Прошу выдать заем

Работники организации нередко обращаются к нанимателю с просьбой выдать им взаймы определенную сумму денежных средств: для ремонта жилья, на оплату обучения, на покупку школьной формы и письменных принадлежностей своему ребенку к новому учебному году и пр. Кроме того, работник может просить выдать заем без указания какой-либо цели его использования.

Рассмотрим: вправе ли организация выдать заем работнику, если да, то в каком размере, на каких условиях он может быть предоставлен; следует ли начислять проценты на сумму выданного займа, как вернуть заем в случае увольнения работника.

Помимо этого, разберемся, какие налоги и кто должен уплатить в данной ситуации.

Первое, что следует учесть нанимателю при принятии решения о выдаче займа работнику, – это положения п. 2 Указа от 30.06.2014 № 325 «О привлечении и предоставлении займов, деятельности микрофинансовых организаций» (далее – Указ № 325), согласно которому с 01.01.2015 г. деятельность по предоставлению 3 и более займов в течение календарного месяца одному или нескольким заемщикам в сумме, не превышающей 15 000 базовых величин (БВ) на одного заемщика на день заключения договора (далее – микрозаем), признается деятельностью по регулярному предоставлению микрозаймов. Такую деятельность вправе осуществлять только микрофинансовые организации – юридические лица, зарегистрированные в РБ, соответствующие требованиям Указа № 325, нормативным правовым актам Нацбанка и включенные Нацбанком в реестр микрофинансовых организаций.

Примечание: С 01.01.2018 г. БВ – 24,5 BYN (постановление Совмина от 22.12.2017 № 997).

Регулярное предоставление микрозаймов организациями, не являющимися микрофинансовыми организациями, с нарушениями требований Указа № 325 незаконно и запрещено (п. 12 Указа № 325).

Поэтому организация, не относящаяся к микрофинансовым организациям, не нарушая Указ № 325, вправе в течение одного календарного месяца выдать один или два займа одному или нескольким работникам в сумме менее 367 500 BYN (15 000 х 24,5).

Заключение договора займа

Предоставление денежных средств взаймы осуществляется в соответствии с договором займа, заключенным между заимодавцем (организацией) и заемщиком (работником), согласно которому заимодавец передает в собственность заемщику определенную сумму денег, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа). Договор займа считается заключенным с момента передачи денег, если иное не установлено законодательными актами (ст. 760 Гражданского кодекса, далее – ГК).

Договор займа между организацией и работником в обязательном порядке составляется в письменной форме независимо от суммы займа. При предоставлении займа ИП наемным работникам договор займа заключается в письменном виде, только если сумма займа более 10 БВ. Кроме того, оформляется документ, удостоверяющий передачу определенной денежной суммы (расписка, расходный ордер и др.) (ст. 761 ГК).

Валютой займа, предоставляемого организацией своему работнику, может быть только белорусский рубль (ч. 1 ст. 11 Закона от 22.07.2003 № 226-З «О валютном регулировании и валютном контроле», далее – Закон № 226-З).

Предоставление займов, возврат займов и процентов за пользование ими может осуществляться в иностранной валюте между физическими лицами – резидентами, не являющимися ИП (ч. 3 ст. 11 Закона № 226-3).

В договоре займа следует указать:

– условие о том, является ли заем беспроцентным или же на сумму займа начисляются проценты в определенном размере (если это условие не определено, то в соответствии со ст. 762 ГК по умолчанию у заимодавца возникает право на получение процентов на сумму займа в размере ставки рефинансирования Нацбанка на день уплаты работником суммы долга или его части; при отсутствии иного соглашения проценты выплачиваются ежемесячно до дня возврата суммы займа);

– способ передачи суммы займа работнику (выдача наличными денежными средствами через кассу, перечисление безналичного платежа на текущий (расчетный) счет работника или сторонней организации (если производится оплата за работника));

– сроки и порядок возврата займа (если срок возврата займа договором не установлен или определен моментом востребования, сумма займа должна быть возвращена работником в течение 30 дней со дня предъявления заимодавцем требования об этом, если в договоре не предусмотрено иное условие (п. 1 ст. 763 ГК));

– условие о возможности досрочного возврата займа (сумма займа, предоставленного под проценты, может быть возвращена досрочно с согласия заимодавца (ч. 2 п. 2 ст. 763 ГК));

– порядок возврата займа в случае прекращения трудовых отношений с работодателем до наступления срока возврата займа.

