных контрольных органов, если это предусмотрено уставом общества (ч. 4 ст. 33, ч. 1 ст. 59 Закона от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах», далее – Закон № 2020-XII).

К компетенции ревизионной комиссии (ревизора) общества относится проведение ревизий по всем или нескольким направлениям его деятельности либо проверок по одному или нескольким взаимосвязанным направлениям или за определенный период этой деятельности, осуществляемой обществом, его филиалами и представительствами (ч. 2 ст. 59 Закона № 2020-XII).

Отношения хозобщества с членами ревизионной комиссии (ревизором) не регулируются трудовым законодательством, а, как и отношения с членами совета директоров,  являются гражданско-правовыми.

В период исполнения членами ревизионной комиссии своих обязанностей по решению общего собрания акционеров и в установленных им размерах могут выплачиваться вознаграждения и (или) компенсироваться расходы, связанные с ис­полнением ими этих обязанностей (ч. 6 ст. 59 Закона № 2020-XII). При этом в АО определение рекомендуемого размера вознаграждений и ком­пенсации относится к исключительной компетенции совета директоров (ч. 1 ст. 85 Закона № 2020-XII).

На практике ревизорам выплачивается вознаграждение за каждую проведенную ревизию.

В случаях, когда в хозобществе создается контрольно-ревизионная служба (служба внутреннего аудита), ей на основании решения общего собрания участников могут быть переданы функции ревизионной ко­миссии. Создаваться она может на основании решений исполнительного органа (в т.ч. единоличного) об­щества в соответствии с его уставом.

Законодательством не регламентирован порядок проведения проверок (ревизий) ревизионной комис­сией (ревизором) или кон­трольно-ревизионной службой. В За­коне № 2020-XII содержатся всего лишь требования к составу ревизионной комиссии, заключению, которое составляется по результатам проведения проверки (ре­визии), а также действиям ревизионной комиссии (ревизора) в слу­чае выявления нарушений (ст. 60 Закона № 2020-XII).

Заключение ревизионной комиссии (ревизора) хозобщества по результатам проведения ежегодной ревизии вносится на рассмотрение общего собрания участников об­щества при утверждении годового отчета, бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках и распределения прибыли и убытков общества (ч. 4 ст. 60 Закона № 2020-XII).

В большинстве случаев созданная ревизионная комиссия (ревизор) общества обязана проводить только ежегодную ревизию – по результатам деятельности за отчетный год, в остальных случаях для проведения ревизии (проверки) необходимо наличие требования органа уп­равления или участника хозобщества.

Положение о внутрихозяйственном контроле (внутреннем аудите)

В целях регулирования контрольной деятельности внутри организации порядок проведения контрольных мероприятий может быть оп­ределен уставом организации или соответствующим ЛНПА – положением о внутрихозяйственном кон­т­роле (внутреннем аудите), ут­верждаемым общим собранием уча­стников хозобщества либо руководителем организации (собственником) (абз. 9 ч. 1 ст. 34, ч. 6 ст. 61 Закона № 2020-XII).

К сожалению, Положению о вну­трихозяйственном контроле (вну­треннем аудите) в нормативных актах не уделяется должного внимания, поэтому субъекту хозяйствования необходимо самостоятельно решить, каким образом раз­рабатывать и применять такой документ.

В положение о внутрихозяйственном контроле (внутреннем аудите) целесообразно включить следующие разделы:

·  цели, задачи и сфера деятельности службы внутрихозяйственного контроля (внутреннего аудита);

· принципы (стандарты) и методы деятельности;

· права и обязанности службы внутрихозяйственного контроля (вну­треннего аудита);

· процедуры и порядок проведения контрольных мероприятий;

· перечень лиц, на которых возложена обязанность по их проведению;

· функции, права, обязанности, подотчетность лиц, осуществляющих внутрихозяйственный конт­роль (внутренний аудит);

· порядок проведения инвентаризации активов и обязательств;

