Работник расписался не глядя и испортил чужую трудовую книжку

Работник расписался в чужой трудовой книжке на титульной странице.

Как поступить нанимателю? Нужно ли заводить новую трудовую книжку?

Порядок заполнения титульного листа трудовых книжек (сведений о работнике) определен гл. 3 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция).

После даты заполнения трудовой книжки работником проставляется собственноручная подпись (п. 25 Инструкции).

В трудовой книжке не допускается зачеркивание неточных или неправильных записей, а также исправление их с указанием «Исправленному верить» либо «Исправленное верно» (п. 52 Инструкции).

В случае обнаружения пропущенной записи, а также неправильной, неточной (неполной) записи, внесенной в трудовую книжку работника, она дополняется и (или) исправляется нанимателем, пропустившим запись, допустившим ошибку или неточность. Допускается внесение указанных записей нанимателем по новому месту работы на основании соответствующих документов (п. 53 Инструкции).

Важно: Инструкцией предусмотрена возможность исправления только сведений о работе, награждениях и поощрениях (п.п. 55–56 Инструкции). Возможность исправлений на титульном листе трудовой книжки Инструкцией не предусмотрена. Учитывая также п. 52 Инструкции, можно сделать вывод, что такие исправления запрещены.

Таким образом, не допускается исправление ошибки в трудовой книжке путем проставления работником своей подписи рядом с чужой, как с зачеркиванием, так и без зачеркивания чужой подписи.

Как поступить с испорченной трудовой книжкой

В зависимости от конкретных обстоятельств порчи трудовой книжки возможны два варианта:

1) заполнение нового бланка трудовой книжки на данного работника;

2) выдача работнику дубликата трудовой книжки.

Первый вариант целесообразен, если чужая подпись была проставлена в трудовой книжке, заполняемой на работника, впервые поступившего на работу, и данное обстоятельство выявлено непосредственно при заполнении или в течение короткого промежутка времени после него. В этом случае неправильно заполненная трудовая книжка может считаться испорченным бланком документа с определенной степенью защиты.

Справочно: бланки трудовой книжки и вкладыша к ней согласно п. 81 Инструкции являются бланками документов с определенной степенью защиты .

Учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты.

Порядок учета и уничтожения испорченных бланков строгой отчетности определен гл. 4 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утв. постановлением Минфина от 18.12.2008 № 196. Испорченные бланки трудовых книжек следует хранить до истечения месяца после проведения налоговой проверки за соответствующий период. После истечения указанного срока испорченные бланки подлежат уничтожению в установленном порядке.

Что касается работника, то на него заполняется другой бланк трудовой книжки.

Второй вариант приемлем, если факт проставления чужой подписи в трудовой книжке работника выявлен не сразу после ее заполнения, когда в трудовую книжку уже внесено определенное количество записей. Не исключено также, что трудовая книжка может вестись длительное время, в ней могут присутствовать записи, сделанные другими нанимателями. Однако по каким-то причинам подпись работника на титульной странице отсутствовала, в результате чего на ней ошибочно расписалось другое лицо.

В описанных ситуациях трудовую книжку нельзя считать испорченным бланком и уничтожать в установленном для таких бланков порядке. Однако и дальнейшее ее использование недопустимо. Выходом из данной ситуации является выдача работнику дубликата трудовой книжки в связи с ее повреждением (п. 62 Инструкции).

Обратите внимание: Инструкция не указывает, что считается повреждениями трудовой книжки. На практике к ним относят механические повреждения, загрязнения, намокания и т.д.

Правовая ловушка: поскольку в Инструкции конкретно не указано, что неправильное заполнение титульного листа трудовой книжки, в т.ч. проставление на нем чужой подписи, рассматривается как повреждение этой трудовой книжки, дающее основание для выдачи дубликата, работник может оспорить предложение нанимателя.

Кроме того, в соответствии с п. 65 Инструкции для выдачи дубликата поврежденной трудовой книжки требуется письменное заявление работника.

Нежелание работника предоставить нанимателю заявление о выдаче дубликата в рассматриваемой ситуации может сделать положение безвыходным.

В этом случае нанимателю остается только продолжать вести испорченную трудовую книжку.

Заполнение и выдача дубликата трудовой книжки осуществляется в соответствии с гл. 9 Инструкции. Наниматель оформляет трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульной страницы. На первой странице поврежденной трудовой книжки производится отметка «Взамен выдан дубликат», а трудовая книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы лицо предъявляет дубликат трудовой книжки.