Кроме того, в соответствии с п. 1 ст. 395 ГК договором займа может быть предусмотрено, что по окончании срока его действия прекращаются и обязательства сторон по договору.

Если же такого условия в договоре нет, то договор признается действующим до определенного в нем момента окончания исполнения сторонами обязательства (до момента возврата суммы займа).

Пример 1. Работнику предприятия выдан заем в размере 2000,00 BYN сроком на 1 год. Согласно договору займа по окончании срока его действия прекращаются и обязательства сторон по договору. В течение года (срока договора) работник вернул 1800,00 BYN. Обязан ли заемщик вернуть оставшуюся сумму займа 200 BYN?

Нет, не обязан.

Хотя сумма займа полностью не возвращена, обязательства заемщика считаются исполненными, т.к. это условие предусмотрено в договоре займа.

Пример 2. Работнику выдан заем в размере 1000,00 BYN сроком на 6 месяцев. Согласно договору проценты на сумму займа начисляются в размере 2% ежемесячно в течение действия договора займа. Договором предусмотрена возможность досрочного возврата займа. Работник вернул сумму займа в течение 2 месяцев.

Должна ли организация начислять проценты в течение оставшегося срока займа (4 месяца)?

Нет, не должна.

В соответствии со ст. 763 ГК сумма займа, предоставленного под проценты, может быть возвращена досрочно с согласия заимодавца. Если иное не предусмотрено договором займа, сумма займа считается возвращенной в момент передачи ее заимодавцу или зачисления соответствующих денежных средств на его банковский счет.

В связи с тем что работник вернул всю сумму займа досрочно с согласия заимодавца в течение 2 месяцев, договор признается прекращенным с момента исполнения обязательств заемщика по возврату займа. Следовательно, проценты на сумму займа начисляются только в течение первых 2 месяцев срока договора.

Пример 3. По договору займа работнику переданы денежные средства в сумме 3000,00 BYN сроком на 1 год. Согласно договору проценты на сумму займа начисляются в размере 1% ежемесячно в течение срока договора займа, окончание срока действия договора не влечет прекращения обязательства сторон по договору. По истечении года за работником осталась невозвращенная сумма займа в размере 100,00 BYN.

Обязан ли работник вернуть оставшуюся сумму? Должна ли организация начислять проценты по истечении срока возврата суммы займа?

Да, работник должен вернуть 100,00 BYN, а организация имеет право начислять проценты за пользование чужими денежными средствами.

В соответствии с п. 1 ст. 764 ГК, если иное не предусмотрено законодательством или договором займа, в случаях, когда заемщик не возвращает в срок сумму займа, на эту сумму подлежат уплате проценты в размере, предусмотренном п. 1 ст. 366 ГК со дня, когда она должна была быть возвращена, по день ее возврата заимодавцу независимо от уплаты процентов, предусмотренных п. 1 ст. 762 ГК (проценты, определенные договором).

На основании п. 1 ст. 366 ГК за пользование чужими денежными средствами вследствие их неправомерного удержания, уклонения от их возврата, иной просрочки в их уплате либо неосновательного получения или сбережения за счет другого лица подлежат уплате проценты на сумму этих средств. Размер процентов определяется ставкой рефинансирования Нацбанка на день исполнения денежного обязательства или его соответствующей части, за исключением взыскания долга в судебном порядке, когда суд удовлетворяет требование кредитора исходя из ставки рефинансирования Нацбанка на день вынесения решения.

Следовательно, в данной ситуации по истечении года начисляются проценты в размере, указанном в договоре займа (1% от суммы займа), а также проценты за пользование чужими денежными средствами.

Предоставление займа на определенные цели

Заем может предоставляться работнику на определенные цели (целевой заем). В этом случае в договоре следует указать, на какие цели предоставляется заем.

Если договор займа заключен с условием использования заемщиком полученных средств на определенные цели (целевой заем), заемщик обязан обеспечить возможность осуществления заимодавцем контроля за целевым использованием суммы займа (п. 1 ст. 767 ГК).

Например, если по договору займа денежные средства предоставляются на оплату обучения работника, то сумма займа должна использоваться только на эти цели, а в подтверждение целевого использования займа работник должен представить документы об оплате обучения.