· перечень основных вопросов, подлежащих проверке;

· оформление результатов конт­рольных мероприятий;

· условия и порядок информирования руководителя (собственника) организации (структурного подразделения), наблюдательного совета о результатах проверок, а также об обстоятельствах, которые препятствуют осуществлению контрольных мероприятий;

· условия и порядок привлечения службы внутрихозяйственного кон­троля (внутреннего аудита) к оказанию консультаций при осуществлении текущей деятельности организации;

· порядок взаимодействия этой службы с подразделениями и работниками организации, ее полномочия, связанные с доступом к документам организации, а также получением от работников информации и разъяснений при осущест­влении службой внутрихозяйственного контроля (внутреннего аудита) своих функций.

Отдельные положения о внутрихозяйственном контроле могут быть и как приложения к учетной политике (например, порядок проведения инвентаризации активов и обязательств, порядок контроля за хозяйственными операциями и т.п.).

Порядок проведения контрольных мероприятий

Внутрихозяйственный контроль (внутренний аудит) в организации может осуществляться в форме как плановых и внеплановых проверок, так и тематических, обобщающих и комплексных (в зависимости от специфики и сферы деятельности организации).

Как правило, плановые проверки проводятся по результатам деятельности хозобщества за отчетный год в сроки, установленные уставом. При этом срок проведения ежегодной ревизии устанавливается в пределах трех месяцев после окончания отчетного года, поскольку на годовом общем собрании участников общества в обязательном порядке рассматривается вопрос об утверждении годовых отчетов, годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности и распределении прибыли и убытков с учетом заключения ревизионной комиссии (ревизора), за исключением случаев, ко­гда для хозобществ предусмотрено проведение обязательного аудита (ч.ч. 3, 4 ст. 36, абз. 2 ч. 7 ст. 59 Закона № 2020-XII; ч. 3 ст. 17 Закона от 12.07.2013 № 56-З «Об аудиторской деятельности»).

Решение единоличного исполнительного органа (директора или генерального директора) о проведении контрольных мероприятий оформляется путем издания приказа (распоряжения), а решение коллегиального исполнительного органа (правления или дирекции) – в виде протокола (ч.ч. 1, 2 ст. 55 Закона № 2020-XII).

Участники акционерного общества (акционеры), являющиеся в совокупности владельцами 10% акций или более, имеют право требовать проведения внеплановой ревизии или проверки финансово-хозяйственной деятельности хозобщества в случаях, предусмотренных Законом № 2020-XII, и в сроки, установленные уставом. Такое требование должно быть выражено в письменной форме (абз. 4 ч. 7 ст. 59, ч. 2 ст. 86 Закона № 2020-XII).

Как правило, на практике при назначении контрольного мероприятия (внутреннего аудита) в организации издается приказ (распоряжение) руководителя (собственника) о его проведении.

Независимо от того, какая это про­верка – плановая или внеплано­вая, по результатам работы ревизора (комиссии) составляется отчет или заключение, в котором должна содержаться следующая информация:

1) подразделения (специалисты), документы которых подлежали изучению;

2) период, за который было проведено мероприятие;

3) вопросы, изучавшиеся в ходе аудита;

4) проверенный период;

5) перечень изученных и не пред­ставленных документов (если по­следнее имело место);

6) нарушения законодательства и факты несоблюдения обязательств, выявленные в ходе аудита;

7) рекомендации для руководителя и других должностных лиц организации по фактам выявленных нарушений.

После рассмотрения отчета (за­ключения) службы внутрихозяйственного контроля (внутреннего аудита) руководитель организации может принять следующие решения (одно или несколько):

· привлечь к ответственности (материальной, дисциплинарной) долж­ностных лиц, ответственных за выявленные нарушения;

· уменьшить (лишить) премии этих лиц или полностью депремировать их;

· назначить должностных лиц, ответственных за устранение выявленных нарушений.