Расходы организации на доставку сотрудников на работу: можно ли учитывать при налогообложении прибыли

С 2025 года расходы на доставку работников к месту работы и обратно можно учитывать при налогообложении прибыли. В связи с этими новшествами возникают вопросы: можно ли учитывать в затратах стоимость услуг такси или транспортных компаний по доставке работников?

Услуги сторонней организации по доставке работников

Ситуация 1. Строительная организация оплачивает услуги сторонней организации по доставке работников до места работы на объект строительства и обратно автобусом. Иногда она также оплачивает такси для этих целей.

Вопрос. Можно ли учесть эти затраты при налогообложении прибыли?

Ответ. Можно, при наличии документального подтверждения.

C 2025 г. перечень прочих нормируемых затрат дополнен затратами по доставке работников до места работы (рабочего места) и обратно (подп. 2.11 п. 2 ст. 171 НК¹).

Важно: совокупный размер учитываемых при налогообложении прочих нормируемых затрат не может превышать 1% выручки от реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом НДС (п. 3 ст. 171 НК).

Каким образом должна происходить доставка работников, в подп. 2.11 п. 2 ст. 171 НК не конкретизировано. Полагаем, что затраты по доставке автобусом или такси при их документальном подтверждении могут быть учтены при налогообложении прибыли.

Современные сервисы такси отображают маршруты движения через свои приложения (сайты). Распечатка движения автомобиля при доставке работников до места работы (рабочего места) может служить подтверждающим затраты документом и прилагаться к соответствующему ПУД.

По разъяснениям МНС, затраты по доставке работников до места работы и обратно должна осуществлять именно организация, а не сам работник (физлицо). Если работники сами оплачивают такси для приезда на работу и возвращения домой, а организация компенсирует им эти расходы, то сумма компенсации таких затрат не может быть учтена при налогообложении прибыли.

Организация компенсирует расходы работника на транспорт

Ситуация 2. Организация приняла решение установить ежемесячную постоянную выплату в размере 250 руб. в качестве компенсации затрат по доставке работников до места работы (рабочего места) и обратно. При этом неважно, как будет добираться работник — на такси, маршрутке, общественном транспорте.

Вопрос. Можно ли учесть выплату при налогообложении прибыли?

Ответ. Нет, нельзя.

Прибытие на работу является обязанностью работников. Они должны подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка, иным документам, регламентирующим вопросы дисциплины труда, выполнять письменные и устные приказы (распоряжения) нанимателя, не противоречащие законодательству и локальным правовым актам (ст. 53 ТК²).

Работники обязаны вовремя приходить на работу и полностью использовать установленную законодательством продолжительность рабочего времени для выполнения своих обязанностей, а наниматель должен создавать условия для полного и производительного использования рабочего времени (ч. 1 ст. 132 ТК).

Затратами, учитываемыми при налогообложении, признаются экономически обоснованные затраты, связанные с производством и (или) реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемые на основании документов бухгалтерского учета.

В данном случае сложно подтвердить, что расходы понесены именно на доставку работников до места работы (рабочего места) и обратно, т.к. для этого необходимо документальное подтверждение.

Учитывая разъяснение МНС, приведенное выше, суммы постоянной выплаты работникам не будут учитываться при налогообложении прибыли.

---