В случае невыполнения заемщиком условия договора займа о целевом использовании суммы займа, а также при нарушении обязанностей, предусмотренных п. 1 ст. 767 ГК, заимодавец вправе потребовать от заемщика досрочного возврата суммы займа и уплаты причитающихся процентов, если иное не предусмотрено договором.

Пунктом 2 Положения о порядке и условиях предоставления организациями состоящим в штатах этих организаций работникам, нуждающимся в улучшении жилищных условий, займов на строительство (реконструкцию) или приобретение жилых помещений, утв. постановлением Совмина от 30.03.2000 № 428 (далее – Положение № 428), организация вправе предоставить заем состоящим в их штатах работникам, нуждающимся в улучшении жилищных условий, за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации после уплаты налогов, сборов (пошлин) и других платежей в республиканский, местные бюджеты, государственные целевые бюджетные фонды, государственные целевые внебюджетные фонды, а также части прибыли в соответствии с законодательством.

Для получения займа работник подает на имя руководителя организации заявление, которое рассматривается при участии профкома. Одновременно с заявлением представляются документы, подтверждающие факт постановки заявителя на учет нуждающихся в улучшении жилищных условий и состав семьи.

Заем предоставляется под поручительство платежеспособных физических лиц и (или) под залог имущества, на которое может быть обращено взыскание по исполнительным документам.

На основании п. 4 Положения № 428 размер займа может устанавливаться в процентах от стоимости строительства (реконструкции) или приобретения жилого помещения на момент выдачи займа. Сроки пользования займом и его возврата, размер процентов определяются индивидуально для каждого заемщика организацией, выдающей заем.

Проценты по договору займа могут быть фиксированными или регулируемыми. Решение о применении конкретного размера процентов принимается исходя из финансового состояния организации.

В соответствии с ч.ч. 1, 2 п. 5 Положения № 428, если организацией принято решение о предоставлении работнику займа, то в любом банке на территории РБ на имя работника открывается текущий счет без права снятия наличных денег, а между организацией и банком заключается договор на перечисление сумм по этому займу. Получатель займа должен представить в банк копию решения организации о предоставлении ему займа и договор займа.

Использовать полученные суммы работник может путем перечисления на счета юридических лиц или ИП по счетам-фактурам на получение товарно-материальных ценностей или на основании справки (иного платежного документа) об очередном платеже, представляемой организацией застройщиков (застройщиком), либо на счета подрядных организаций на основании акта выполненных работ, либо на счета физлиц по договорам купли-продажи, заключенным с физическими лицами (ч. 3 п. 5 Положения № 428).

На основании условий договора, заключенного с заемщиком, организация осуществляет контроль за использованием средств (п. 6 Положения № 428).

В случае выбытия работника из членов организации застройщиков, состава дольщиков либо расторжения договора займа до регистрации права собственности на жилое помещение сумма займа, проиндексированная в соответствии с законодательством, уставом организации застройщиков либо договором создания объекта долевого строительства, возвращается на расчетный счет организации-заимодавца, если между организацией застройщиков (застройщиком), заимодавцем и заемщиком не будет достигнуто соглашение о замене члена организации застройщиков (дольщика по договору создания объекта долевого строительства) и переводе долга по займу на нового заемщика (п. 11 Положения № 428).

В случае увольнения работника по собственной инициативе договором займа может быть предусмотрен досрочный возврат займа. Кроме того, организация должна предусмотреть дополнительные меры по обеспечению возврата займа, заключив договор поручительства или залога имущества (ч. 2 п. 7 Положения № 428).

В соответствии с п. 12 Положения № 428 при установлении факта нецелевого использования заемщиком средств по займу организация принимает меры по досрочному его возврату. На сумму средств, использованных не по целевому назначению, начисляются проценты в размере 3-кратной ставки рефинансирования Нацбанка, если иное не предусмотрено договором займа или законодательством.

При этом наниматель не имеет права производить удержание задолженности по договору займа из зарплаты работника по своему распоряжению, если это не предусмотрено договором займа.

НДС

Не признаются объектами налогообложения НДС операции по предоставлению возмездных денежных займов, за исключением:

– микрозаймов, предоставляемых ломбардами физическим лицам под залог движимого имущества, предназначенного для личного, семейного или домашнего использования;

– коммерческих займов (подп. 2.27 п. 2 ст. 93 Налогового кодекса, далее – НК).

Следовательно, передача денежных средств по договору займа работнику организации не признается объектом исчисления НДС.

Налог на прибыль

Согласно подп. 3.5 п. 3 ст. 128 НК доходы в виде процентов за предоставление в пользование денежных средств организации включаются в состав внереализационных доходов при налогообложении налогом на прибыль на дату признания доходов в бухгалтерском учете (ежемесячно).

Поэтому, если заем не является беспроцентным, то суммы полученных процентов по предоставленному займу организация должна включить в налоговую базу налога на прибыль.

К затратам по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемым при налогообложении, относятся экономически обоснованные затраты, представляющие собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете (п. 1 ст. 130 НК).

К внереализационным расходам, учитываемым при налогообложении, относятся расходы, потери, убытки, произведенные плательщиком для осуществления своей деятельности и непосредственно не связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав (п. 1 ст. 129 НК).

Исходя из этого, в случае если по каким-либо причинам сумма займа, выданная работнику, не была возвращена заимодавцу, организация (заимодавец) не вправе включить эти суммы ни в затраты, ни во внереализационные расходы, учитываемые при налогообложении, т.к. эти суммы не связаны с осуществляемой организацией деятельностью.

Налог при УСН

Если организация (заимодавец) применяет УСН, то доходы в виде процентов за предоставление в пользование денежных средств работнику (выдачу займа) включаются в состав внереализационных доходов, которые учитываются при налогообложении налогом при УСН (подп. 3.5 п. 3 ст. 128 НК, п. 2 ст. 288 НК).

Если организация ведет бухгалтерский учет, то внереализационные доходы в виде процентов по займу учитываются при налогообложении ежемесячно по мере их начисления.

Организации, определяющие выручку от реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав по принципу оплаты, внереализационные доходы отражают на дату их получения.

Подоходный налог

Доходы, полученные физическими лицами – резидентами РБ от источников в РБ и (или) от источников за пределами РБ, для физических лиц, не признаваемых налоговыми резидентами РБ, от источников в РБ, признаются объектами налогообложения подоходным налогом (п. 1 ст. 153 НК).

Согласно ч. 3 п. 10 ст. 175 НК при выдаче займа работнику организации подоходный налог исчисляется и уплачивается в бюджет за счет средств организации (налогового агента) не позднее дня, следующего за днем выдачи займа.

По мере погашения работником займа уплаченная сумма налога в размере, пропорциональном погашенной задолженности по договору займа, подлежит возврату уплатившему налог налоговому агенту.

Возврат осуществляется организацией (налоговым агентом) самостоятельно за счет общей суммы налога, удержанного с доходов физических лиц, путем уменьшения перечисляемой в бюджет суммы налога на сумму, причитающуюся к возврату.

В случае невозврата (неполного возврата) физическим лицом займа в установленный срок возврат суммы налога, уплаченного за счет средств налогового агента, осуществляется налоговым агентом посредством удержания суммы налога у плательщика в порядке, установленном ст. 175 НК.

При невозможности удержания налоговым агентом подоходного налога с работника по причине прекращения выплат ему доходов (в т.ч. вследствие прекращения трудового договора (контракта), расторжения гражданско-правового договора либо по иной причине) организация должна в 30-дневный срок со дня выявления указанных фактов направить в налоговый орган по месту жительства работника письменное сообщение о сумме задолженности по подоходному налогу.

Уплата задолженности физическим лицом осуществляется на основании извещения налогового органа. Возврат суммы уплаченного подоходного налога организация осуществляет самостоятельно на основании письменного сообщения налогового органа об уплате задолженности физическим лицом (бывшим работником).

Учитывая положения ст. 385 ГК с работником может быть подписано соглашение о прощении долга по договору займа. В таком случае сумма невозвращенного займа является доходом работника, подлежащим налогообложению подоходным налогом в общем порядке. При этом датой фактического получения указанного дохода является день, следующий за днем, установленным для возврата займа (подп. 1.4 п. 1 ст. 172 НК).

Если заем выдан работнику:

– на строительство, в т.ч. путем приобретения жилищных облигаций, или приобретение одноквартирных жилых домов или квартир лицам, состоящим на учете нуждающихся в улучшении жилищных условий в местных исполнительных и распорядительных органах, иных госорганах и других госорганизациях, организациях негосударственной формы собственности, в случае, если они были признаны нуждающимися в улучшении жилищных условий по основаниям, установленным законодательными актами;

– на оплату стоимости обучения в учреждениях образования РБ при получении первого высшего, первого среднего специального, первого профессионально-технического образования,

то подоходный налог налоговым агентом с сумм займа не исчисляется (ч. 4 п. 10 ст. 175 НК).

Пример 4. Работнику организации – студенту заочной формы обучения, получающему второе высшее образование, организацией предоставлен заем на оплату стоимости обучения в учреждении образования РБ в сумме 5000,00 BYN.

Должна ли организация уплатить подоходный налог при выдаче займа?

В соответствии с подп. 1.1 п. 1 ст. 165 НК плательщик подоходного налога имеет право на социальный налоговый вычет в сумме, уплаченной в течение налогового периода за свое обучение в учреждениях образования Республики Беларусь при получении первого высшего, первого среднего специального или первого профессионально-технического образования, а также на погашение кредитов банков Республики Беларусь, займов, полученных от белорусских организаций и (или) белорусских ИП (включая проценты по ним, за исключением процентов, уплаченных за несвоевременный возврат (погашение) кредитов, займов и (или) за несвоевременную уплату процентов по кредитам, займам), фактически израсходованных им на получение первого высшего, первого среднего специального или первого профессионально-технического образования.

В приведенном случае работник получает второе высшее образование, поэтому социальный вычет в размере стоимости обучения ему не предоставляется. Следовательно, налоговый агент с суммы займа должен начислить и уплатить в бюджет подоходный налог.

Бухучет

Согласно п. 57 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50), расчеты с работниками по предоставленным им займам учитываются на субсч. 73-1 «Расчеты по предоставленным займам», по дебету которого отражаются суммы предоставленных займов, а по кредиту – поступившие от работников-заемщиков платежи в погашение задолженности по выданному займу.

Счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» предназначен для обобщения информации о расчетах с разными дебиторами и кредиторами, в т.ч. по суммам, удержанным из зарплаты работников в пользу других лиц, о других расчетах.

При этом возможно введение дополнительного субсчета, например субсч. 76-8 «Расчеты по подоходному налогу с сумм займа, выданного работнику».

Отражение в бухучете выдачи займа работнику организации:

Д-т субсч. 73-1 – К-т сч. 51 «Расчетные счета» – посредством перечисления денежных средств на банковскую карточку;

Д-т субсч.73-1 – К-т сч. 50 «Касса» – при выдаче денег из кассы организации.

В случае если при выдаче займов согласно ст. 175 НК организации необходимо начислить и уплатить подоходный налог, в бухучете производятся следующие записи:

Д-т субсч. 76-8 – К-т субсч. 68-4 «Расчеты по подоходному налогу» – исчислен подоходный налог с суммы выданного займа;

Д-т субсч. 68-4 – К-т сч. 51– подоходный налог перечислен в бюджет.

При возврате суммы (части) займа работником организации в бухучете сторнировочной записью отражается уменьшение исчисленного налога (возврат):

Д-т субсч. 76-8 – К-т субсч. 68-4 – «сторно» на сумму подоходного налога, исчисленного с суммы возврата займа.

Согласно п. 3 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утв. постановлением Минфина от 30.09.2011 № 102 (далее – Инструкция № 102), не признаются доходами организации поступления денежных средств, ранее переданных третьим лицам на условиях возвратности, в т.ч. получаемых в качестве погашения ранее предоставленных займов.

К доходам организации будут относиться проценты, причитающиеся к получению по договору займа. Проценты по займу, причитающиеся к получению, признаются в бухучете организации доходами ежемесячно и отражаются записью (п. 25 Инструкции № 102, п. 71 Инструкции № 50):

Д-т сч. 73-1 – К-т субсч. 91-1 «Прочие доходы».

Возврат суммы займа и уплата процентов по займу отражаются:

Д-т сч. 51 – К-т субсч. 73-1 – посредством перечисления денежных средств на расчетный счет организации;

Д-т сч. 50 – К-т субсч. 73-1 – при возврате в кассу организации.